How are travel expenses and mileage allowances correctly accounted for in Austria in 2025?

Eine korrekte Abrechnung der Travel costs zählt zu den zentralen Elementen der Travel expense report in Österreich. Dabei geht es nicht nur darum, Aufwand und Kilometer zu erfassen, sondern auch steuerliche Vorgaben, rechtliche Rahmenbedingungen und betriebliche Abläufe zu beachten. Besonders durch den zunehmenden Einsatz von digitalen Spesenabrechnungen, Dienstreise-Software und mobilen Reiseabrechnungslösungen steigt die Anforderung an Genauigkeit und Automatisierung. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen fundiert und praxisnah, wie Sie Fahrtkosten gesetzeskonform und effizient abrechnen.

Warum eine korrekte Fahrtkostenabrechnung so wichtig ist

Fahrtkosten stellen für Unternehmen eine häufige und relevante Ausgabeform dar – sei es im Außendienst, bei Kund:innenbesuchen oder Projektreisen. Gleichzeitig sind sie steuerlich relevant und müssen gegenüber dem Finanzamt nachvollziehbar dokumentiert sein. Für die Mitarbeitenden bedeutet eine transparente, automatisierte Abrechnung weniger Aufwand und mehr Planbarkeit. Unternehmen profitieren wiederum von klaren Prozessen und geringerer Fehleranfälligkeit.

Was gilt als Fahrtkosten im Sinne der Reisekostenabrechnung?

Im Rahmen der Travel expense report gelten Fahrtkosten als jene Aufwendungen, die entstehen, wenn eine beruflich veranlasste Reise mit einem Verkehrsmittel durchgeführt wird. Dazu zählen:

• Fahrten mit dem privaten Pkw (Kilometergeld)
• Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln (Bahn, Bus, Flug, Taxi)
• Fahrten mit dem Firmenwagen (oft über Tankkarte oder internes Tool)

Wichtig ist: Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte gelten nicht als Reisekosten, sondern als Wegstrecken – sie sind steuerlich anders geregelt.

Kilometergeld und amtliche Sätze in Österreich

Wer mit dem privaten Pkw dienstlich unterwegs ist, kann in Österreich Kilometergeld in der vom BMF veröffentlichten Höhe geltend machen. Die Werte unterscheiden sich je nach Abrechnungszeitraum. Die folgende Tabelle zeigt den direkten Vergleich der bis Ende 2024 gültigen sowie der ab 1. Jänner 2025 geltenden Sätze:

Zudem sind maximal 30.000 km pro Kalenderjahr pro Mitarbeitendem absetzbar. Die Beträge sind steuerfrei, sofern die Voraussetzungen laut Einkommensteuerrichtlinien erfüllt sind.

Voraussetzungen für steuerfreie Fahrtkostenvergütung

Damit das Kilometergeld abrechnen steuerfrei bleibt, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die Reise ist beruflich veranlasst
• Es handelt sich nicht um die regelmäßige Fahrt zur Arbeitsstätte
• Die tatsächlich gefahrene Strecke ist dokumentiert
• Das Fahrzeug ist im Eigentum der reisenden Person
• Die Abrechnung erfolgt im Rahmen des amtlichen Kilometergelds

Unterschied zwischen einfacher Wegstrecke und Hin- und Rückfahrt

Ein häufiger Fehler besteht darin, dass nur die einfache Strecke angegeben wird. Für eine vollständige Fahrtkostenerstattung müssen Sie klar dokumentieren, ob es sich um:

• eine einfache Strecke (z. B. bei Flugreisen oder Dienstreisen mit Rückflug)
• eine Hin- und Rückfahrt (z. B. Kundenbesuch mit Pkw am selben Tag) handelt.

Die exakte Angabe ist nicht nur für die Überprüfung von Reisekostenabrechnungen, sondern auch für die spätere steuerliche Geltendmachung essenziell.

Welche Fahrten sind absetzbar?

Absetzbar sind grundsätzlich:

• Fahrten zu Kund:innen oder Geschäftspartner:innen
• Projektbedingte Reisetätigkeit außerhalb des üblichen Einsatzorts
• Wege zu Seminaren, Schulungen oder Messen
• Dienstliche Fahrten innerhalb der Arbeitszeit außerhalb der Betriebsstätte

Nicht absetzbar sind dagegen:

• Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz (siehe Pendlerpauschale)
• Privatfahrten (auch wenn sie während einer Dienstreise erfolgen)

Fahrtkostenerstattung mit eigenem PKW vs. Firmenwagen

Wenn Mitarbeitende ihren eigenen PKW nutzen, erfolgt die Erstattung über das Kilometergeld. Wird ein Firmenwagen verwendet, entfällt das Kilometergeld – hier gelten andere Regeln:

• Fahrtkosten werden durch das Unternehmen getragen (z. B. via Tankkarte)
• Die private Nutzung kann lohnsteuerlich als Sachbezug erfasst werden
• Eine Trennung von dienstlich und privat ist buchhalterisch sicherzustellen

Besonderheiten bei Fahrgemeinschaften und Dienstreisen mit mehreren Personen

Wird ein Fahrzeug gemeinsam genutzt, darf die fahrende Person das Kilometergeld plus Mitfahrerpauschale abrechnen. Es gilt:

• 0,50 EUR Grundbetrag pro km (Pkw)
• plus 0,15 EUR für jeden Mitfahrenden (max. 4 Personen)

Wichtig: Die Namen der Mitfahrenden und der Reiseanlass müssen dokumentiert werden. So vermeiden Sie steuerliche Nachfragen und gewährleisten die Nachvollziehbarkeit.

