Einfach reisen, gesetzeskonform abrechnen

Reisekostenabrechnung in Deutschland – digital & schnell

Personnel Cloud Travel ist eine der führenden modularen Lösungen für moderne und gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung in Deutschland. Unsere Reisekostenabrechnungssoftware ist spezialisiert auf die aktuellen gesetzlichen Anforderungen und unterstützt Sie bei der schnellen, digitalen und effizienten Abrechnung aller Geschäftsreisen, Spesen, Travel costs and Tagespauschalen – weltweit einsetzbar, für Unternehmen jeder Größe.

Personnel Cloud Travel ist eine der führenden modularen Lösungen für moderne und gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung in Deutschland. Unsere Reisekostenabrechnungssoftware ist spezialisiert auf die aktuellen gesetzlichen Anforderungen und unterstützt Sie bei der schnellen, digitalen und effizienten Abrechnung aller Geschäftsreisen, Spesen, Travel costs and Tagespauschalen.

Test 30 days free of charge
Our features

50,000+ end users ⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️

trust in the personnel cloud

Travel expense accounting in Austria
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Travel expense report software for SMEs and large companies

Modernes, automatisiertes Reisekostenmanagement nach deutschem Recht

Mit unserer Cloudlösung digitalisieren und automatisieren Sie Ihr gesamtes Travel expense management – von der Antragstellung über die digitale Belegerfassung bis zur automatischen Abrechnung gemäß deutschem Reisekostenrecht. Manuelle Fehler, aufwendige Prüfungen und Papierbelege gehören der Vergangenheit an. Sie profitieren von maximaler Sicherheit, nahtloser Integration in Ihre bestehenden Systeme und einer schnellen, transparenten Abrechnung.

  • 100% digitale und gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung
  • Integration und Abrechnung digitaler Belege in Echtzeit
  • Outlook-Kalender Synchronisation für perfekte Organisation
  • Mobile Reisekostenabrechnung – jederzeit und überall per App

Digitizing the processes

Personalwolke offers you sensibly predefined standard processes for your travel expense management. On request, these can be adapted precisely to your travel guidelines or special approval processes. 100% is compatible with your system thanks to customizable interfaces.

DE and International

Personalwolke also supports international corporate structures with predefined country standards: legal requirements are mapped simply and clearly. Our cloud-based solution connects teams and transports information to the right place.

All-In-One employee portal

The personnel cloud offers an integrated portal for all employees. Current and planned absences and business trips are visible. Use your time for strategic decisions, not administration.

Highest safety standards

Security is a top priority for us. Our HR solution meets the highest data protection standards and is of course GDPR-compliant. Many security features ensure that your data remains secure.

Test free of charge and without obligation

Nahtlose Integration: Reisekostenabrechnung und Buchhaltung verknüpfen

Personnel cloud vereinfacht die Travel expense report für Ihre Geschäftsreisen, indem alle Prozesse – von der Planung über die Abrechnung bis zur Auszahlung – in einer Lösung gebündelt werden. Dank moderner Schnittstellen integrieren Sie Personalwolke direkt in Ihre Lohn– und Gehaltsabrechnungsprogramme, Buchhaltungssoftware and HR-Systeme. Mobiler Zugriff und digitale Belegerfassung sorgen für eine effiziente, papierlose Abwicklung.

  • Mobiler Zugriff and digitale Belegerfassung für alle Mitarbeitenden
  • Nahtlose Integration in Lohn-, Gehalts- und Buchhaltungssysteme
  • Transparente Abrechnung und zentrale Datenverwaltung
Cloud-based time recording
Simple & automated travel expense management for companies of all sizes

Transparente Prozesse und Echtzeit-Übersicht für Ihre Reisekostenabrechnung

Mit unserer HR software behalten Sie jederzeit den Überblick: Business trips lassen sich auf allen Endgeräten einfach beantragen, verwalten und abrechnen. Mitarbeitende sehen in Echtzeit den Status im Genehmigungsprozess und die Auszahlung ihrer Reisekosten.

Über die Schnittstelle zur Buchhaltung sind schnelle, automatisierte Auszahlungen möglich.

Our prices

The HR software that grows with you.

