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Das Fahrtenbuch dient als Sammelabrechnung von betrieblich gefahrenen Kilometern. Es stellt eine Zusammenfassung von Dienstreisen ohne Diäten dar.
Das Kilometergeld ist eine steuerfreie Pauschalabgeltung für Fahrzeugkosten, die bei Fahrten mit einem privaten Fahrzeug im Rahmen einer Dienstreise (Dienstfahrt) anfallen. Bei der Benutzung eines privaten Fahrzeuges kann für eine Dienstfahrt höchstens das amtliche Kilometergeld in Höhe von € 0,42 pro betrieblich gefahrenen Kilometer, maximal jedoch € 12.600,- pro Jahr steuerfrei verrechnet werden. Ist der steuerliche Satz höher als der vom Unternehmen ausbezahlte Teil, so ist der Gesamtbetrag steuerfrei.Es empfiehlt sich, die Kilometergeld-Abrechnung nach jeder Dienstfahrt einzugeben und als Entwurf zu speichern. Am Ende des Monats werden dann alle Dienstfahrten zusammengefasst und als Sammelabrechnung in einem Antrag als Prozess gestartet.
Voraussetzung für das Fahrtenbuch ist die Zuordnung eines Fahrzeuges zum Mitarbeiter. Dies erfolgt durch den Administrator in der Fahrzeugverwaltung und dient der Verknüpfung vom Mitarbeiter mit seinem Fahrzeug. Einem Mitarbeiter können auch mehrere Fahrzeuge zugeordnet werden.
Unter Punkt 2 Kilometergelder müssen die Routen für das Kilometergeld erfasst werden.
Nach jeder getätigten Reise werden die Kilometergelder eingegeben. Es empfiehlt sich, die im Laufe des Monats angefallenen Kilometergeld-Einträge einzugeben und als Entwurf zu speichern und den Prozess erst am Ende des Monats zu starten. Den Entwurf des Antrages findet man dann im Menüpunkt "Offene Aufgaben". Auf diese Weise wird eine Art Monats-Sammelabrechnung erstellt, in der alle Dienstfahrten erfasst sind.Die zu verrechnenden Kilometer ergeben sich automatisch durch die Eingabe des Kilometerstandes am Beginn und am Ende der Fahrt.
Optional können mitbeförderte Personen (je nach Konfiguration auch mit Angabe des Namens) erfasst werden (im Ausmaß der tatsächlichen Kilometer - Anzahl km/Mitfahrer).
Unter dem Punkt "Berechnete Kosten" wird eine vorläufige Kostenzusammenstellung angezeigt. Diese kann jedoch vom Vorgesetzten bzw. vom Personalbüro manuell überarbeitet werden.
Die Übersicht über alle Einträge, welche im Fahrtenbuch zusammengefasst sind, kann über den Menüpunkt "Meine Dienstreisen" oder über "Auswertung Fahrtenbuch" aufgerufen werden. Die Abfrage kann nach einem gewünschten Zeitraum gestartet werden (Datum von – bis); in der Auswertung des Fahrtenbuches kann zusätzlich nach Fahrzeug und Reisestatus gefiltert werden.
Durch Anklicken der einzelnen Zeilen kann der entsprechende Antrag im Detail eingesehen werden The logbook serves as a collective expense report for kilometers driven for business purposes. It is a summary of business trips without per diems.
The mileage allowance is a tax-free flat-rate compensation for vehicle costs incurred when driving a private vehicle in the course of a business trip (business drive).
When using a private vehicle for a business drive, at most the official mileage allowance of €0.42 per kilometer driven for business purposes, but at most €12,600 per year, can be billed tax-free.
If the tax rate is higher than the portion paid out by the company, the total amount is tax-free.
It is advisable to enter the mileage allowance statement after each business drive and save it as a draft. At the end of the month, all business drives are then combined and started as a collective expense report in one request as a process.
Prerequisite for the logbook is the assignment of a vehicle to the employee. This is done by the administrator in the vehicle management and serves to link the employee with his or her vehicle. Several vehicles can also be assigned to one employee.
Under item 2 Mileage allowances, the routes for the mileage allowance must be recorded.
The mileage allowances are entered after each trip made. It is advisable to enter the mileage allowance entries incurred over the course of the month and save them as a draft and to start the process only at the end of the month. The draft of the request can then be found in the menu item "Open Tasks".
In this way, a kind of monthly collective expense report is created in which all business drives are recorded.
The kilometers to be billed result automatically from entering the odometer reading at the start and at the end of the drive.
Optionally, passengers carried (depending on the configuration also with their names) can be recorded (to the extent of the actual kilometers - number of km/passenger).
The mileage allowance covers all costs in connection with the business use of the vehicle (parking fees, tolls, toll stickers, etc.).
According to company agreements, the employee nevertheless has the option to record any expenses, such as parking receipts, tolls, etc., under the item "Receipts". The employer has the option to tax these receipts in full. The original receipts must be handed over to the supervisor or the HR office.
Under the item "Calculated costs", a preliminary cost summary is displayed. However, it can be revised manually by the supervisor or by the HR office.
The overview of all entries that are combined in the logbook can be opened via the menu item "My Business Trips" or via "Logbook report". The query can be started for a desired period (date from - to); in the logbook report, filtering by vehicle and travel status is additionally possible.
By clicking the individual rows, the corresponding request can be viewed in detail.
| Mime Type | text/xml |  | text/xml |
| Datei-name | | ||
| Größe (in Bytes) | 4060 |  | 3795 |
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Version 1 von Gabriel Gruber
am 17.10.26 18:11:05 Name: Fahrtenbuch Variante: main - en Status: Veröffentlichung |  |
Version 2 von Gabriel Gruber
am 17.10.26 18:12:04 Name: Logbook Variante: main - en Status: Veröffentlichung |
