Abroad travel expenses
Content of this chapter
Further information on the subject of business trip expenses can be found here (links will be available soon)
- in-country travel expenses
- subsequent document entry
- Workflow of travel expenses
General
Once the business trip has been completed, the user has the option of filling in the travel expense report with the actual costs and travel times incurred.
Travel expense reporting can be started in two ways:
1. you have submitted a request for business trip request that has "rested" until the business trip is completed and then transferred to your list of open tasks as a template for the travel expense report. This is then adjusted accordingly.
2. furthermore, it is also possible to request settlement directly via the menu item "Travel expenses" for employees who do not require approval for a travel request.
The business trip accounting comprises 7 steps, whereby the steps relating to traveldata, costs and attachments are already known from the requests for business trips
Navigation in the accounting menu:
You can jump in the program
- by clicking on the fields "Back" and "Next" or
- by clicking on the heading fields 1-7
The following descriptions refer to the standard version of the business trip accounting. Due to the possibility of individualising this, there may be deviations in some places for the respective user with regard to the displayed fields / input options.
1. Traveldata
The fields marked with red dashes are mandatory.
The following must therefore be completed:
- from Date
- to Date
- Travel type: abroad travel
- Start region: This is set to the country in which the applicant's place of employment is located when selecting "domestic travel", i.e. Austria if the applicant's place of employment is Austria.
- Target region: enter the country, where the destination is located
- Start location: Active entry of the start address of the journey, i.e. e.g. the business address or the private residential address.
- Target location: entry of the address, e.g. the hotel at the destination, a conference centre, a customer location, etc.
- Travel reason: o mandatory entry
- Description: for further information
- Nightly allowances: If applicable, the number of private overnight stays (i.e. not in a hotel; without invoice; e.g.: with relatives / friends) in Austria must be recorded here. These overnight stays are usually compensated with a lump sum, which depends on the respective collective agreement.
After entering the dates of the start and end of the trip, another field
opens for entering the times of departure and return (from time/to
time).
The actual total duration of the trip must now be entered in this input mask.
Based on the entries in from date, to date, from time and to time, the
daily allowance due is calculated.
The following example shows a completed first page:
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2. Etappen
Sollte die Reise in Etappen stattfinden oder mehrere Zielorte in einem oder mehreren Länder nacheinander besucht werden, so kann dies unter dem Menüpunkt "Etappen" erfasst werden.
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Durch Anklicken von "Reiseetappe hinzufügen" wird die Eingabemaske geöffnet:
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3. Tägliche Abzüge
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Auf dieser Seite werden direkt vom Unternehmen bezahlte Mahlzeiten erfasst, z.B. falls Sie Essensgeld o.Ä. erhalten, das auf diese Weise gegen Restaurantkosten o.Ä. aufgerechnet wird.
Sollte dies bei Ihnen nicht der Fall sein, so klicken Sie bitte auf die Zeile "Keine vom Unternehmen bezahlte Mahlzeiten (Abzüge)". Dies bewirkt, dass alle Checkpunkte auf "Nein" gestellt werden.
4. Kilometergeld
Sollte die Reise oder ein Teil davon mittels eines privaten Kraftfahrzeugs
erfolgt sein, so haben Sie hier die Möglichkeit, die Daten zu erfassen.
Klicken Sie auf "Kilometergeld-Beleg hinzufügen", um die
Eingabemaske zu öffnen.
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Hier werden die Daten erfasst:
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Einzugeben sind in die Pflichtfelder:
- von Datum
- von km: Kilometerstand des Kfz bei Abreise (bzw. am Anfang einer Tagesetappe)
- bis km: Kilometerstand des Kfz nach der Rückkehr (bzw. am Ende einer Tagesetappe)
- Anzahl km: wird aufgrund der eingegebenen Kilometerstände berechnet und ist nicht überschreibbar
Zusätzliche Eingaben sind bei
- Anzahl der Mitfahrer
- Anzahl/km Mitfahrer
einzutragen, da auch diese allenfalls in die Berechnung des Kilometergelds einfließen.
