Vergleichsreport

Zweck

Der Job openActivitiesReminder informiert Personen per E-Mail über offene Workflow-Aktivitäten aus dem Vormonat. Im mitgelieferten Descriptor ist er derzeit nicht aktiv, aber konfigurierbar.

Ablauf

1. Aus den konfigurierten Rollen werden die Rollenträger ermittelt. Ist kein Mandant ausgewählt, werden nur öffentliche Rollen berücksichtigt; bei ausgewählten Mandanten werden öffentliche und passende mandantenspezifische Rollen berücksichtigt.
2. Für jede ermittelte Person wird eine Workflow-Abfrage für offene, laufende To-dos im Vormonat ausgeführt.
3. Der Zeitraum wird entweder anhand des Erstellungsdatums oder des Wirkungsdatums der Prozessinstanz ausgewertet. Standardmäßig wird das Wirkungsdatum verwendet.
4. Pro Person wird höchstens eine E-Mail versendet, auch wenn mehrere offene Aktivitäten gefunden werden.

Konfiguration

• Mandanten: Optionale Auswahl der Mandanten.
• Zu erinnernde Personen: Auswahl der Rollen, deren Rollenträger geprüft werden.
• Art des zu suchenden Antrags-Datums: Erstellungsdatum oder Wirkungsdatum.
• Mail Betreff: Betreff der E-Mail.
• Mail Text: HTML-Inhalt der E-Mail. Der Job ersetzt keine Platzhalter im Text.

Fehler und fehlende Daten

Personen ohne gültige E-Mail-Adresse werden protokolliert und übersprungen. Fehler beim Versand einer E-Mail werden protokolliert; die Verarbeitung der übrigen Personen wird fortgesetzt.

Purpose

The job openActivitiesReminder informs persons by email about open workflow activities from the previous month. In the supplied descriptor it is currently not active but is configurable.

Process

1. The role holders are determined from the configured roles. If no client is selected, only public roles are taken into account; for selected clients, public roles and matching client-specific roles are taken into account.
2. For each person determined, a workflow query for open, running to-dos in the previous month is executed.
3. The period is evaluated either based on the creation date or the effective date of the process instance. By default, the effective date is used.
4. At most one email is sent per person, even if several open activities are found.

Configuration

• Clients: Optional selection of clients.
• Persons to be reminded: Selection of the roles whose role holders are checked.
• Type of request date to search for: Creation date or effective date.
• Mail subject: Subject of the email.
• Mail text: HTML content of the email. The job does not replace any placeholders in the text.

Errors and missing data

Persons without a valid email address are logged and skipped. Errors when sending an email are logged; processing of the remaining persons continues.

The general job parameters such as trigger and mail notification apply as defined in central job management.