Vergleichsreport

• einfache und schnelle Erfassung
• Sammelgenehmigung für mehrere Abrechnungen
• keine Beantragung der Reise notwendig

Erstellung der Reisemappe

Nach dem Speichern wird die Reisemappe erstellt - man gelangt sofort in die Übersicht.

Ist dies vom Administrator freigeschaltet, kann man in den Benutzereinstellungen im Bereich "Reisen" die Option "Erzeuge mir monatlich automatisch eine Reisemappe" aktivieren. Die Reisemappe muss dann nicht mehr selbst angelegt werden.

Mit "Speichern & Schließen" wird die Teilabrechnung zur Reisemappe hinzugefügt. Die Teilabrechnung muss innerhalb des Zeitraumes der Reisemappe liegen und darf sich nicht mit einer anderen Abrechnung derselben Reisemappe überschneiden. Umgekehrt kann der Zeitraum der Reisemappe nicht so verkürzt werden, dass bereits erfasste Reisen außerhalb liegen.

Möchte man die Reisemappe zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten, so ist sie in den "Offenen Aufgaben" zu finden, von wo sie jederzeit ergänzt werden kann (durch Anklicken der Schaltfläche "Bearbeiten").

Ist die Reisemappe komplett, so klickt man auf "Speichern & Weiterleiten". Die Reisemappe wandert dann entsprechend dem definierten Workflow zum Vorgesetzten oder in die Personalabteilung zur Genehmigung.

Zu beachten! Findet eine Reiseabrechnung in der Reisemappe keine Zustimmung, so muss die ganze Reisemappe vom Vorgesetzten abgelehnt werden. In diesem Fall geht die gesamte Mappe an den Mitarbeiter zurück, wo entsprechende Korrekturen vorgenommen werden müssen bzw. die gesamte Mappe storniert werden kann.

The travel folder corresponds to a collective expense report for business trips over a self-definable period.
This allows several trips to be entered or approved collectively, which brings the following advantages:

• simple and fast recording
• collective approval for several expense reports
• no need to request the trip

Creating the Travel Folder

• Period start - end
  Entry of the period for the collected trips
• Description
  optional entry of a description

After saving, the travel folder is created - you go straight to the overview.

If enabled by the administrator, you can activate the option "Automatically create a travel folder for me every month" in the user settings in the "Travel" area. The travel folder then no longer has to be created yourself.

The business trip expense report can be done immediately. To do so, click the "Add expense report" button.
The settlement is done in the same way as in the travel expense report, by entering the travel data, any mileage allowances, receipts, etc.

With "Save & Close", the partial expense report is added to the travel folder. The partial expense report must lie within the period of the travel folder and must not overlap with another expense report of the same travel folder. Conversely, the period of the travel folder cannot be shortened so that trips already recorded lie outside it.

If you want to edit the travel folder at a later point in time, you will find it in the "Open Tasks", from where it can be supplemented at any time (by clicking the "Edit" button).

When the travel folder is complete, click "Save & Forward". The travel folder then moves according to the defined workflow to the supervisor or to the HR department for approval.

Please note! If a travel expense report in the travel folder is not approved, the entire travel folder must be rejected by the supervisor. In this case, the entire folder goes back to the employee, where the corresponding corrections must be made or the entire folder can be canceled.