Personnel cloud ist die moderne und modular erweiterbare HR Software.  Wir wachsen mit Ihren Anforderungen mit. Fügen Sie unserer Software jederzeit neue Module hinzu, um Ihre optimize HR processes and adapt them perfectly to your own needs. anzupassen. Wir informieren Sie gerne in einem unverbindlichen Beratungsgespräch.

Time recording in Austria

Time personnel cloud

  • Location-independent and simple
  • Preparatory payroll accounting
  • Detailed reports
  • Digital approval process
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Travel expense accounting in Austria

Personnel Cloud Travel

  • Digital travel expense report
  • Upload receipts directly
  • Automatic expense calculation
  • Payroll connection
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Project time recording in Austria

Project Time personnel cloud

  • Live bookings of project times
  • Comparison of project & working times
  • Billing of billable services
  • Comprehensive reports
Learn more
Personnel management and HR software in Austria

HR Cloud HR Expert

  • Digital personnel file
  • Personnel administration
  • Dashboard & Reports
  • Digital payslip & salary reporting
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All features
Time recording and travel expense accounting in Austria
faqs personal cloud

FAQ's

Do I need IT skills to set up and manage the personnel cloud?

Nein. Unsere erfahrenen Experten stehen Ihnen sowohl bei der Einrichtungsphase, als auch bei anfallenden Fragen mit Rat und Tat zur Seite.

Fair prices for companies of all sizes

Travel

from 

€ 4,64

per user
/ month

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  • Adapted to your guidelines
  • Modularly expandable at any time
  • Attractive discounts when using several modules
  • Incl. consulting & implementation by HR experts
  • 36 months commitment (flexible on request)
  • Price for company size: 76-100

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Please answer the following questions so that we can prepare a suitable offer for you.

What our customers say:

Josef Steininger

Head of office, market town of Windhaag bei Freistadt

"Simple time recording using a terminal and cell phone app is ideal, as well as a further step towards paperless/electronic administration and archiving."

Sabine Bergsleitner, BA

General Administration & Law, OÖ Verkehrsverbund

"It was important for us to find HR software that is simple and transparent to use, but can still map the complexity of our industry and our company. Thanks to Personalwolke, we were able to significantly reduce our administrative workload and take another important step towards digitalization."

Falkensteiner Michaeler Tourism Group AG

Head of HR

"Personalwolke has simplified our HR processes. The support is extremely competent and fast. We are very happy to have such a reliable time management partner at our side, especially now during the Covid-19 crisis. We can highly recommend Personalwolke in every respect."

Personalwolke Travel Features

Travel

+ Time

+ Project Time

+ HR expert

Employee Self Service:

Travel request

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Domestic travel expense report

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Travel expenses abroad

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Document entry via smartphone

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Google Maps integration KM money

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Google Maps Integration Start / Destination

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Costs / resource-dependent workflows

optional

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Distinction between tax-free / taxable

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Calculation of allowances according to collective agreement

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Calculation of customer-specific flat rates

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Advance

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Daily allowance deductions Meals

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Customized approval workflows

optional

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Assignment of trip to cost center & evaluation

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Absence for trip request in time recording

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Recording travel times

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Assignment of project from project time

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optional

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Workflow for A1 certificate

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optional

Manager Self Service:

Evaluation of travel expenses

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Approval of travel requests / invoices

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Customized reports

optional

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Excel reports

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PDF export

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Automatic report dispatch by e-mail

optional

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Admin reports

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Administration:

Notification system

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Employee master data

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Authorization management

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Web services(API)

optional

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Wage/salary interface

optional

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Accounting interface

optional

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Automated import of master data

optional

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Single Sign On

optional

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2 factor authentication (Google Authenticator)

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Outlook calendar sync

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optional

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Activate Out-Of-Office automatically

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optional

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Data warehouse / reporting module

optional

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Support via chat

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Support by email / service desk / telephone

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Free web seminars for existing customers

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Automatic export of receipts to personnel file

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optional

Automatic receipt export for external systems

optional

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Digitale Reisekostenabrechnung nach deutschem Steuerrecht

Mit Personalwolke setzen Sie auf eine digitale Reisekostenabrechnung, die speziell an die Anforderungen des deutschen Steuerrechts angepasst ist.

