Vergleichsreport

Ist die Dienstreise abgeschlossen, so hat der Benutzer die Möglichekit, die Reiseabrechnung mit den tatsächlich angefallenen Kosten zu befüllen.

Weiters besteht auch die Möglichkeiten, bei  Mitarbeitern, welche keine Genehmigung für einen Reiseantrag benötigen, eine direkt über den Menüpunkt eine Reisekostenabrechnung zu beantragen. 

Beispiel einer Reiseabrechnung ohne vorherige Reiseantrags-Genehmigung

Reisedaten

• DR-Nummer :
  Die Nummer der Dienstreise wird automatisch vom System vergeben
• Reisender:
  Der Name des Antragstellers wird automatisch vom System übernommen
• Von-Bis Datum:
  Eingabe des Zeitraumes der Dienstreise inkl. Uhrzeit
• Start Region:
  bei Denstreisen im Inland wird automatisch das Heimatland vorgegeben; ebenso bei Auslandsdienstreisen.
• Start-Ort:
  Ort, von welchem die Dienstreise begonnen wird
• Ziel-Region:
  nur relevant bei Auslands-Dienstreisen; hier kann das entsprechende Land selektiert werden. Bei Dienstreisen im Inland wird automatisch das Heimatland vorgegeben.
• Zielort:
  Ort, zu dem die Dienstreise hingeht
• Zweck der Reise:
  Kurze Info über den Zweck der Reise
• Beschreibung:
  Mögliche Eingabe detaillierter Info über die Dienstreise (max. 250 Zeichen)
• Nächtigungsgelder:
  Bei mehrtägigen Dienstreisen kann hier die Anzahl der Nächtigungsgelder eingegeben werden.
• Anzahl von Firma bezahlter Mahlzeiten:
  Angabe der Mahlzeiten, welche von der Firma bezahlt wurden.

Auslandsetappen

Um eine korrekte Abrechnung der Auslandstaggelder durchführen zu können, müssen die einzelnen Reiseabschnitte in den Reiseregionen angegeben werden.
Die Intervalle pro Region müssen mit genauem Start- und Endzeitpunkt angegebn werden, da sonst die Zeiträume, welche hier nicht angegeben wurden, automatisch als Inlandsregion gelten. Die Sätze pro Auslandsregion entsprechen den gesetzlichen Sätzen.

Bei Auslands-Dienstreisen können mehrere Auslandsetappen eingegeben werden. Hierzu klickt man auf die Schaltfläche "Auslandsetappe hinzufügen" und befüllt die vorgegebenen Parameter:

• Region:
  Hier kann die entsprechende Region (Land) ausgewählt werden.
• von Datum / bis Datum:
  Angabe des Zeitraumes (Datum inkl. Uhrzeit), in welchem die Dienstreise stattfindet.
• Nächtigungsgelder:
  Angabe über die anzahl der Nächtigungsgelder
• Taggeldabzüge:
  ???

Kilometergelder

• Von Datum
  Datum der Dienstreise
• Route: die
  Die Route ergibt sich automatisch aus dem Start/Zielort
• Fahrzeug:
  Es besteht die Möglichkeit, bei häufigen Dienstreisen die Fahrzeuge der Mitarbeter anzulegenzu hinterlegen. Das entsprechende Fahrzeug kann könnte dann hier ausgewählt werden.
• Anzahl km:
  Angabe der Kilometer-Anzahl, welche zurückgelegt wurde
• Anzahl Mitfahrer:
  Angaben über die Anzhal der Mitfahrer, welche ebenfalls an der Dienstreise teilgenommen haben.
• Anzahl km/Mitfahrer:
  ???

Belege

Grundsätzlich gilt für alle Belege, dass eine Verrechnung ausschliesslich ausschließlich gegen die Vorlage des Originalzahlungsbeleges möglich ist. Dieser kann entweder über die Hauspost oder mittels E-Mail (mit dem gescannten Beleg im Anhang) an die Personalabteilung geschickt werden.

Besonderheiten:
Bahnkarten sind mittels Business Card vergünstigt zu erwerben (Abteilung KFL). Mitarbeiter ab Verwendungsgruppe V des KV haben bei Vorlage der entsprechenden Fahrkarte Anspruch auf Vergütung der Fahrtkosten der 1. Klasse. Durch die Bezahlung des Kilometergeldes sind sämtliche Nebenkosten (Maut, Parkgebühren, Garage) steuerlich abgedeckt. Eine gesonderte Verrechnung dieser Nebenkosten führt daher automatisch zu einer Versteuerung, ausser die Fahrt erfolgte mittels Dienstauto oder Firmenbus.Um einen entsprechenden Beleg hinzuzufügen klickt man auf die Schaltfläche "Beleg hinzufügen".

• Beleg:
  Hier kann der entsprechende Belegytyp selektiert werden. Beispielsweise: Hotel, Taxi, Fahrschein, Parkschein, Vignette, sonstiges.
• von datum:
• Betrag
• Von Datum
  Datum, an welchem der Beleg ausgestellt wurde
• Betrag
  Angaben über die Höhe des Betrages
• vom Unternehmen bezahlt:
• Bemerkung
• Zusatzinfos:
• 
  ???
• Bemerkung
  Eventuelle Bemerkung zum Beleg
• Zusatzinfos
  ???

Es können mehrere Belege hinzugefügt werden.

Berechnete Kosten

Die dargestellte Berechnung der auszubezahlenden Reisekosten beruht auf der Annahme, dass alle Angaben vom Antragsteller richtig gemacht wurden und sind vorbehaltlich der Genehmigung und Korrektur durch Vorgesetzte und Personalabteilung.
Falls eine Abrechnung aus bestimmten Gründen nicht möglich ist, so werden die Gründe hier näher erläutert.

Zeitkorrekturen

Manuelle Zeitkorrektur
Die Zeitkorrektur kann manuell eingegeben werden, indem man auf die Schaltfläche "Hinzufügen" klickt und die tatsächlichen Zeiten eingibt.
Bei mehrtägigen Dienstreisen müssen die Arbeitszeiten für jeden Tag der Reise hier angegeben werden. Zu beachten ist  hier die gesetzliche 10 Stunden Grenze!

Automatische Zeitkorrektur
Die Zeitkorrektur kann auch optional aus den Start- u. Endezeitpunkt der Dienstreise automatisch errechnet werden. Es werden die Zeiten aus den Reisedaten übernommen.
Auch hier ist die gesetzliche 10 Stunden Grenze zu beachten.