Reisekostenabrechnung Deutschland 2025
Nach den pandemiebedingten Einschränkungen nimmt die Reisetätigkeit und damit die Reisekostenabrechnungen in Deutschland im Jahr 2025 wieder deutlich zu. Während viele Unternehmen inzwischen hybride Arbeitsmodelle etabliert haben, gewinnen berufliche Reisen für Kund:innenbesuche, Projektabstimmungen und Weiterbildungen erneut an Bedeutung. Damit rückt auch die Travel expense report wieder stärker in den Fokus – sowohl aus administrativer als auch aus steuerlicher Sicht. Denn jede Dienstreise verursacht Ausgaben, die ordnungsgemäß dokumentiert, geprüft und abgerechnet werden müssen.
In diesem Beitrag erhalten Sie daher einen fundierten Überblick über die wichtigsten Aspekte der Reisekostenabrechnung in Deutschland. Zudem erfahren Sie, wie Sie mit digitalen Reisekostenlösungen, mobilen Anwendungen und Cloud-basierten Tools Ihre Prozesse nicht nur rechtskonform, sondern auch effizient und mitarbeiterfreundlich gestalten können.
Was ist eine Reisekostenabrechnung – Definition und Bedeutung
Die Travel expense report ist ein zentraler Bestandteil moderner Unternehmensprozesse. Sie dokumentiert und erstattet die Ausgaben, die bei einer beruflich veranlassten Dienstreise entstehen. Dazu zählen insbesondere Travel costs, Verpflegungspauschalen, Übernachtungspauschalen sowie diverse Incidental costs.
Rechtsgrundlage in Deutschland ist insbesondere das Einkommensteuergesetz (EStG), genauer § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG. Dort ist geregelt, welche beruflich bedingten Aufwendungen für Verpflegung, Unterkunft und Reisen als Werbungskosten gelten und in welcher Form sie steuerlich angesetzt werden können.
Ergänzend dazu veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen (BMF) regelmäßig sogenannte BMF-Schreiben, die die Anwendung der steuerlichen Pauschalen, Kürzungsregeln und Besonderheiten bei Auslandsreisen konkretisieren. Für öffentlich Beschäftigte gelten darüber hinaus spezifische Regelungen im Bundesreisekostengesetz (BRKG) sowie den entsprechenden Landesreisekostengesetzen (z. B. LRKG NRW).
Eine korrekte Abrechnung ist nicht nur steuerlich relevant, sondern auch wichtig für die interne Transparenz, Buchhaltung und Überprüfbarkeit durch das Finanzamt.
Welche Kosten können erstattet werden?
Erstattungsfähig sind laut deutschem Reisekostenrecht grundsätzlich:
- Travel costs (z. B. Bahn, Flug, Kilometergeld)
- Verpflegungsmehraufwände (pauschal je nach Dauer der Abwesenheit)
- Accommodation costs (gegen Nachweis oder als Pauschale)
- Reisenebenkosten (z. B. Parkgebühren, Maut, Gepäckaufbewahrung)
Es gelten jeweils die aktuellen Reisekostenrichtlinien Deutschland. Die Rückerstattung kann je nach Unternehmen variieren – die steuerliche Abzugsfähigkeit richtet sich jedoch immer nach den gesetzlichen Vorgaben.
Verpflegungspauschalen 2025 im Überblick
Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen in Deutschland bleiben auch im Jahr 2025 unverändert. Es gelten weiterhin folgende steuerlich anerkannte Beträge:
| Abwesenheitsdauer | Verpflegungspauschale 2025 |
| 8 bis unter 24 Stunden | 14 EUR |
| Mehrtägige Reise – An- oder Abreisetag | 14 EUR |
| Volle 24 Stunden Abwesenheit | 28 EUR |
Diese Werte gelten bundeseinheitlich und werden steuerfrei erstattet, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind. Anpassungen gab es lediglich bei bestimmten Auslandspauschalen, nicht jedoch im Inland.
Besonderheiten bei Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungspauschale
Verpflegungsmehraufwände gelten nicht, wenn Mahlzeiten gestellt werden. In diesem Fall sind Kürzungen vorzunehmen:
- Frühstück: Abzug 20 % der Tagespauschale
- Mittag-/Abendessen: Abzug jeweils 40 %
Übernachtungspauschalen betragen bei Inlandsreisen pauschal 20 EUR, wenn keine Hotelrechnung vorgelegt wird. Im Ausland gelten abweichende Pauschalen, je nach Land.
Pauschalen bei Auslandsdienstreisen
With Auslandsdienstreisen gelten länderspezifische Pauschalen, die jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht werden. Sie orientieren sich an den durchschnittlichen Lebenshaltungskosten im jeweiligen Land und gelten sowohl für Verpflegungsmehraufwand als auch für Accommodation costs.
Beispielhafte Auslandspauschalen 2025:
| Zielland | Verpflegung (24 h) | >8 Stunden | Übernachtungspauschale |
| Österreich | 50 EUR | 33 EUR | 117 EUR |
| Schweiz | 64 EUR | 43 EUR | 180 EUR |
| Frankreich | 53 EUR | 36 EUR | 105 EUR |
Die exakte Höhe hängt vom Aufenthaltsland und der Dauer der Abwesenheit ab. Für An- und Abreisetage sowie Zwischentage gelten besondere Regeln:
- An- und Abreisetag: Es zählt die Pauschale des Landes, in dem die Übernachtung stattfindet. Bei Rückreise nach Deutschland zählt das letzte Ausland.
- Zwischentage: Entscheidend ist der Ort, an dem sich die reisende Person um 24:00 Uhr Ortszeit aufhält.
