Digital time recording Austria: Labor law requirements 2025

The Digital time recording has become an integral part of everyday working life in Austria. The legal requirements for documenting working hours are clearly regulated and binding for companies. If you want to be on the safe side as an employer or HR manager, you should know the most important requirements, obligations and options.

In this article, you will find out which labor law requirements must be observed when recording time in Austria, which systems have proven themselves and how you can work efficiently and legally compliant with modern solutions.

What is the legal basis for time recording?

The most important legal foundations are the Working Hours Act (AZG) and the Work Rest Act (ARG). These laws not only regulate the daily and weekly working hours, but also specify the rest periods that must be observed and how overtime must be accounted for.

Because the legislator wants to protect the health and rights of employees, the Obligation to record working hours anchored in § 26 AZG. This obligation applies to almost all companies - regardless of their size.

How the collective agreement influences time recording

If you are a company in Austria recording the working hours of your employees, you should not only keep an eye on the Working Hours Act, but also on the applicable collective agreement. This is because the collective agreement may contain additional regulations that are important for your industry or company.

The most common points regulated in the collective agreement include

• Special working time models: Some collective agreements allow flexible working time arrangements, such as flexitime or annual working hours, which go beyond the legal requirements.
• Rest periods and breaks: The rest periods stipulated by law can be adapted or extended by the collective agreement.
• Bonuses and overtime: The collective agreement often contains more detailed provisions on overtime, bonuses or night work.
• Documentation obligations: In some sectors, the collective agreement stipulates how and to what extent working hours must be documented.

Because the collective agreement is binding for many companies, you should regularly check the regulations it contains and integrate them into your time recording. This will ensure that you comply with both the statutory and collective agreement requirements and thus avoid legal risks.

What must be recorded according to the Working Hours Act (AZG)?

The Working Hours Act in Austria stipulates that companies must record and document certain data. The most important points include

• Start and end of daily working hours - including field service, travel time and training
• Duration and location of rest breaks - After six hours of work, a break of at least 30 minutes is mandatory
• Weekly working hours - the total number of hours worked per week
• Overtime - these must be shown in the payroll statement at the latest
• Daily and weekly rest period - at least eleven or 36 hours
• Working during rest periods and on public holidays - Place, duration and type of employment
• Calculation period - with flexitime or similar models

Because the data must be verifiable at all times, a Digital time recording the task clearly.

What systems and methods are available for time recording?

For the Working time recording various methods are available. Companies have the flexibility to choose the solution that best suits their requirements.

The most common systems include:

• digital time clock (Time recording terminal)
• Digital time recording software
• Cloud-based time recording solutions
• Mobile Zeiterfassung (für Außendienst und Homeoffice)
• Händische Aufzeichnungen auf Papier oder in Excel (meist nur für kleine Betriebe sinnvoll)

Weil sich viele Lösungen in bestehende ERP-Systeme integrieren lassen, vereinfachen sie die Abrechnung und Auswertung enorm.

Zeiterfassung im Homeoffice und im Außendienst: Was gilt?

Für Mitarbeitende im Home office oder im Außendienst gelten grundsätzlich die gleichen gesetzlichen Vorgaben wie für Beschäftigte im Büro. Das bedeutet: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie die Lage der Ruhepausen müssen dokumentiert werden. Die digitale Zeiterfassung erleichtert diese Aufgabe deutlich, weil sie flexibel und ortsunabhängig einsetzbar ist.

Besonders praktisch ist dabei die Möglichkeit, die Arbeitszeit direkt am Smartphone zu erfassen. Moderne Zeiterfassungs Apps ermöglichen es, Arbeitszeiten und Pausen jederzeit und von überall aus zu erfassen, ohne dass zusätzliche Hardware notwendig ist. Dadurch profitieren sowohl Arbeitgebende als auch Arbeitnehmende von einer einfachen, effizienten und rechtskonformen Zeiterfassung – egal, ob im Homeoffice, unterwegs oder an wechselnden Arbeitsorten.

Sonderregelungen und Ausnahmen bei der Zeiterfassung

Das AZG definiert zwei Ausnahmen, die von der Erfassung der Arbeitszeit befreit sind:

• Leitende Angestellte:
  Mitarbeitende mit maßgeblicher selbstständiger Entscheidungsbefugnis, deren Arbeitszeit nicht gemessen oder im Voraus festgelegt wird oder die ihre Arbeitszeit hinsichtlich Lage und Dauer selbst bestimmen können.
• Nahe Angehörige:
  Eltern, Kinder, Ehepartnerinnen und Ehepartner, eingetragene Partnerinnen und Partner sowie Lebensgefährtinnen und Lebensgefährten, die seit mindestens drei Jahren im gemeinsamen Haushalt mit dem Arbeitgeber leben – ebenfalls nur, wenn deren Arbeitszeit nicht gemessen oder im Voraus festgelegt wird.

