Violations of working time recording: What are the penalties?

Violations against the recording of working hours can quickly become expensive for companies in Germany and Austria, as the legal requirements are strict and are being monitored ever more closely. The world of work is changing rapidly and with it the demands on companies to make their processes clear, transparent and legally compliant are also increasing. Especially the Working time recording is at the heart of this, because it not only ensures fair compensation for overtime and compliance with rest periods, but is also a legal obligation. It is therefore worth knowing the legal basis in detail and finding practical solutions such as Digital time recording or Mobile time recording to effectively avoid risks.

Why the topic is important now: Obligation to Working time recording in Germany

In Germany, the Federal Labor Court on 13.09.2022 (Ref. 1 ABR 22/21) clarified: Employers must introduce a system to record the start and end of daily working hours. This obligation arises from Section 3 (2) No. 1 ArbSchG, and it applies regardless of whether the system is digital or analog.

In Austria, there have long been clear obligations to Working time recording. According to § 26 AZG, companies must document every hour worked. Violations are punishable by the district administrative authorities with administrative penalties in accordance with § 28 AZG.

What exactly needs to be recorded: Time sheets in practice

In Germany, Section 16 (2) ArbZG obliges employers to working hours in excess of the working day of eight hours and to keep the evidence for at least two years. Furthermore, additional documentation obligations apply in many sectors in accordance with Section 17 MiLoG. Here, the start, end and duration of working hours must be recorded by the end of the seventh following calendar day at the latest.

In Austria, § 26 AZG requires comprehensive documentation of all working hours, including working through periods. The labor inspectorate has published clear guidelines and practical examples to provide companies with guidance.

GermanyLegal basis, responsibilities and fines

In Germany, compliance with the Working Hours Act is monitored by the competent supervisory authorities under national lawfor example, the trade supervisory offices.

Fines:

• According to § 22 ArbZG, penalties of up to 30.000 € be imposed.
• Violations of the documentation obligations under MiLoG (§ 17, § 21) can also result in fines of up to 30.000 € result.

Because the amount varies from case to case, companies should always keep clean records and be able to respond to requests from the authorities.

Germany: When is there even a threat of criminal proceedings?

The situation becomes particularly serious when companies deliberate violate and thereby endanger the health of employees or if they persistently repeated violate the law. In such cases, Section 23 ArbZG Prison sentences of up to one year or high fines. Negligence can still result in prison sentences of up to six months.

AustriaAZG/ARG - Obligations, controls and administrative penalties

In Austria, the Working Hours Act (AZG) not only maximum working hours and rest periods, but also the Obligation to keep records Anyone who violates this provision commits an administrative offense pursuant to § 28 AZG. The penalties range from 218 € to 2,180 €and in the event of a repeat offense, the penalties increase to 360 € to 3,600 €.

In addition, the Work Rest Act (ARG) weekend and public holiday rest. Here too, there is a risk of administrative penalties if employers violate the regulations.

Austria: Special case roster - when it is sufficient as a record

If a company specifies fixed working hours, the Dienstplan als Arbeitszeitaufzeichnung gelten. Wichtig ist jedoch, dass Arbeitgebende die Einhaltung am Ende jeder Entgeltperiode bestätigen und dass Abweichungen separat dokumentiert werden. Nur so bleiben die Aufzeichnungen rechtssicher.

Typische Verstöße – von fehlenden Pausen bis falscher digitaler Zeiterfassung

In der Praxis treten Verstöße häufig in denselben Bereichen auf:

• Es fehlen vollständige Arbeitszeitaufzeichnungen, insbesondere bei Überstunden.
• Pausen werden nicht korrekt dokumentiert oder Ruhezeiten unterschritten.
• Verantwortlichkeiten sind unklar, zum Beispiel in Unternehmen mit mehreren Standorten oder in der Leiharbeit.

All diese Verstöße können sowohl in Deutschland als auch in Österreich zu Bußgeldern oder Verwaltungsstrafen führen.

