Was ist ein Monatsjournal in der Personalverwaltung?
Das Monatsjournal ist das digitale Zeitbuch jedes Mitarbeitenden. Es erfasst alle Arbeitszeiten, Fehlzeiten und Salden strukturiert, tagesaktuell und nachvollziehbar und macht dabei die tägliche Arbeitszeiterfassung transparent, sowie überprüfbar. Mitarbeitende können jederzeit nachvollziehen, wie ihre Soll- und Istzeiten berechnet werden, während Führungskräfte und HR-Abteilungen einen schnellen Überblick über die gesamte Teamleistung erhalten.
Das Monatsjournal ist damit ein zentrales Werkzeug moderner Zeitwirtschaft, das nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und HR erleichtert. Es ersetzt manuelle Tabellen und Zettelwirtschaft durch eine einheitliche, digitale Lösung.
Welche Informationen zeigt das Monatsjournal?
Jeder Tag im Monatsjournal enthält detaillierte Angaben zu:
- Buchungszeiten: Auch bei mehrfacher Ein- und Ausbuchung wird jede Zeitspanne exakt erfasst.
- Sollzeit: Die geplante Arbeitszeit gemäß vereinbartem Zeitmodell.
- Istzeit: Die tatsächlich anrechenbare Arbeitszeit.
- Fehlgründe: Gründe für Abwesenheiten wie Urlaub, Krankenstand oder besondere Freistellungen.
- Saldo: Die Differenz zwischen Soll- und Istzeit, sowohl positiv als auch negativ.
- Summe: Bisher geleistete Stunden im laufenden Monat, sodass jederzeit ein kompletter Überblick möglich ist.
Durch diese umfassende Darstellung können Mitarbeitende ihre Arbeitszeit jederzeit nachvollziehen, Diskrepanzen erkennen und gezielt mit HR klären.
Wie funktioniert die Freigabe des Monatsjournals?
Am Monatsende erfolgt die Monatsjournalfreigabe: Zunächst prüfen Mitarbeitende ihre aufgezeichneten Arbeitszeiten und bestätigen deren Korrektheit. Anschließend bestätigen die Vorgesetzten die Richtigkeit der Daten, sodass der Monat abgeschlossen wird.
Das Monatsjournal kann jederzeit als PDF oder Excel exportiert werden, um es für interne Zwecke, für die Personalakte oder für externe Prüfungen zu nutzen. Dadurch werden Transparenz und Nachvollziehbarkeit auf allen Ebenen sichergestellt.
Welche Vorteile bietet ein digitales Monatsjournal?
- Transparency: Alle Arbeitszeiten, Fehlzeiten und Salden sind jederzeit einsehbar.
- Nachvollziehbarkeit: Jede Buchung wird dokumentiert, Korrekturen sind rückverfolgbar.
- Effizienz: Digitale Verwaltung spart Zeit, reduziert Fehler und ersetzt manuelle Tabellenkalkulationen.
- Rechtskonformität: Unterstützung bei Arbeitszeitdokumentation, Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Nachweispflichten.
- Kommunikation: Mitarbeitende und HR arbeiten mit denselben, aktuellen Daten, wodurch Abstimmungen vereinfacht werden.
Ein digitales Monatsjournal ist damit nicht nur ein Werkzeug zur Zeiterfassung, sondern auch ein zentraler Bestandteil eines modernen, fairen und transparenten HR-Managements.
