Projektzeiten auswerten

In Webdesk EWP lassen sich Projektzeiten nach diversen Kriterien wie Zeit, Projekt, Kunden oder Verrechenbarkeit übersichtlich auswerten und gegenüberstellen. 

Als Basis hierfür dient die konfigurierbare Aktion "ptm_getOrgProjectEfforts" welche, je nach Konfiguration und Berechtigungen, Projektzeit-Auswertungen für einzelne Personen, Gruppen, Projektstrukturen oder Mandanten liefern kann.
Die konfigurierte Aktion kann beliebig benannt (z.B. "Meine Projektaufwände") und nach der Einrichtung als Punkt zum Menübaum hinzugefügt werden , um jederzeit auf maßgeschneiderte Projektberichte zugreifen zu können. Auch lassen sich die Ergebnisse in diversen Reports integrieren und in die Formate PDF und Microsoft Excel konvertieren.

Auswertungen erhalten

Die folgende Anleitung zum Auswerten der Projektzeiten basiert auf einer beispielhaften Konfiguration der Aktion "ptm_getOrgProjectEfforts". Je nach eigener Konfiguration kann die Ansicht und Verfügbarkeit von Optionen abweichen. Weitere Anleitungen zur Konfiguration der Webdesk-Projektzeitauswertungs-Aktion finden Sie hier.

Um Auswertungen zu erhalten, wählen sie ihre Konfiguration der Aktion "ptm_getOrgProjectEfforts" im Menübaum aus (Name ist selbst gewählt, z.B. "Projektaufwands-Berichte", "Meine Projektzeiten" oder "Projektberichte"). Es erscheint eine Maske mit diversen Optionen zum Filtern der Auswertung:

Von

Datum (Zeitraum), ab welchem Projektaufwände in der Auswertung berücksichtigt werden sollen

Bis

Datum (Zeitraum), bis zu welchem die Projektaufwände in der Auswertung berücksichtigt werden sollen

Struktur

Auswahl der Projektstruktur, deren Projektaufwände ausgewertet werden sollen. Ist hier nichts ausgewählt, werden alle Strukturen berücksichtigt

Projekt

Auswahl der Projektes, dessen Aufwände ausgewertet werden sollen. Ist hier nichts ausgewählt, werden alle Projekte berücksichtigt.

Kunde

Auswahl eines Kunden, dessen Projektzeitaufwände in der Auswertung berücksichtigt werden sollen. Ist hier nichts ausgewählt, wird nicht nach Kunden gefiltert.

Ansichtsvariante

Auswahl der Report-Variante (wie/welche Daten sollen angezeigt werden?). Standardmäßig sind 6 Reportvarianten verfügbar, weitere können hier konfiguriert werden.

Beschreibung

nähere Beschreibung der ausgewählten Ansichtsvariante

Verrechenbarkeit auswählen

Auswahl, ob nur verrechenbare, nur nicht verrechenbare oder alle Projektzeiten berücksichtigt werden sollen

Mit Unterprojekten

Auswahl Ja/Nein ob Unterprojekte extra aufgeschlüsselt angezeigt werden sollen 

Projekthierarchie anzeigen

Auswahl, ob ausgewertete Projektzeiten hierarchisch im Kontext der Projektstrukturen angezeigt werden sollen

Einzelbuchungen anzeigen

Auswahl Ja/Nein ob jede Einzelbuchung von Projektzeit gesondert als Zeile angezeigt wird oder nicht

Mit Historisierung

Auswahl Ja/Nein ob auch historische Projektzeitaufwände n(z.B. bei Gruppenwechsel) in die Auswertung miteinbezogen werden.

Bsp.: Der Mitarbeiter Rudi Renner hat im Juni des vergangenen Jahres von der Abteilung (Gruppe) "Entwicklung" in die Gruppe "Sales" gewechselt. Ist bei Historisierung "Ja" ausgewählt, werden in der Jahresauswertung Rudis Produktionsaufwände aus der Gruppe "Entwicklung" (Jän.-Jun.) und aus der Gruppe "Sales" (Jun.-Dez.) angezeigt. Ist "Nein" ausgewählt, werden nur die Projektzeitaufwände aus der aktuellen Gruppe des Mitarbeiters (in Rudis Fall "Sales") ausgewertet.

