Personen - Übersicht

Allgemeines

Unter dem Menüpunkt Personen findet sich eine Übersicht aller angelegten Personen (Mitarbeiter) für Ihren Mandanten (Firma).

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Folgende Spalten sind in der Liste enthalten

• Nachname - der Nachname der Person
• Vorname - der Vorname der Person
• Name - Kombination aus Nach- und Vorname
• Mandant - die Firma der die Person zugeordnet ist
• Gruppe - die Gruppe (Abteilung, Organisationseinheit) der die Person zugeordnet ist (bspw. Support, Personal, Geschäftsführung, Qualitätssicherung etc.)
• Benutzername - der Benutzername (inkl. fix vergebenem Präfix pb) für das Login in das Webdesk Portal
• Personalnummer - die frei gewählte Personalnummer inkl. dem festgelegten firmenspezifischen Präfix (in diesem Fall: 0001)
• TA-ID - eine automatisch vom System vergebene ID zur Zeiterfassung (nicht veränderbar)
• Aktiver Benutzer
• Ja --> die Person kann sich in das Webdesk Portal einloggen
• Nein --> die Person kann sich NICHT in das Webdesk Portal einloggen, ist aber noch auswertbar

Personenstammblatt

Durch einen Klick in eine Zeile bzw. auf das Editieren-Symbol gelangt man zum Personenstammblatt wo den Mitarbeiter betreffende Daten geändert / der Mitarbeiter gelöscht werden kann. Eine Erklärung der einzelnen Felder und Tabs (Reiter) ist unter "Person neu anlegen" zu finden.

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Passwort ändern

Wenn das Passwort über die Personalwolke verwaltet wird kann das Passwort per über den Button "Passwort zurücksetzen" auf den Benutzernamen zurückgesetzt werden (hier muss Groß- und Kleinschreibung beachtet werden). Bei seinem nächsten Login wird der User aufgefordert sein Passwort zu ändern.

Sortierungs- / Suchoptionen

Diese Liste kann mit Hilfe der Dreiecke auf- bzw. absteigend und nach verschiedensten Kriterien frei sortiert werden (Nachname, Vorname, Gruppe, Benutzername, Personalnummer, TA-ID, Aktiv, Gültig von).

Zusätzlich bieten die weißen Textfelder am Beginn der Liste eine Möglichkeit die angezeigten Datensätze nach verschiedenen Kriterien einzuschränken z.B.: Nachname "ren" zeigt nur Personen deren Nachnamen "ren" beinhalten (ren in das Textfeld eingeben und Suche mit Enter / Eingabe Taste / Lupe-Symbol anklicken starten). Um wieder alle Datensätze sichtbar zu machen einfach den Suchbegriff aus dem entsprechenden Feld löschen und erneut Enter / Eingabe Taste drücken bzw. Lupe-Symbol anklicken.

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Praktische Funktionen

Durch Klicken eines der 3 Symbole (Druck, PDF, Excel) im rechten oberen Bereich öffnet sich folgendes Dialog Feld um die Daten, die in dem gewählten Medium (Druck, PDF, Excel) angezeigt werden sollen, näher zu spezifizieren:

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Ausgabebereich

• Alle Datensätze
  Alle Mitarbeiter des Unternehmens werden im gewählten Ausgabemedium angezeigt.
• Aktueller Ausschnitt
  Nur die aktuell angezeigten Mitarbeiter des Unternehmens werden im gewählten Ausgabemedium angezeigt

In neuem Fenster öffnen

• neues Fenster
  Die Anzeige der gewählten Datensätze erfolgt in einem neuen Fenster
• aktuelles Fenster
  Die Anzeige der gewählten Datensätze erfolgt im aktuellen Fenster

Diese Funktion ist auch praktisch, wenn man eine Liste der Mitarbeiter, eventuell nach diversen Kriterien gefiltert, exportieren möchte. Hierfür bietet sich das Excel Format an.