Die Daten zum Start- und Zielort sind bereits eingetragen, können aber durch
die Schaltflächen
bearbeitet
und durch
ergänzt werden. Durch Anklicken
von
wird eine Verknüpfung zu Google Maps geöffnet, anhand der Reiseetappen markiert
werden können. Ebenso ist die Summe der Kilometer zwischen Start- und Zielort
(bzw. retour) eingetragen.
Sollte sich die An- bzw. Rückreise über mehrere Etappen erstrecken, z.B. mehrere Tagungsorte an unterschiedlichen Tagen angefahren werden, so muss jede Etappe extra erfasst werden, indem ein weiterer Kilometergeld-Beleg hinzugefügt wird.
5. Belege
Der nächste Schritt ist die Belegeingabe.
Es gibt allerdings auch die Möglichkeit, nachträglich Belege zu erfassen, siehe
Reiseabrechnung Belegerfassung
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Die Eingabemaske wird durch Anklicken der Schaltfläche "Belege hinzufügen" geöffnet.
Zu erfassen ist die
- Art des Belegs: durch Anklicken des Pfeils öffnet sich eine Auswahlliste ([de] Hotel mit MwSt., Bahnticket, Bewirtung, Flugticket, Hotel, Mautbeleg, Parkschein, sonstige Belege, Straßen - und U-Bahntickets, Taxibeleg).
- von Datum: Belegerstellungs-Datum, mit einer Kalenderauswahl
- Region: Staat der Belegerstellung
- Betrag und Währung (des Belegs): es ist möglich, den Beleg in dessen Erstellungswährung zu erfassen
- v. Unt. bezahlt: vom Unternehmen bezahlt - falls Ihr Unternehmen die Kosten direkt verbucht, z.B. mittels Überweisung an den Empfänger oder Zahlungen mittels Firmen-Kreditkarte erfolgt sind. Derart gekennzeichnete Beträge fließen nicht in die berechneten Kosten ein.
Beispiel
Hier wurden Flugtickets (in Österreich gekauft, daher in EURO), Hotelkosten (in
Dänischen Kronen DKK) und Restaurantkosten (ebenso in Dänischen Kronen DKK)
eingetragen.
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6. Berechnete Kosten
Nach der Eingabe der bisherigen Daten erfolgt nun die Kostenberechnung entsprechend der geltenden Gesetze bzw. Steuersätze.
Es ist ersichtlich, dass die Fremdwährungsbelege in Euro umgerechnet wurden. Die Umrechnung erfolgt zum amtlichen Wechselkurs des Belegerstellungstages.
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7. Dateien
Hier ist es möglich, weitere Dokumente, die keinen Belegen zuordenbar sind, hochzuladen.
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Durch Anklicken von "Anhang hinzufügen" öffnet sich die Eingabemaske:
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Durch Anklicken von "Anhang hinzufügen" öffnet sich die Eingabemaske
8. Zeitkorrektur
Da Dienstreisen Abwesenheiten darstellen, muss eine entsprechende Zeitkorrektur zur Arbeitszeit durchgeführt werden.
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Durch Anklicken von "Hinzufügen" wird die Eingabemaske geöffnet:
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Nach erfolgter Eingabe kann der Abrechnungsprozess gestartet werden (rot markierte "Prozess starten"-Buttons) oder als Entwurf gespeichert werden, siehe grüne Markierung "als Entwurf speichern".
Wird die Abrechnung als Entwurf gespeichert, erscheint sie sofort in den offenen Aufgaben.
Wie anderen offenen Aufgaben besteht auch hier die Möglichkeit, die Aufgabe direkt aus der Liste heraus weiterzuleiten, zu bearbeiten, zu stornieren, zu kommentieren oder zu drucken (siehe rote Markierung).
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Wird die Abrechnung zum Bearbeiten geöffnet, so kann man sie neuerlich speichern und weiterleiten, stornieren oder nur speichern:
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