Sämtliche Pauschalen, steuerlichen Vorgaben und gesetzlichen Nachweispflichten werden automatisch berücksichtigt, sodass Ihre Business trips and Spesenabrechnungen jederzeit korrekt, prüfsicher und gesetzeskonform abgewickelt werden. Das sorgt für maximale Sicherheit und Entlastung im Arbeitsalltag.

Reisekostenabrechnung in Deutschland - Personalwolke Software
Mobile Abrechnung von Dienstreisen

Automatisierte Spesen- und Diätenabrechnung für Dienstreisen

Vergessen Sie manuelle Berechnungen: Die automatisierte Spesenabrechnung and Diätenabrechnung von Personalwolke übernimmt sämtliche Kalkulationen rund um Additional meal expenses, Accommodation costs und sonstige Spesen.

Alle Beträge werden nach aktuellem deutschen Reisekostenrecht tagesgenau berechnet und digital dokumentiert – für eine lückenlose, schnelle und fehlerfreie Abwicklung Ihrer Dienstreisen.

Mobile Reisekostenabrechnung – Belege unterwegs erfassen

Ob im Zug, am Flughafen oder beim Kundentermin: Mit der mobilen Travel expense report per App erfassen Sie alle Belege, Spesen and Travel costs direkt unterwegs.

Digitale Beleg-Uploads, automatische Zuordnung zu Ihren Reisen und eine intuitive Benutzeroberfläche machen die Verwaltung Ihrer Reisekosten flexibel, transparent und papierlos – jederzeit und überall.

Digital travel expense report
Zeiterfassungstool für Unternehmen jeder Größe

Sichere und GoBD-konforme Verwaltung Ihrer Reisedaten

Datensicherheit and gesetzeskonforme Archivierung stehen bei der elektronischen Reisekostenabrechnung mit Personalwolke im Fokus.

Ihre Reisedaten werden verschlüsselt gespeichert, alle Prozesse sind GoBD-konform und erfüllen höchste Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit und Integrität. So behalten Sie die Kontrolle und erfüllen alle rechtlichen Vorgaben – vom ersten Beleg bis zur digitalen Archivierung.

Nahtlose Integration mit Ihrer Buchhaltungs- und HR-Software

Mit Personalwolke profitieren Sie von einer nahtlosen Integration der Reisekostenabrechnung in Ihre bestehende Buchhaltungs- und HR-Software. Alle relevanten Reisedaten, Spesen and Abrechnungen werden automatisiert übertragen und stehen für Lohnbuchhaltung, Payroll accounting und Reporting ohne Medienbruch zur Verfügung. Das beschleunigt die Prozesse, vermeidet Fehler und schafft einen durchgängigen, digitalen Workflow für Ihr Unternehmen.

Zeiterfassung via App leicht gemacht
Reisekostenabrechnung in Deutschland

Vorteile der papierlosen Reisekostenabrechnung für Unternehmen

The papierlose Reisekostenabrechnung bietet Unternehmen zahlreiche Advantages: Sie minimieren Verwaltungsaufwand, reduzieren Kosten und ermöglichen eine schnelle, fehlerfreie Abwicklung aller Business trips.

Digitale Belege und automatisierte Workflows sorgen für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit, während Sie gleichzeitig umweltfreundlich und ressourcenschonend arbeiten – ein klarer Gewinn für moderne Unternehmen jeder Größe.

Transparente Auswertungen und Echtzeit-Reports zu Reisekosten

With Personnel cloud erhalten Sie transparente Auswertungen und Echtzeit-Reports über alle Ihre Travel expenses, Spesen and Diäten.

Interaktive Dashboards und individuell konfigurierbare Berichte bieten wertvolle Einblicke in Ausgaben, Abrechnungsstatus und Budgetnutzung – sowohl für Mitarbeitende als auch für das Management. So behalten Sie jederzeit den Überblick und können fundierte Entscheidungen treffen.

Reisekosten effizient abrechnen mittels Personalwolke
Zeiterfassungssoftware aus erster Hand

Reisekostenabrechnung Software kostenlos testen – 30 Tage unverbindlich

Testen Sie Personalwolke 30 Tage lang kostenlos und überzeugen Sie sich von den Vorteilen der digitalen Reisekostenabrechnung für Ihr Unternehmen.