Wichtig: Werden Mahlzeiten gestellt, sind Kürzungen wie im Inland vorzunehmen (20 % für Frühstück, je 40 % für Mittag- und Abendessen). Die Auslandspauschalen gelten ausschließlich bei beruflich veranlassten Reisen und dürfen nicht pauschal bei privaten Auslandsaufenthalten angewendet werden.
Wie funktioniert eine digitale Reisekostenabrechnung?
Die digitale Reisekostenabrechnung ersetzt papierbasierte Prozesse durch automatisierte Workflows und sorgt für mehr Effizienz im Unternehmen. Mit moderner Dienstreise-Software oder einem Reisekosten-Programm können Mitarbeitende ihre Belege direkt erfassen, kategorisieren und nach den gültigen Reisekostenrichtlinien Deutschland abrechnen.
Typische Funktionen eines professionellen Tools für Reisekostenabrechnung digital sind:
- Automatisierte Berechnung von Verpflegungspauschalen 2025 nach Abwesenheitsdauer
- Einbindung von Übernachtungspauschalen sowie Reisenebenkosten
- Genehmigungsworkflows für Vorgesetzte und Buchhaltung
- Mobiler Zugriff über eine App für Reisekostenabrechnung
- Anbindung an Finanzbuchhaltung oder Steuerkanzlei über Schnittstellen
Solche Lösungen eignen sich besonders für Unternehmen mit vielen Außendienstreisen oder komplexem Travel expense management.
Vorteile moderner Dienstreise-Software
Der Einsatz spezialisierter Dienstreise-Software bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Organisationen, die regelmäßig mit Reisekostenabrechnungen zu tun haben. Moderne Tools sorgen für:
- Transparenz durch zentrale Datenverwaltung
- Zeitersparnis durch automatisierte Reisekostenabrechnung Tools
- Fehlervermeidung durch klare Eingabestrukturen und intelligente Plausibilitätsprüfungen
- Schnelle Bearbeitung durch mobile Erfassung via App Reisekostenabrechnung
- Cloud-basiertes Reisekostenmanagement, das ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht
Gerade für größere Unternehmen bietet die Nutzung einer solchen Software die Chance auf ein effizientes, rechtssicheres und revisionsfestes Abrechnungssystem. Die Integration in bestehende ERP- oder HR-Systeme schafft zusätzliche Synergien.
Relevante Fristen, Nachweispflichten und Aufbewahrung
Bei der Reisekostenabrechnung gelten bestimmte Fristen und Nachweispflichten:
- In der Regel müssen Reisekosten innerhalb von 6 Monaten nach Reiseende eingereicht werden (betriebsintern ggf. kürzer).
- Für den steuerlichen Abzug gilt: Die Ausgaben müssen durch Belege oder Pauschalen nachgewiesen werden.
- Die Aufbewahrungsfrist für abrechnungsrelevante Unterlagen beträgt 10 Jahre.
Tipp: Unternehmen sollten klare Richtlinien zu Fristen, Dokumentationsanforderungen und Zuständigkeiten definieren, um Rechtssicherheit zu schaffen.
Umgang mit gemischten Reisen (privat und geschäftlich)
Werden berufliche Reisen mit privaten Aufenthalten kombiniert, gilt:
- Nur der beruflich veranlasste Anteil der Kosten ist erstattungs- und steuerlich absetzbar.
- Hotelkosten und Fahrtkosten müssen anteilig aufgeteilt werden, wenn sie gemischt genutzt werden.
- Verpflegungspauschalen gelten nur für berufliche Reisetage – der Urlaubstag dazwischen zählt nicht.
Für gemischte Reisen empfiehlt sich eine saubere Trennung in der Planung und Abrechnung. Manche Softwarelösungen bieten dafür spezifische Felder oder Hinweise zur Trennung.
Automatisierte Reisekostenabrechnung spart Zeit und Geld
Die korrekte Travel expense report nach deutschem Recht ist durch viele Details geprägt. Digitale Lösungen, insbesondere Cloud-basierte Dienstreise-Software, bieten dabei erhebliche Vorteile.
Mit der richtigen App für Reisekostenabrechnung und automatisierten Prozessen lassen sich Zeit, Kosten und Fehler minimieren – und zugleich die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern.
Frequent Ask Questions – FAQs
Was sind Verpflegungsmehraufwände und wie werden sie berechnet?
Verpflegungsmehraufwände sind pauschale Erstattungen für Verpflegung bei Dienstreisen. Sie richten sich nach der Abwesenheitsdauer und betragen im Inland 14 EUR (>8h) bzw. 28 EUR (24h). Für das Ausland gelten länderspezifische Pauschalen.
Welche Pauschalen gelten 2025 in Deutschland?
Die Inlands-Pauschalen bleiben 2025 unverändert: 14 EUR bei mehr als 8 Stunden und 28 EUR bei 24 Stunden Abwesenheit. Für Übernachtungen gelten 20 EUR pauschal, wenn keine Rechnung vorliegt.
Wie erfolgt die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten?
Wenn ein Frühstück gestellt wird, sind 20 % der Tagespauschale abzuziehen, bei Mittag- oder Abendessen jeweils 40 %. Diese Kürzung gilt sowohl im In- als auch im Ausland.
Was gilt für Reisen mit privatem Anteil?
Nur der beruflich veranlasste Teil der Reise ist erstattungsfähig. Kosten müssen anteilig aufgeteilt werden, wenn berufliche und private Zwecke kombiniert werden.
Wie lange müssen Reisekostenbelege aufbewahrt werden?
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre. Unternehmen sollten revisionssichere Archivierungssysteme nutzen.
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