Digitale Lösungen für die mobile Reisekostenabrechnung

Mit einer App für Reisekostenabrechnung oder einem browserbasierten Tool lassen sich Fahrtkosten heute einfach und ortsunabhängig erfassen. Vorteile:

• Automatisierte Kilometerberechnung per Google Maps-Integration
• Belege fotografieren und direkt zuordnen
• Integration in HR- und ERP-Systeme möglich

Sachbezug und Dienstauto

Wird Mitarbeitenden ein Dienstauto zur Verfügung gestellt, ergeben sich steuerliche Konsequenzen. Der sogenannte Sachbezug beschreibt den Vorteil der privaten Nutzung eines betrieblichen Fahrzeugs und wird lohnsteuerlich erfasst. Folgende Regelungen sind zu beachten:

• Sachbezugspflicht: Wenn ein Dienstfahrzeug auch privat genutzt werden darf, muss monatlich ein pauschaler Sachbezugswert dem Gehalt hinzugerechnet werden.
• Berechnungsgrundlage: Der Sachbezugswert beträgt in der Regel 2 % des Bruttolistenpreises, maximal jedoch 960 EUR pro Monat. Für emissionsarme Fahrzeuge gelten reduzierte Werte.
• Trennung privat/dienstlich: Wenn eine ausschließlich dienstliche Nutzung nachgewiesen werden kann (z. B. durch ein Fahrtenbuch), entfällt der Sachbezug.
• Fahrtkostenersatz: Bei Dienstfahrten mit dem Dienstwagen sind keine Kilometergelder zu zahlen, da die Kosten vom Unternehmen getragen werden.

In der Praxis empfiehlt sich bei Dienstfahrzeugen die Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuchs, um private und berufliche Nutzung sauber zu dokumentieren und steuerliche Vorteile zu sichern.

So gelingt die praxistaugliche Fahrtkostenabrechnung

Wer Fahrtkosten in Österreich korrekt und digital abrechnet, spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und erfüllt alle steuerlichen Anforderungen. Ob Kilometergeld, Verpflegungsmehraufwände oder andere Bestandteile – moderne Tools ermöglichen eine transparente, regelkonforme und effiziente Umsetzung.

FAQ – Fahrtkostenabrechnung in Österreich

Wie viel Kilometergeld kann ich ab 2025 in Österreich abrechnen?

Ab dem 1. Jänner 2025 dürfen Sie für dienstliche Fahrten mit dem eigenen Pkw, Motorrad oder Fahrrad jeweils 0,50 EUR pro Kilometer abrechnen. Zusätzlich können Sie für jede mitfahrende Person weitere 0,15 EUR pro Kilometer geltend machen, sofern die Namen dokumentiert werden.

Wie viele Kilometer darf ich pro Jahr steuerfrei abrechnen?

Sie dürfen insgesamt bis zu 30.000 Kilometer pro Kalenderjahr mit dem amtlichen Kilometergeld abrechnen – vorausgesetzt, es handelt sich durchgängig um beruflich veranlasste Fahrten.

Wie funktioniert die Abrechnung bei Fahrgemeinschaften in der Praxis?

Wenn Sie weitere Kolleg:innen mitnehmen, dürfen Sie für jede Person 0,15 EUR pro Kilometer zusätzlich abrechnen. Achten Sie jedoch unbedingt darauf, alle Mitfahrenden mit Namen und Zweck der Fahrt zu erfassen.

Unter welchen Voraussetzungen ist Kilometergeld steuerfrei?

Damit das Kilometergeld steuerfrei bleibt, müssen die Fahrt beruflich notwendig, die Strecke korrekt dokumentiert und das Fahrzeug im Eigentum der fahrenden Person sein. Zudem muss das amtlich vorgegebene Kilometergeld verwendet werden.

Welche Software hilft bei der Abrechnung?

Digitale Tools wie eine Personalwolke Reisekostenabrechnung App oder eine Reisekosten-Software mit Google Maps-Integration, Belegerfassung und Cloud-Funktion erleichtern den Prozess erheblich.

Buchen Sie Ihren unverbindlichen Kennenlerntermin

Vereinbaren Sie ganz einfach einen kurzen, unverbindlichen Termin mit uns. In wenigen Minuten zeigen wir Ihnen die Vorteile der Personalwolke Reisekostenabrechnungssoftware und App – und wie Ihr Unternehmen von einer modernen, digitalen Lösung profitieren kann. Wählen Sie unten einen passenden Zeitpunkt aus.