Assistent zur Anlage eines neuen Mandanten

Diese Aktion ist konfigurierbar und dient der Erleichterung beim Anlegen neuer Mandanten.

Vorbereitungen:

  • Bestehende Interflex Installation mit bestehenden Mitarbeiterdaten
  • SQL Server 2012 mit Management Studio installiert
  • www. workflow.at/downloads
  • anmelden mit Benutzernamen und Passwort
  • webdeskEWP
  • sortieren nach last modified und das aktuellste Paket anklicken
  • passende Installationsdatei durch anklicken herunterladen
  • Installation als Administrator durchführen, Tomcat, Tacon und Webdesk

Einloggen im Webdesk:

  • localhost:8080/webdesk im Browser öffnen
  • sadmin

Assistent starten:

  • auf der Startseite ist eine Schaltfläche "Starte Einrichtungsassistent" 
  • wähle ta_SetupInterflexWebdesk und bestätige mit "Starte Einrichtung"
  • Tab System Data
    • Branding:
      • Webdesk
      • Personalwolke
      • Interflex
    • Mailadresse des Lizenzbeauftragten: des Kunden um Benachrichtigungen zu bekommen sobald sich die lizenzierten Stammsätze dem Ende zu neigen
    • Mailserver Einstellungen
      • Hostname: smtp.kunde.de über den dann die Mails verschickt werden
      • Port: muss nur eingetragen werden, wenn vom Standard-Port abweichend
      • Username und Passwort: falls notwendig um sich am Mailserver anzumelden, müssen sie hier eingetragen werden
      • Emailabsendeadresse: mit dieser Adresse werden von Webdesk über diesen Mailserver Mails an Mitarbeiter versendet zB webdesk@kunde.de
    • Authentifizierung:
      • Primäre Authentifizierung:
        • SSO: Single sign on, Authentifizierung ist bereits über ein Vorsystem erfolgt über zB Internet information server oder ein Apache, Webdesk übernimmt diese Information 1:1
        • DB: Datenbank, der Webdesk speichert Username und Passwort verschlüsselt in einer Datenbank
        • LDAP: wir verwenden ein externes LDAP-System, dafür sind verschiedene Konfigurationseingaben notwendig
      • Backup Authentifizierung:
        • SSO, DB, LDAP
      • empfohlen sind für die primäre Authentifizierung SSO und für die Backup Authentifizierung DB zu wählen, d.h. sollte SSO fehlschlagen wird die Webdesk interne Datenbank zur Anmeldung herangezogen
    • weiter
  • Tab  Neuer Mandant
    • Name: hier wird der Name des neueren Mandanten eingetragen, die notwendigen abgeleiteten Namen generiert Webdesk selbst für Objekte die automatisch angelegt werden
    • Mit der Schaltfläche "Namen anpassen" können alle Namen manuell verändert werden
      • Name der Organigramm-Struktur: hirarchische Organisationsstruktur
      • Name der Orgstruktur für lose Gruppen: Organisationsstruktur für lose Gruppen
      • Kurzname der Top-Level OE: Organisationseinheit welche ganz an der Spitze des Unternehmens steht, Kurzname
      • Name der Top-Level OE: Organisationseinheit welche ganz an der Spitze des Unternehmens steht, Name
      • Kurzname der OE für Austritte: Organisationseinheit für Austritte, Kurzname
      • Name der Austritts-OE: Organisationseinheit für Austritte, Name
      • Kurzname der Gruppe für alle Mitarbeiter: Gruppenname für alle Mitarbeiter kurz
      • Name der Gruppe für alle Mitarbeiter:  Gruppenname für alle Mitarbeiter lang
      • Prefixe verwenden: angehakt besteht die Möglichkeit alle Mitarbeiternummern , Benutzernamen oder Gruppen mit Prefixen zu versehen
    • weiter
  • Tab Rollen
    • hier wird definiert welche Rollen im System angelegt werden sollen
    • standardmäßig gibt es:
      • User
      • Manager
      • HR_Admin
    • die Namen können noch individuell angepasst werden
    • weiter
  • Tab Menü
    • Menüvorlage: legt fest wie das Menü für die Mitarbeiter aussehen soll (zu finden sind diese Menübaumvorlagen auch unter Menü und Aktionen / Menüwartung / Menübaumvorlagen)
      • full-admin
      • client-admin
      • wf-actions
      • iflx-ta-admin-standard
      • iflx-ta-manager-standard
      • iflx-ta-user-standard: Standard Menüvorlage für Interflex Benutzer mit einem Standardset an Funktionen
      • ta-admin
      • ta-manager-standard
      • ta-user-standard
    • weiter
  • Tab Import Stamm
    • dieser Tab dient dazu aus der 6020 sowohl Mitarbeiter als auch Gruppen Stammsätze zu importieren damit gleich mit Daten gearbeitet werden kann
    • Importierte Abteilungen werden als Organisationseinheiten importiert, standardmäßig angehakt
    • Personen werden importiert, standardmäßig angehakt
    • Seperate Felder für Vor- u. Nachname: Hakerl entfernen, da wir in unserer 6020 nur 1 kombiniertes Namensfeld haben
    • Feld Email: wenn in der 60200 keine info dazu zu finden ist, bleibt das voreingestellte "stpinfo114"
    • Modus für Belegung Username: sameAsEmployeeId, setzt Benutzername und Mitarbeiternummer gleich
    • weiter
  • Tab Abschluss
    • Die Schaltfläche "Einrichtungsschritte durchführen" setzt alle vorgenommenen Einstellungen und Konfigurationen um
      • Im Hintergrund werden alle Daten aus der 6020 importiert
      • Anlage von Mandant, Gruppen, Organisationsstruktur
        • das kann einige Minuten in Anspruch nehmen und ist in der Log-Datei nachvollziehbar
      • wenn alle Arbeitsschritte erledigt sind zeigt Webdesk eine Zusammenfassung der durchgeführten Tätigkeiten

Weitere Konfigurationen:

  • Unter Stammdaten / Personen sind alle importierten Mitarbeiter enthalten
  • Mitarbeiter können nun mit Rollen versehen werden indem der betreffende Mitarbeiter geöffnet wird
    • Beispiel: Vorgesetzter für die Gruppe Büro
      • Entsprechenden Mitarbeiter öffnen
      • im Tab Rollen:
        • Schaltfläche "Neuer Rolleninhaber" klicken
        • aus der Liste "Vorgesetzter" wählen
        • Kompetenzziel: Gruppe und Büro wählen
        • "Speichern und Schließen" klicken
    • Beispiel: HR-Admin für den gesamten Mandanten
      • Entsprechenden Mitarbeiter öffnen
      • im Tab Rollen:
        • Schaltfläche "Neuer Rolleninhaber" klicken
        • aus der Liste "Personal / HR-Admin" wählen
        • Kompetenzziel: Alle
        • "Speichern und Schließen" klicken
  • mit der Umschaltfunktion kann auf einen Mitarbeiter geswitched werden um die Menüfunktionen zu prüfen
    • oben rechts auf den Pfeil neben dem Namen klicken
    • entsprechenden Mitarbeiter aus der Liste anklicken oder mit der Suche eingrenzen und dann anklicken
    • mit einem Klick auf den (günen) Namen besteht die Möglichkeit zum Originaluser zurückzukehren
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