Anlegen von Wochenprogrammen
Anlegen von Wochenprogrammen
Mit der Aktion „Wochenprogramme“ werden Wochenprogramme erstellt.
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In der Spalte Mandant können Sie sehen, welchem Mandanten
dieses Wochenprogramm zugewiesen ist. Wenn die Spalte leer ist, dann handelt es
sich hier um ein Standard Wochenprogramm von der Personalwolke, welches allen
zur Verfügung steht aber nicht bearbeitet werden kann.
Jedes Wochenprogramm bekommt vom System eine ID zugewiesen.
Diese können Sie nicht ändern.
Mit Wochenprogramm(e) sehen Sie, wie viele Wochenzyklen dieses Wochenprogramm
enthält. Wenn dort zum Beispiel eine 2 steht, dann bedeutet das, dass dieses
Wochenprogramm 2 Wochenzyklen hat. Die Wochenstunden des jeweiligen
Wochenprogrammes sehen Sie in der Spalte mit diesen
Wochenstunden. Wenn ein Wochenprogramm mehrere Wochenzyklen hat, dann
sehen Sie die jeweiligen Wochenstunden der Woche mit einem Beistrich getrennt.
Basiswissen: Ein Wochenprogramm besteht aus mehreren Tagesprogrammen. Es muss für jeden Tag in der Woche, sprich Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag und Sonntag ein Tagesprogramm angegeben sein. Hinzu kommen noch die Tage für Weihnachten, Silvester und Feiertag Montag bis Feiertag Sonntag.
Neues Wochenprogramme erstellen
Wenn Sie auf den Knopf „Neues Wochenprogramm“ klicken, öffnen Sie den Editor mit dem Sie ein neues Wochenprogramm erstellen können.
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- Wählen Sie eine Vorlage aus. Hier werden die Tagesprogramme der Vorlage auch bei diesem Wochenprogramm hinterlegt. Tauschen Sie diese dann nach belieben aus. Dadurch dass die Feiertage in der Vorlage auch schon hinterlegt sind, sparen Sie sich hier Zeit.
- Geben Sie einen Kurz- und Langnamen für das Wochenprogramm an.
- Die Stunden pro Woche werden vom System automatisch errechnet anhand der Tagesprogramme die im Wochenprogramm hinterlegt werden.
Wählen Sie zuerst eine Tagessollzeit aus. Das System zeigt Ihnen anschließend bei der Spalte Tagesprogramm alle Tagesprogramme, welche diese Sollzeit anbieten.
Jetzt müssen Sie alle anderen Tage in dem Wochenprogramm befüllen. Hier ein Beispiel wie man ein 38:30 Wochenprogramm anlegt:
SCREENSHOT
In dem Beispiel sehen Sie, dass die Arbeitszeit von Montag bis Donnerstag 08:00 und am Freitag 06:30 beträgt. Am Samstag und Sonntag beträgt die Arbeitszeit 00:00.
Sie können auch die Feiertage des Wochenprogrammes hinterlegen. Wenn Sie eine Vorlage ausgewählt haben und in dieser die Feiertage bereits hinterlegt sind, dann werden diese übernommen.
SCREENSHOT
Nachdem Sie das Wochenprogramm gespeichert haben, werden Sie automatisch in den Bearbeiten-Modus versetzt, sodass Sie dem Wochenprogramm noch den Feinschliff verpassen können.
Wochenprogramm bearbeiten
Sie können bestehende Wochenprogramme bearbeiten. Auch wenn Sie ein neues Wochenprogramm anlegen, werden Sie direkt in den Bearbeiten-Modus des Wochenprogrammes versetzt.
Tab Tagesprogramme für Werktag, Samstag und Sonntag
Im ersten Tab können Sie parametrieren, welche Tagesprogramme von Montag bis Sonntag verwendet werden sollen.
Mit dem Symbol SCREENSHOT können Sie einen weiteren Wochenzyklus hinzufügen. Sie können bis zu 4 Zyklen in einem Wochenprogramm hinterlegen.
Anmerkung: Wochenzyklen können Sie zB. bei Fixzeitmodellen für Teilzeitmitarbeiter einsetzen.
Tab Feiertage
In dem Tab Feiertage müssen Sie die Tagesprogramme für Feiertage hinterlegen.
SCREENSHOT
Hier haben Sie folgende Tage zur Auswahl:
- Feiertag Montag bis Feiertag Sonntag
Hier legen Sie fest, welches Tagesprogramm verwendet werden soll, wenn ein Feiertag an einem Montag, Dienstag usw. liegt. Wenn Sie keine Feiertage im Wochenprogramm hinterlegen, nimmt das Programm den Wochentag an einem Feiertag, welcher im Tab „Tagesprogramme für Werktag, Samstag und Sonntag“ hinterlegt ist.
Beispiel
Es ist ein Feiertag an einem Montag und in dem Wochenprogramm ist kein
Feiertag Montag hinter-legt. Das System verwendet in dem Fall das normale
Tagesprogramm für Montag an dem Feiertag. Wenn das Tagesprogramm eine Sollzeit
von 08:00 hat, dann hätte jetzt der Mitarbeiter in dem Fall eine Tagessollzeit
von 08:00 an dem Feiertag. Darum sollte für jeden Feiertag auch ein
entspre-chendes Tagesprogramm hinterlegt sein.
- Weihnachten
Hier stellen Sie das Tagesprogramm für Weihnachten ein.
- Silvester
Hier stellen Sie das Tagesprogramm für Silvester ein.
Speichern eines Wochenprogrammes
Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen bezüglich des Wochenprogrammes zur
Verfügung:
SCREENSHOT
Wenn Sie ein Wochenprogramm ändern und speichern, dann haben Sie zwei Optionen,
wenn das Wochen-programm bereits Mitarbeitern zugewiesen ist:
- Kopieren: Kopiert das Wochenprogramm 1:1 und legt ein neues
an. Der Grund warum man Kopieren sollte ist, dass es eine klare
Abgrenzung zum alten Wochenprogramm gibt, damit die Historisierung
richtig ist.
- Speichern und erneutes Ausführen der täglichen Abrechnung:
Speichert die Änderungen und rechnet alle Mitarbeiter, welche dieses
Wochenprogramm besitzen zurück bis zu dem Tag an dem dieses Wochenprogramm das
erste Mal gelaufen ist. ACHTUNG: Da hier zurückgerechnet wird
können sich die Werte in der Vergangenheit ändern! Wenn man das
nicht möchte, muss man die Auswahl Kopieren verwenden um eine
Kopie des Wochenprogrammes anzulegen. Dieses kann man dann verändern und den
Mitarbeitern zuweisen.
Falls das Wochenprogramm noch keinem Mitarbeiter zugewiesen ist, dann wird
das Wochenprogramm einfach gespeichert.
Mit Speichern & Archivieren können Sie übrigens nicht mehr
benötigte Wochenprogramme aus der Liste der Wochenprogramme entfernen.
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