Wie Unternehmen Verstöße vermeiden: Prozesse, Schulungen und Time recording software

Damit Strafen gar nicht erst drohen, sollten Unternehmen ihre Prozesse klar regeln und Verantwortlichkeiten eindeutig verteilen. Wer ist für die Kontrolle der Time sheets zuständig? Wer prüft, ob Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden? Solche Fragen müssen eindeutig beantwortet sein.

Darüber hinaus hilft eine moderne Time recording software oder eine elektronische Zeiterfassung, die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Gerade in Branchen mit MiLoG-Dokumentationspflicht erleichtert eine Softwarelösung den Nachweis gegenüber den Behörden erheblich.

Mobile Zeiterfassung & Homeoffice: rechtssicher umsetzen

Mit der zunehmenden Verbreitung von Homeoffice und flexiblen Arbeitsmodellen wird die Mobile time recording immer wichtiger. Über Apps oder Weblösungen können Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten direkt erfassen. Damit Unternehmen auf der sicheren Seite bleiben, sollten sie jedoch darauf achten, dass die Systeme zuverlässig funktionieren und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erfüllen.

Checkliste & Tabelle: Bußgelder/Strafen im Überblick

Deutschland – Bußgelder und Strafrahmen

Bereich	Rechtsgrundlage	Konsequenz
Verstoß gegen Arbeitszeitvorgaben	§ 22 ArbZG	Bußgeld bis 30.000 €
Verletzung der Aufzeichnungspflichten	§ 17, § 21 MiLoG	Bußgeld bis 30.000 €
Vorsätzliche oder wiederholte Verstöße	§ 23 ArbZG	Freiheitsstrafe bis 1 Jahr oder Geldstrafe

Österreich – Verwaltungsstrafen

Bereich	Rechtsgrundlage	Konsequenz
Fehlende Aufzeichnungen	§ 26 i. V. m. § 28 AZG	218 € – 2.180 €, Wiederholung 360 € – 3.600 €
Verstöße gegen Ruhezeiten	§ 27 ARG	Verwaltungsstrafe
Dienstplan als Aufzeichnung – Abweichungen fehlen	Praxisleitfaden Arbeitsinspektion	Verwaltungsstrafe je nach Verstoß

Rechtssicher handeln – mit elektronischer Zeiterfassung nachhaltig absichern

In Deutschland verlangt die Rechtsprechung, dass Unternehmen die Working time recording zuverlässig organisieren. In Österreich bestehen diese Pflichten längst, und die Strafen zeigen deutlich, dass Nachlässigkeit teuer werden kann.

Wer rechtzeitig auf eine Digital time recording setzt und Prozesse klar gestaltet, vermeidet nicht nur Strafen, sondern stärkt auch Transparenz, Vertrauen und Fairness im Unternehmen. Eine moderne Time recording software oder eine Mobile time recording sind deshalb die besten Partner, um Mitarbeitende, Aufsichtsbehörden und Unternehmen gleichermaßen zufriedenzustellen.

FAQ

Is there an obligation to record working hours in Germany?

Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgebende ein System zur Erfassung von Beginn und Ende der Arbeitszeit einführen müssen.

How high are fines in Germany?

Nach § 22 ArbZG bis 30.000 €, und bei Verstößen gegen § 17 MiLoG ebenfalls bis zu 30.000 €.

Wer kontrolliert das in Deutschland?

Die nach Landesrecht zuständigen Aufsichtsbehörden, beispielsweise Gewerbeaufsichtsämter.

Was droht in schweren Fällen?

Bei vorsätzlichen, gesundheitsgefährdenden oder wiederholten Verstößen drohen Freiheitsstrafen bis zu 1 Jahr oder Geldstrafen.

Welche Strafen gibt es in Österreich?

Für Verstöße gegen AZG-Pflichten drohen Verwaltungsstrafen zwischen 218 € und 2.180 €, im Wiederholungsfall bis zu 3.600 €.

Genügt in Österreich der Dienstplan?

Ja, bei fixer Einteilung kann der Dienstplan als Arbeitszeitaufzeichnung gelten, wenn Abweichungen gesondert dokumentiert werden.