Organizational management

General Information

Organizational management is used to map all the key organizational elements of a company in the context of the employee portal.
Subsequently, functions of the employee portal are assigned to these organizational elements. These functions are in turn used as the basis for querying employee-related data. This data can usually be evaluated grouped by department, team or cost center.

The following organizational elements can be defined in Webdesk EWP:

Client	Organisation structure

Group

Person

Role

Organizational elements

To be able to work with Webdesk EWP, at least one client and one organizational structure are required.

Mandanten

The essence of the client is to achieve a relatively strict separation from the functions, information and processes of OTHER clients. The client is the highest-level organizational element and usually refers to the company itself. Further details can be found on the following pages, in particular in the client administration.

Organizational structure

The organizational structures of a client allow the groups to be categorized differently. For each client, it is mandatory to define at least one hierarchical (organizational) structure for the client. Organizational structures can be of the following types: 

• Hierarchical organizational structure (mandatory!)
• Cost centers
• Project groups
• Loose groups
• Locations
• Accounting areas

Since a person must be assigned to a hierarchical organizational unit (group) and this in turn must belong to a hierarchical organizational structure, at least one client and a hierarchical organizational structure have to exist.

Groups

The groups of a company allow employees to be grouped into different units. These groups are used to map organizational and cost accounting aspects, e.g:

• Organizational units within the hierarchical organizational structure (departments Sales, Management, HR, Controlling, etc...)
• Cost centers
• Project groups
• Usage as a loose group (e.g. all company car users)Organisationseinheiten innerhalb der hierarchischen Aufbauorganisation (Abteilungen Sales, Management, HR, Controlling, etc...)

A person's membership of a group is always stored historically. This means that a person can join or "leave" such a group on a specific date. This group membership can also be taken into account historically in reports. Groups can also receive action permissions and become role holders.

Gruppen, die zu einer hierarchischen Aufbauorganisation gehören, haben folgende zusätzliche Eigenschaften:

• Die Gruppe hat eine übergeordnete Gruppe (Organisationseinheit ist einer anderen Organisationseinheit "unterstellt").
• Die Gruppe kann mehrere untergeordnete Gruppen haben (Organisationseinheit hat unterstellte Organisationseinheiten).
• Ein Mitarbeiter kann zu einem Zeitpunkt NUR EINER Organisationseinheit zugeordnet sein.

Gruppen, welche eine Kostenstellenstruktur abbilden, haben üblicherweise keine Beziehungen zueinander (d.h. keine Vater-Kind-Beziehungen wie bei hierarchischen Organisationseinheiten). Es kann hierbei eingestellt werden, ob ein Mitarbeiter zu einem Zeitpunkt nur einer Kostenstelle angehören kann.

Personen

Die Person stellt das eigentliche zentrale organisatorische Element in der Stammdatenverwaltung des Moduls "Portal & Organisation", sprich, den einzelnen "Mitarbeiter", dar. Benutzer von Webdesk EWP sind immer Personen und oft werden auch Informationen über Personen mit den Funktionen des Webdesk ausgewertet. Offen bleibt dabei, ob die Person tatsächlich auch Mitarbeiter des Unternehmens ist oder nur ein externer User, der das Mitarbeiterportal nutzt.

Rolle

Rollen in Webdesk EWP stellen systemrelevante Funktionen dar, welche einem Mitarbeiter oder auch einer Gruppe zugeordnet werden können. Im Unterschied zu einer losen Gruppe kann hierbei auch immer ein Kompetenzbereich zusätzlich angegeben werden, welcher definiert, welche Gruppen/Personen/Mandanten mit der Rollenfunktion angesteuert/angezeigt/bearbeitet werden können. 

Der klassische Anwendungsfall hierfür stellt die "Vorgesetzten-Mitarbeiter-Beziehung" in der organisatorischen Aufbauorganisation eines Unternehmens dar. (z.B. Vorgesetzer mit der Rolle "Manager" hat die Berechtigung,Zeitaufzeichnungen seiner Mitarbeiter einzusehen).

Darüber hinaus können aber auch Zugehörigkeiten, z.B. von Sachbearbeitern definiert werden, welche für bestimmte Teile des Unternehmens zuständig sind (z.B. HR Sachbearbeiter, welche für einen bestimmten Teilbereich des Unternehmens Fragen zur Gehaltsabrechnung beantworten).

Organigramm

Das Organigramm bzw. die hierarchische Aufbauorganisation stellt ein wesentliches Strukturierungselement im Webdesk Mitarbeiterportal dar. Das Organigramm visualisiert die definierte hierarchische Aufbauorganisation. Die Vergabe von Rechten und Kompetenzen orientiert sich in vielen Bereichen an diesem Organigramm.