Accounting for travel expenses correctly in 2025 - here's how it works!

A correct Travel expense report is indispensable for companies and the self-employed in Austria in order to minimize tax risks and save time and costs. In this guide you will learn Step-by-step instructions on how to correctly record and account for travel expenses, per diems and other business travel expenses. We will also show you which digital solutions will make your billing simpler and more efficient.

How to claim travel expenses correctly? - Your comprehensive guide for Austria

A correct Travel expense report is crucial in order to avoid unnecessary costs and comply with legal requirements. In this article, you will learn everything you need for simple, correct and efficient business trip accounting.

Why is correct travel expense reporting so important?

A faulty Travel expense report can not only be expensive, but also legally problematic. You risk tax disadvantages and possible additional payments in the event of audits by the tax office. In addition, manual accounting costs time that you could better invest in productive activities. For smaller companies in particular, inadequate billing can lead to high financial burdens, which is why accuracy should be a top priority.

What counts as billable travel expenses?

Typical travel expenses include

• Travel costs (z.B. Zugtickets, Flugtickets, km-Pauschale)
• Catering costs (Dietary allowance)
• Accommodation costs (hotel, lodging)
• Additional costs (e.g. parking fees, luggage transportation)

Documenting business trips: How to record travel expenses correctly

So that your Travel expense report is correct, you must document every business trip in full. The following information is essential:

• Date and duration of the business trip
• Purpose and destination of the trip
• Proof such as tickets, hotel bills
• Mileage for car journeys

Digital systems allow you to record this information in an uncomplicated and mobile way and help to reduce human error. Ensure consistent and complete documentation to guarantee transparency at all times.

Diet accounting made easy - what you need to bear in mind

Bei Dienstreisen innerhalb Österreichs haben Sie Anspruch auf Taggeld (Diäten) https://www.usp.gv.at/themen/steuern-finanzen/steuerliche-gewinnermittlung/weitere-informationen-zur-steuerlichen-gewinnermittlung/betriebseinnahmen-und-ausgaben/reisekosten.html. Aktuell beträgt dieses 30 EUR pro Tag bei Reisen über drei Stunden. Dabei ist zu beachten, dass Diäten zur Verpflegung während der Dienstreise dienen und nicht für private Ausgaben verwendet werden sollten.

Halten Sie genau fest, wann Ihre Dienstreise beginnt und endet, da sich dies direkt auf die Berechnung Ihrer Diäten auswirkt.

Fahrtkostenabrechnung für Selbständige: Besonderheiten und Tipps

Selbständige in Österreich sollten besonders auf eine saubere Dokumentation achten, um die volle steuerliche Anerkennung ihrer Fahrtkosten zu gewährleisten. Nutzen Sie am besten ein Fahrtenbuch oder eine entsprechende Software. Wichtig hierbei ist, Fahrten immer klar nach dienstlich und privat zu trennen und dies transparent nachvollziehbar zu dokumentieren.

Typische Fehler bei der Abrechnung von Dienstreisen und wie Sie diese vermeiden

Vermeiden Sie die häufigsten Fehler, um keine steuerlichen Nachteile zu erleiden:

• Unvollständige oder verlorene Belege
• Fehlende Reiseangaben (Datum, Zweck)
• Falsch berechnete Diäten oder Fahrtkosten

Nutzen Sie spezialisierte Softwarelösungen um diese Fehler effizient zu vermeiden und Ihre Abrechnung stets rechtssicher und korrekt durchzuführen.

Reisespesenabrechnung in Österreich: Diese Regelungen müssen Sie kennen

In Österreich sind die Regeln klar definiert:

• Taggelder (Diäten) sind steuerfrei, sofern sie die festgelegten Beträge nicht überschreiten.
• Travel costs müssen mittels km-Pauschale oder durch Belege nachgewiesen werden.
• Belege und Nachweise sind mindestens sieben Jahre aufzubewahren.

Schritt-für-Schritt: Reisekosten abrechnen ohne Stress

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Sammeln aller Belege und Dokumente während der Reise.
2. Dokumentieren der Reisezeiten und Ziele direkt nach der Reise.
3. Prüfung der Vollständigkeit und Korrektheit.
4. Nutzen Sie eine digitale Travel Reisekostenabrechnung, um Zeit und Aufwand zu sparen.

Digitale Lösungen: Warum sich die Travel Reisekostenabrechnung von Personalwolke lohnt

Digitale Softwarelösungen bieten entscheidende Vorteile:

• Automatische Prüfung reduziert menschliche Fehler
• Schnelle, mobile Erfassung mittels App
• Integrierte, stets aktualisierte gesetzliche Vorgaben (z.B. Diätensätze)
• Cloudbasierte Speicherung für einfachen, sicheren Zugriff

Die Vorteile einer Software zur Dienstreisekostenabrechnung auf einen Blick

Eine spezialisierte Softwarelösung zur Dienstreisekostenabrechnung verschafft Ihnen folgende Vorteile:

• Zeit- und Kostenersparnis durch Digitalisierung
• Genauigkeit bei der Abrechnung
• Automatische Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben
• Einfache Integration in bestehende HR-Software
• Vereinfachte Steuerprüfung durch strukturierte Dokumentation
• erhöhte MItarbeiterzufriedenheit durch eine einfache Abrechnung
• Automatische Integration in die Lohn- und Gehaltsabrechnung

FAQ – Häufig gestellte Fragen zur Reisekostenabrechnung

What exactly counts as a business trip?

A business trip is a work-related trip outside the regular workplace.

How long do receipts have to be kept?

At least seven years, in accordance with Austrian legislation.

Are diets tax-free?

Yes, up to the statutory lump sums, allowances are tax-free.

Can I charge a flat rate for travel expenses?

Yes, in the form of a mileage allowance if you use a private vehicle.

So sparen Sie Zeit und Geld bei der Reisekostenabrechnung

Eine effiziente Reisekostenabrechnung spart Ihnen administrative Arbeit und vermeidet steuerliche Probleme. Digitale Lösungen sind heute essenziell, um Reisekosten einfach, schnell und rechtskonform abzurechnen. Nutzen Sie diese Chance, um Ihren Alltag deutlich zu erleichtern und Ihre Prozesse nachhaltig zu optimieren.

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