Erleben Sie, wie einfach und effizient das Erfassen, Verwalten und Abrechnen von Dienstreisen sein kann – von der mobilen Belegerfassung bis zur automatischen Schnittstelle in Ihr Accounting system. Starten Sie jetzt unverbindlich in die papierlose Zukunft Ihrer Reisekostenverwaltung!

Would you like to find out more about travel expense management with Personalwolke?

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Travel expenses and time recording

Häufig gestellte Fragen zur Reisekostenabrechnung

FAQ Personalwolke

Was gehört alles zu einer Reisekostenabrechnung in Deutschland?

One vollständige Reisekostenabrechnung in Deutschland umfasst Travel costs, Accommodation costs, Verpflegungsmehraufwendungen (Tagesdiäten), Incidental costs and Spesen, die während einer Dienstreise entstehen und steuerlich geltend gemacht werden können.

Wie lange dauert die Bearbeitung einer digitalen Reisekostenabrechnung?

One digitale Reisekostenabrechnung with Personnel cloud wird in Echtzeit bearbeitet und ermöglicht somit deutlich kürzere Bearbeitungszeiten. Je nach internen Genehmigungsprozessen sind Auszahlungen and Erstattungen oft schon innerhalb weniger Tage möglich.

Welche gesetzlichen Anforderungen gibt es für die Reisekostenabrechnung in Deutschland?

In Germany gibt es klare gesetzliche Vorgaben, die eine Travel expense report erfüllen muss – darunter exakte Dokumentation der Reisedaten, Einhaltung der Tagespauschalen (Diäten), korrekte Belegführung sowie Prüfung und Freigabe durch den Arbeitgeber.

Was versteht man unter aktiver und passiver Reisezeit?

The aktive Reisezeit bezeichnet die Dienstzeit, in der Mitarbeitende tatsächlich arbeiten, etwa Meetings, Kundenbesuche or Fahrzeiten. Die passive Reisezeit umfasst Zeiten ohne aktive Tätigkeit, beispielsweise Wartezeiten am Flughafen oder im Zug. Beide müssen je nach Unternehmen und Tarifvertrag unterschiedlich vergütet werden.

Wie unterscheidet sich die digitale von der elektronischen Reisekostenabrechnung?

Während eine digitale Reisekostenabrechnung allgemein alle papierlosen und online durchgeführten Prozesse bezeichnet, meint die elektronische Reisekostenabrechnung speziell den automatisierten und softwaregestützten Ablauf, bei dem Belege digitalisiert und automatisch verarbeitet werden.

Müssen Originalbelege bei digitaler Reisekostenabrechnung aufbewahrt werden?

Nein, bei einer digital und papierlosen Travel expense report mit Personalwolke entfällt das Aufbewahren der Originalbelege in Papierform. Digitale Belege reichen als Nachweis, sofern die Abläufe den Anforderungen der Finanzverwaltung (GoBD-konform) entsprechen.

Können Mitarbeitende ihre Reisekosten auch unterwegs abrechnen?

Ja, mit der mobilen Reisekostenabrechnung App von Personalwolke können Mitarbeitende ihre Reisekosten, Belege and Spesen jederzeit und überall erfassen, hochladen und digital zur Abrechnung einreichen – bequem per Smartphone oder Tablet.

Was passiert bei falschen oder fehlerhaften Reisekostenabrechnungen?

Personnel cloud minimiert Fehler durch automatische Prüfmechanismen. Sollte dennoch ein Fehler auftreten, informiert das System automatisch den zuständigen Mitarbeitenden oder Vorgesetzten, sodass Korrekturen schnell und unkompliziert durchgeführt werden können.

Gibt es Besonderheiten bei Reisekostenabrechnungen für Auslandsreisen?

Ja, bei Auslandsreisen gelten je nach Zielland unterschiedliche Tagesdiäten (Auslandsdiäten). Personalwolke berücksichtigt automatisch die jeweiligen länderspezifischen Pauschalen, sodass die korrekte Abrechnung und Erstattung gewährleistet ist.

Wie lange dauert die Einführung einer digitalen Reisekostenabrechnung?

The Einführung einer digitalen Reisekostenabrechnung wie Personalwolke dauert in der Regel nur wenige Tage bis Wochen – je nach Unternehmensgröße und Umfang der Integration in bestehende HR- und Buchhaltungssysteme. Eine schnelle und reibungslose Implementierung ist dabei gewährleistet.

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