Mobile und cloudbasierte Zeiterfassungslösungen

Weil Flexibilität und Effizienz immer wichtiger werden, setzen viele Unternehmen auf mobile Zeiterfassung and cloudbasierte Zeiterfassungslösungen. Diese bieten zahlreiche Vorteile:

• Ortsunabhängige Nutzung – ideal für Homeoffice und Außendienst
• Automatisierte Auswertungen – von Überstunden, Urlaub oder Krankheitstagen
• Integration into existing systems – wie ERP oder Lohnbuchhaltung
• Einfache Bedienung – durch spezielle Apps für Smartphones

Weil die Daten verschlüsselt in der Cloud gespeichert werden, stehen sie für Auswertungen und Abrechnungen jederzeit zur Verfügung.

Vorteile digitaler Zeiterfassung für Unternehmen und Mitarbeitende

Weil die Digital time recording viele Vorteile bietet, setzen immer mehr Unternehmen auf moderne Lösungen.

Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:

• Transparenz: Alle Arbeitszeiten sind nachvollziehbar und dokumentiert.
• Rechtssicherheit: Die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben ist gewährleistet.
• Zeitersparnis: Automatisierte Auswertungen und Abrechnungen sparen Zeit.
• Flexibilität: Mobile und cloudbasierte Lösungen ermöglichen ortsunabhängiges Arbeiten.
• Einfache Integration: Die Anbindung an bestehende HR- und Lohnsysteme ist problemlos möglich.

Digitale Zeiterfassung als Schlüssel zur Compliance

Weil die Digital time recording in Österreich gesetzlich vorgeschrieben ist, stellt sie einen wichtigen Baustein für Compliance und faire Arbeitsbedingungen dar. Moderne Arbeitszeiterfassungssysteme erleichtern die Umsetzung und bieten zahlreiche Zusatzfunktionen, die sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitenden zugutekommen.

Wer auf moderne Time recording software setzt, ist auf der sicheren Seite und kann sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren1.

Pflichtangaben bei der Zeiterfassung

FAQ zur digitalen Zeiterfassung in Österreich

Was muss in Österreich bei der Zeiterfassung erfasst werden?

Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, Dauer und Lage der Ruhepausen, Wochenarbeitszeit, Überstunden, tägliche und wöchentliche Ruhezeit sowie Arbeiten während Ruhezeiten und an Feiertagen müssen dokumentiert werden.

Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für Homeoffice-Mitarbeitende?

Ja, auch im Homeoffice muss die Arbeitszeit erfasst werden.

Wer ist für die Zeiterfassung verantwortlich?

Der Arbeitgeber ist verantwortlich, kann aber einen Beauftragten bestellen oder die Aufzeichnung an die Mitarbeitenden delegieren. Die Kontrolle bleibt jedoch beim Arbeitgeber.

Welche Systeme sind für die Zeiterfassung erlaubt?

Papier, Excel, digitale Zeiterfassungssoftware, Stempeluhr, mobile Apps und cloudbasierte Lösungen sind zulässig. Wichtig ist die lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation.

Gibt es Ausnahmen von der Zeiterfassungspflicht?

Leitende Angestellte müssen keine Arbeitszeitaufzeichnungen führen.

Was passiert, wenn die Zeiterfassung nicht ordnungsgemäß erfolgt?

Verstöße können zu Bußgeldern führen und bei Streitigkeiten vor Gericht zu Beweisnachteilen für den Arbeitgeber.

Individuelle Beratung zur digitalen Zeiterfassung

Sie haben Fragen zur digitalen Zeiterfassung oder möchten wissen, wie Sie die rechtlichen Vorgaben in Österreich sicher und effizient umsetzen? Gerne unterstützen wir Sie mit maßgeschneiderter Beratung – ganz auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten.
Ob Sie eine passende Zeiterfassungslösung suchen, spezielle Anforderungen an die Dokumentation haben oder sich über aktuelle Entwicklungen im Arbeitsrecht informieren möchten: Unsere Expertinnen und Experten stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.