The Metal KV and its challenges

The collective agreement for the metalworking industry presents companies with enormous challenges - from complex Working time regulations shift models through to the correct Travel expense report. With modern HR software such as Personnel cloud the requirements of the metalworkers' collective agreement can be mapped efficiently, legally compliant and automated. This article shows how you can master your HR processes digitally and save time and resources at the same time.

1. why the metalworking agreement places special demands on companies

The Metal industry collective agreement includes an above-average number of regulations on Working time models, Overtime bonuses, Shift services, Travel allowances and Absence types. While many other KVs limit themselves to framework conditions, the Metall-KV goes its own way - which leads to a high degree of individualization in the Personnel administration leads.

2. time recording: what the metalworking contract actually requires

The Time recording in accordance with the metalworking industry code of practice must do far more than simply record comings and goings. This includes:

• Precise recording of shift times
• Consideration of Flexitime framework and Core times
• Calculation of overtime and extra hours including surcharges
• Automatic identification of non-working days, Holidays and Weekends
• Differentiation between normal working hours and On-call service

Only one Modern HR software can meet all these requirements flexibly and legally compliant mapping - without manual post-processing.

3. surcharge and allowance regulations: Automation as the key to reducing workload

A central element of the Metal KV are the Surcharges. These apply, among other things, to:

Type of surcharge	Condition	Typical sentence
General overtime premium		+50 %
Night work	Work between 20:00 - 06:00	+100 %
Work on Sundays and public holidays	On public holidays or Sundays	+100 %
Overtime	From the 3rd overtime hour and after 19:00	+100 %
Shift allowance	Depending on the company agreement	individuell

Diese automatisch korrekt zu berechnen, ist ohne Software kaum möglich. Personnel cloud erkennt Zeitarten und Berechnungsgrundlagen automatisch – je nach Schichtplan, Company agreement und geltendem KV.

4. Gleitzeitmodelle individuell abbilden

Flexitime ist im Metallgewerbe weit verbreitet, jedoch unterschiedlich umgesetzt:

• Fester Flexitime framework (z. B. 06:00–19:00 Uhr)
• Tägliche oder wöchentliche Normalarbeitszeit
• Blockzeiten mit Anwesenheitspflicht
• Begrenzung der Zeitguthaben oder Pflicht zum Zeitausgleich

Mit einer KV-kompatiblen Lösung wie Personnel cloud lassen sich diese Regeln nicht nur digital abbilden, sondern auch aktiv steuern – z. B. durch automatische Hinweise bei Über- oder Unterschreitungen.

5. Schichtplanung & Zeitkonten im Metall-KV: Dynamisch statt statisch

Industriebetriebe setzen oft auf Wechselschichtmodelle or kontinuierlichen Betrieb. Damit verbunden sind:

• Unterschiedliche Schichtzyklen
• Individuelle Pausenregelungen
• Anspruch auf Schichtzulagen
• Sonderregelungen für Nachtschichten

Die manuelle Planung solcher Modelle ist fehleranfällig. HR software bietet hier integrierte Funktionen für die Schichtplanung und berücksichtigt alle relevanten Zuschläge. Zeitkonten der Mitarbeiter aktualisieren sich in Echtzeit – transparent und nachvollziehbar.

6. Projekt- und Tätigkeitszeiterfassung im industriellen Umfeld

Viele metallverarbeitende Betriebe benötigen eine projektbezogene Arbeitszeiterfassung – etwa zur Nachkalkulation oder für Förderabrechnungen. Eine moderne Lösung erlaubt:

• Zuordnung von Zeiten zu Projekten oder Aufträgen
• Erfassung von Tätigkeiten mit wenigen Klicks
• Auswertung nach Kostenstellen, Aufträgen oder Kunden

Dies schafft nicht nur Kostentransparenz, sondern entlastet auch die Buchhaltung und Projektleitung.

7. Spesen und Reisekosten korrekt erfassen und abrechnen

Travel expense report im Metallgewerbe bedeutet mehr als Taggeld und Kilometergeld. Der KV enthält spezifische Regelungen zu:

• Inlands- und Auslandssätzen
• Staffelung der Verpflegungspauschalen
• Nächtigungspauschalen mit oder ohne Beleg
• Kombination von Einsatzorten an einem Tag

Personnel cloud erlaubt die vollständige Erfassung inklusive digitalem Belegupload, Genehmigungsworkflow and automatischer Berechnung der Taggelder – inklusive KV-gerechter Bewertung.

8. Abwesenheiten & Sonderurlaub im Metall-KV korrekt verwalten

Der Metall-KV regelt auch Sonderformen der Abwesenheit, etwa:

• Bildungsfreistellungen
• Familienhospizkarenz
• Freizeit bei Betriebsruhe
• Sonderurlaube bei Familienereignissen

Diese Abwesenheiten korrekt zu dokumentieren und abzurechnen, erfordert ein fein abgestimmtes System. Personnel cloud bietet vordefinierte Abwesenheitsarten mit automatischen Regeln and Genehmigungsprozessen.

9. Digitale Workflows: Von der Zeiterfassung bis zur Lohnvorbereitung

Die größten Effizienzgewinne ergeben sich, wenn alle HR-Prozesse durchgängig digitalisiert sind. Dazu gehören:

• Zeitbuchung → Zeitbewertung → Abrechnung
• Reisekostenmeldung → Prüfung → Auszahlung
• Urlaubsantrag → Genehmigung → Kalender-Update

Personnel cloud vereint all diese Schritte in einem System und sorgt so für maximale Transparenz und Effizienz.

