Reiseantrag

Der Dienstreise-Antrag dient dazu, die Dienstreise im voraus zu planen. Hierzu befüllt der Benutzer das vorgesehene Formular, welches dann entsprechend dem Workflow-Verlauf an den Vorgesetzen geht.

Reisedaten

• DR-Nummer:
  Die Nummer der Dienstreise wird automatisch vom System vergeben
• Reisender:
  Der Name des antragstellers wird ebenfalls vom System eingetragen
• von Datum / bis Datum:
  Erfasst den geplanten Zeitraum der Dienstreise; die Felder für die Uhrzeit erscheinen, nachdem der Reisetyp gewählt wurde
• Reisetyp:
  Mögliche Beispiele für die Reisetypen: Standard-Dienstreise, Auslandsdienstreise, Schulung, Dienstreise mit/ohne Dieäten
• Start Region / Startort:
  Angabe des Ortes, von welchem die Dienstreise angetreten wird
• Zielregion / Zielort:
  Angabe des Zielortes für die Dienstreise
• Zweck der Reise:
  Eine Kurzbeschreibung der geplanten Dientreise
• Beschreibung:
  Hier kann eine ausführlichere Beschreibung für den Dienstreise-Antrag eingegeben werden (max. 250 Zeichen)

Nachdem die vorgegebenen Felder befüllt wurden hat man de Möglichkeit, geschätzte Reisekosten einzugeben. Hierzu klickt man auf den 2. Punkt im Antragsverlauf.

Geschätzte Kosten

In diesem Abschnitt hat der Benutzer die Möglichkeit, eine grobe Kostenkalkulation für die geplante Dienstreise vorzunehmen. Diese Aufstellung der geplanten Kosten beeinflußt den Antrags-Verlauf in keiner Weise. Diese dient ledigich der Information und erlaubt dem Vorgesetzten / der Personalabteilung einen ungefähren Überblick über die anfallenden Ausgaben.

Im oberen Bereich finden sich erneut die Grunddaten der Dienstreise: Reisender, Reisedatum, Start / Ziel, Reisetyp.

Bei den geschätzten Kosten können folgende Angaben vorgenommen werden:

• Geschätztes Kilometergeld:
  Angabe der geschätzten Kilometer erlaubt eine Einschätzung des Kilometer-Geldes
• Belege:
  Hier können diverse Belege eingegeben werden, wie z.B. geplante Übernachtungskosten, Fahrkarten für die Bahn oder die öffentlichen Verkehrsmittel, usw.
• Geschätzter Endbetrag:
  Am Ende der Aufstellung wird ein geschätzter Endbetrag ausgegeben, welcher alle geplanten Positionen berücksichtigt.

Anschließend den Prozess starten (Antrag wandert in die Liste "Offene Anträge) oder den Antrag als Entwurf speichern (Antrag ist in der Liste "Offene Aufgaben" zu finden).

Findet die Dienstreise in fernerer Zukunft statt, so wandert der Antrag entsprechend dem Workflow zum Vorgesetzen, welcher genehmigen oder ablehnen kann. Danach befindet sich der Dienstreise-antrag im WAIT-Status. Das bedeutet, dass der Antrag so lange ruht, bis die Dienstreise tatsächlich stattgefunden hat. Anschließend kann die tatsächliche Reisekosten-Abrechnung vorgenommen werden.