Alternativer Berichtstitel

Möglichkeit zur Auswahl eines alternativen Titels, welcher statt des Aktionsnamens im Bericht (und in den Exportansichten) angezeigt werden soll

Ausgabeformat

Auswahl des Ausgabeformates: Druckansicht, PDF oder Microsoft Excel, wird dieses Feld freigelassen, erhält man die Ausgabe auf dem Bildschirm

Auswahlbaum

Auswahl der Gruppen, deren Projektzeiten in die Auswertung einbezogen werden:

  • Gruppen mit Einsichtsberechtigung: zeigt Projektzeiten aller Gruppen an, die der User einzusehen berechtigt ist
  • Alle Gruppen: zeigt Projektzeiten aller Gruppen des Mandanten an, auch wenn der User keine Einsichtsberechtigung besitzt

Suche

Hier kann die Projektzeitauswertung noch einmal nach bestimmten Personen oder Gruppen gefiltert werden. Dabei muss das eingegebene Wort zumindest einem Teil des Vor- oder Nachnamens einer Person oder dem Kurznamen/Namen einer Gruppe entsprechen.

Selektion bei Suche berücksichtigen

Tickbox Ja/Nein: Sollen bei der Suche nach Personen oder Gruppen auch die oben eingegebenen Filterkriterien (Struktur, Projekt, Kunde, etc...) wirksam werden?

Ansichtsvarianten

Grundsätzlich sind in der Standardaktion zur Projektzeitauswertung  zwei Ansichtsvarianten vorkonfiguriert, welche für die üblichen Übersichten und Anwendungsbereiche ausreichen:

  • Sortiert nach Buchungselement
    alphabetische Sortierung der gebuchten Projekte mit dem Projekt als oberste Ebene (Hierarchie: Projekt > Jahr > Monat > Gruppe > Mitarbeiter)
  • Sortiert nach Datum
    Die Projektzeitaufäwnde werden in einer Zeitreihe mit dem Jahr als oberster Ebene dargestellt (Hierarchie: Jahr > Monat > Woche > Datum >Gruppe > Mitarbeiter

Baum/Favoritenauswahl von Gruppen

Hier besteht die Möglichkeit, die Gruppen, welche in der Projektzeitauswertung berücksichtigt werden sollen, direkt aus den Organigramm heraus durch Anklicken auszuwählen. Auch lassen sich individuelle Favoriten als Filterungsvorlage festlegen.

  • Organigramm
    • Alle Ordner, welche mit einem Plus (+) Symbol versehen sind, lassen sich noch weiter aufklappen und zeigen so die Untereinheiten.
    • Durch Anklicken wird die betreffende Einheit angehakt. Durch einen Doppelklick werden automatisch auch alle Untereinheiten angehakt
    • durch Anklicken des grünen Pfeils > Untergruppen anzeigen bis Tiefe (Tiefe 1-3) > werden alle vorhandenen Untergruppen angezeigt
    • mit Hilfe des blauen Pfeils > Baum minimieren > wird diese Ansicht wieder minimiert, es scheinen nur die Übergeordneten Gruppen auf
    • Details anzeigen > durch Anklicken des Symbols Anwesenheitsliste_002 werden die ausgewählten Gruppen übersichtlich in einer Liste rechts neben dem Symbol angezeigt. Ein erneutes Anklicken blendet die Detailinformationen wieder aus.
    • Durch Anklicken der Abfrage-Schaltfläche wird die Suche gestartet.
  • Favoriten
    Hat man in die Favoriten-Ansicht gewechselt (siehe Screenshot), lassen sich per Klick auf "Hinzufügen" PTM_Fav Auswertungensowohl Gruppen als auch Personen als Schnellauswahl zur Filterung der Auswertung anlegen. Setzt man nun in die Tickbox bei Gruppen und/oder Personen den Haken und klickt auf die Abfrage-Schaltfläche, werden diese gespeicherten Filterkiterien in der Auswertung angewendet.

Auswertungen sichten

Hat man sich für die Bildschirmansicht der Auswertung entschieden (im Feld "Ausgabeformat" wurde nichts ausgewählt), wird die Auswertung als Collapse-Element angezeigt. Je nach ausgewählter Ansichtsvariante sind die Daten verschieden gegliedert (z.B. primär nach Datum, nach Projekt, nach Person).

  • über die kleinen Pfeile lassen sich Einträge einzeln auf- und zuklappen 
  • mit der Schaltfläche "Bericht expandieren" wird der gesamte Bericht inkl. aller Unterelemente aufgeklappt
  • über "Bericht zusammenfalten" wird dieser wieder auf die ranghöchste/n Ebene/n reduziert
  • mit der Schaltfläche "Anzeigen/verbergen Spalten" können einzelne Informationsspalten in der Tabelle ein- oder ausgeblendet werden

Über die Exportschaltflächen (Druck, PDF, Excel) oben links kann der Bericht auch im Nachhinein in andere Formate exportiert werden.

Auf dem folgenden Screenshot findet sich beispielhaft eine Projektzeitauswertung in der chronologischen Ansichtsvariante als Zeitreihe.

PTM_Auswertung
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