10. Schnittstellen zur Lohnverrechnung im Metall-KV – keine Medienbrüche mehr

The Integration mit Lohnverrechnungssystemen ist entscheidend, um Doppelerfassungen und Übertragungsfehler zu vermeiden. Personalwolke bietet:

• Schnittstellen zu BMD, RZL, SAP u. v. m.
• Exporte im KV-konformen Format
• Automatische Datenübernahme für Lohnarten, Zuschläge, Abwesenheiten

Das spart Zeit, vermeidet Fehler und schafft Legal certainty.

11. Datenschutz & Rechtssicherheit – DSGVO-konform auf allen Ebenen

Gerade im Bereich Personalverarbeitung ist Datenschutz unverzichtbar. Deshalb ist Personalwolke:

• DSGVO-konform
• Gehostet in zertifizierten Rechenzentren in Österreich
• With Rollen- & Rechtekonzepten ausgestattet

Zugriffsrechte lassen sich individuell auf Abteilungen, Rollen und Standorte einstellen.

12. Zeiterfassungsterminal: Ideal für Industrie, Produktion & Logistik

In vielen Industriebetrieben – insbesondere im produzierenden Gewerbe, in der Montage, Logistik, Instandhaltung or Werkstätten – haben Mitarbeitende keinen regelmäßigen Zugang zu einem PC oder einer mobilen App. In diesen Fällen ist ein stationäres Time recording terminal die ideale Lösung.

Vorteile eines Zeiterfassungsterminals:

• Sofortige Buchung von Kommen/Gehen/Pausen direkt vor Ort
• Einfache Bedienung via NFC-Karte, PIN or Fingerabdruck
• Live-Übertragung der Daten an das zentrale Zeiterfassungssystem
• Robust gebaut für den Einsatz in staubigen oder feuchten Produktionsumgebungen
• Lässt sich problemlos an Produktionslinien, Eingängen oder Umkleiden installieren

Personnel cloud bietet eine nahtlose Integration von Hardware-Terminals in die bestehende HR-Software. Das heißt: Buchungen über das Terminal sind sofort im System sichtbar, können mit Zuschlägen, Schichtmodellen and Absences kombiniert werden – und sind damit 100 % Metall-KV-kompatibel.

Für wen ist das besonders relevant?

• Industriebetriebe mit Schichtarbeit
• Produktionsunternehmen mit mehreren Standorten oder Hallen
• Logistikzentren mit wechselnden Einsatzzeiten
• Außen- oder Servicemitarbeiter (z. B. in der Instandhaltung)

Straight im Metallgewerbe, wo oft im Mehrschichtbetrieb gearbeitet wird und korrekte Zeitbuchungen auch rechtlich relevant sind, ist ein Zeiterfassungsterminal nicht nur praktisch – sondern nahezu unverzichtbar.

13. Branchen, die typischerweise dem Metall-KV unterliegen

Der Metall-Kollektivvertrag gilt für eine Vielzahl an Unternehmen und Branchen innerhalb der industriellen Fertigung und Verarbeitung. Gerade in diesen Bereichen ist die korrekte Zeiterfassung und Personalverwaltung besonders kritisch – etwa aufgrund hoher Schichtdichte, Zuschlagsregelungen oder umfangreicher Reiseaktivitäten.

Typische Branchen, die dem Metall-KV unterliegen, sind:

• Maschinen- und Anlagenbau
• Fahrzeugzulieferindustrie
• Metallverarbeitende Klein- und Mittelbetriebe
• Elektro- und Steuerungstechnik
• Stahl- und Blechverarbeitung
• Luftfahrtzulieferindustrie
• Produktionsnahe IT- & Mechatronikunternehmen

In diesen Branchen ist die Digitalisierung der HR-Prozesse längst kein Luxus mehr, sondern eine Voraussetzung, um effizient, gesetzeskonform and mitarbeiterfreundlich arbeiten zu können.

HR-Software ist der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung des Metall-KV

Die Umsetzung des Metall-Kollektivvertrags ist ohne digitale Unterstützung heute kaum noch wirtschaftlich darstellbar. Eine spezialisierte HR-Software wie Personnel cloud unterstützt Sie dabei:

• Time recording, Travel expenses and Personnel administration effizient zu gestalten
• Rechtssicher zu agieren
• Kosten zu reduzieren
• Und Ihre Mitarbeitenden zufriedener zu machen

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, Ihre HR-Prozesse in die Zukunft zu führen.

FAQ – Häufige Fragen zum Metall-KV und HR-Software

What is special about the collective agreement for metalworkers in Austria?

The metalworking agreement not only regulates wages, but also working time models, bonuses, absences and travel expenses down to the last detail. This complexity makes it particularly challenging to implement.

How can HR software help with the implementation of the metalworking agreement?

Modern HR software automates time evaluation, bonus calculation and expense accounting according to KV logic, thus reducing manual effort and sources of error.

Which surcharges have to be taken into account in the metalworking agreement?

Supplements for night work, public holiday work, overtime and shift allowances are mandatory and must be accounted for correctly.

Wie funktioniert digitale Reisekostenabrechnung im Metall-KV?

Employees record their business trips digitally, upload receipts and the system automatically calculates daily and overnight allowances - in line with the collective agreement.

Is the use of HR software mandatory?

No - but necessary in practice in order to manage the complexity of the metalworking contract efficiently, correctly and in compliance with the law.

Can the software also map individual company agreements?

Yes, Personalwolke can be flexibly configured and also takes into account company-specific regulations in addition to the collective agreement.