Workflow-Verlauf

Ablauf eines Workflows

Der Prozess-Verlauf wird mit Hilfe der Workflow-Schritte gestaltet (siehe auch Workflow-Bestandteile). Hierbei wird bestimmt, welche Rolle (bzw. Rolleninhaber) welche Funktion übernehmen soll. In der Definition der Workflowschritte wird bestimmt, ob der Rolleninhaber den Verlauf bestimmenkann, durch die Aktionen Genehmigen/Ablehnen, oder ob er den Antrag lediglich zum Sichten bekommt.

Der Prozessverlauf kann sowohl parallel als auch sequentiell ablaufen.
Beim parallelen Verlauf gabelt sich die Abfolge in verscheidene Richtungen, d.h. es können beispielsweise 2 Rolleninhaber gleichzeitig den Verlauf bestimmen.
Dies kommt zum Beipiel vor, wenn ....
Beim sequentiellen Prozess-Verlauf wird eine vorgegebene Reihenfolge innerhalb der Rolleninhaber eingehalten, die Prozess-Schritte laufen nacheinander ab.

Grafik von Fritz / Christopher > PGP

Während des Prozess-Verlaufes kann der Rolleninhaber unterschiedliche Aktionen vornehmen. Diese Aktionen hängen u.a. davon ab, in welchem Stadium, bzw. in welcher Workflow-Liste sich der Antrag befidet.

Befindet sich ein Antrag z.B. in der Liste "Offene Anträge", so hat der Benutzer (Antragsteller) die Möglichkeit, diesen zu Löschen.
Befindet sich der Antrag bereits in den "Offenen Aufgaben", so stehen wesentlich mehr Workflow-Aktionen zur Verfügung:

• Genehmigen / Ablehnen
• Sichten
• Kommentieren

Der Webdesk-Administrator hat weiters noch die Möglichkeit, einen Antrag, der sisch in der Liste "Offene Aufgaben" befindet, an eine andere Person weiter zu leiten. Dies ist besonders sinnvoll bei Personen, welche im Prozessverlauf vorkommen, im Moment jedoch nicht anwesend sind, bzw. diesen Antrag an eine andere Person delegiert haben möchten.

Ein Antrag kann mehrere Aufgaben beinhalten (z.B. genehmigen und sichten), welche dem gleichen Rolleninhaber zugedacht werden. Erst wenn alle Schritte durchlaufen sind, und der Antrag in die abgeschlossenen Anträge übergeleitet wurde, ist der Workflow-Verlauf endgültig zu Ende.