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Allgemeines

Eine Rolle umschreibt eine bestimmte Funktion innerhalb eines Unternehmens (Vorgesetzter, Personal). Eine Rolle in der Personalwolke dient im Wesentlichen 2 Funktionen:
  • zum Einen werden über Rollen Zugriffsberechtigungen für einzelne Programmfunktionen realisiert
  • zum Anderen erfüllen sie bestimmte Funktionen im Workflow-Verlauf (z.B.: Vorgesetzter: Genehmigung von Urlaubsanträgen, Personal: Sichten von Krankmeldungen)

In der Personalwolke gibt es 2 vordefinierte Rollen, die einzelnen Personen oder Gruppen zugewiesen werden können:

Vorgesetzter Diese Rolle dient, wie der Name schon vermuten lässt, dazu, einer Person oder Gruppe bestimmte erweiterte Rechte zu gewähren um die von Mitarbeitern gestellten Anträge (Urlaub, Arzt, Zeitausgleich, etc.) zu genehmigen oder abzulehnen. Personal Diese Rolle hilft bei der Auswertung von Mitarbeitern. Es können diverse Auswertungen zu verschiedenen Themenbereichen erstellt werden (Konten, Kranktage, Urlaube, Statistiken, Anwesenheit, etc.)

Die Belegung der Rolle erfolgt entweder über die Rolle selbst, über das Personenstammblatt oder über eine Gruppe.

Weiters erfüllt die Rolle beim Prozessverlauf (Anträge) bestimmte Funktionen. Hier kann der Rolleninhaber definierte Aktivitäten setzen, wie z.B. einen Antrag genehmigen, ablehnen oder sichten (siehe offene Aufgaben).

Im Gegensatz zu Organisationsstrukturen (Gruppen, lose Gruppen) ist eine Rolle nicht auswertbar. Das bedeutet, dass keine Auskunftsfunktionen einer Rolle bei der Abfrage von Informationen berücksichtigt werden können. Um dies zu ermöglichen, müssten die Rolleninhaber in einer losen Gruppe zusammengefasst werden (z.B.: eine lose Gruppe Vorgesetzte zu der alle Inhaber der Rolle Vorgesetzter hinzugefügt werden).

Kompetenzziel

Als Kompetenzziel wird eine Person oder Gruppe verstanden, für welche der Rolleninhaber verantwortlich ist, bzw. welche eingesehen werden darf.

Hier gibt es 3 Möglichkeiten: bestimmte PERSON(en), bestimmte GRUPPE(n) oder MANDANT. Eine gleichzeitige Zuordnung von mehreren Kompetenzzielen ist möglich.

Zuweisung einer Rolle zu einer Person

Eine Möglichkeit, einem Mitarbeiter eine Rolle zuzuweisen, ist über den Menüpunkt Rollen gegeben.

Um eine Rolle zuzuweisen muss einfach das editieren Symbol angeklickt werden. In der folgenden Übersicht findet sich eine Liste der Kompetenzziele und Rolleninhaber der ausgewählten Rolle.

In diesem Beispiel sieht man, dass die Gruppe PB-SUP die Rolle Personal für die Person Honig Helga ausübt d.h. alle Personen die der Gruppe PB-SUP zugeordnet sind übernehmen die Rolle Personal für die Person Honig Helga. Außerdem sieht man, dass die Person Gschaftig Gunter die Rolle Personal für das gesamte Unternehmen (Mandant) Personalwolke Base übernimmt.

Mit einem Klick auf Neuer Rolleninhaber kann neuen Personen / Gruppen die ausgewählte Rolle zugeordnet werden.

  • Kompetenzziel bezeichnet jene Person / Gruppe für die der Mitarbeiter verantwortlich sein soll. Außerdem besteht noch die Möglichkeit Mandant auszuwählen, wobei Mandant die gesamte Firma bezeichnet.
  • Rolleninhaber kann eine Person oder Gruppe sein.
  • Gültig von / Gültig bis beschreibt den Zeitraum, in welchem dem Mitarbeiter die ausgewählte Rolle zugewiesen ist.
  • Reihung bestimmt den Stellvertreter (Reihung 1 = Vorgesetzter, 2 = Stellvertreter, 3,4 = sind mehrere Personen als Stellvertreter definiert, so wird vom System bestimmt, wer einen Antrag zur Bearbeitung bekommt).

In diesem Beispiel wird der Person Golf, Rolf die ausgewählte Rolle (Personal) für die Gruppe PB-ENTW zugewiesen.

Praktische Funktionen

Bei der Zuordnung einer neuen Rolle zu einer Person / Gruppe / einem Mandanten gibt es auch die Möglichkeit eine AutoComplete Funktion zu nutzen. Diese wird aktiviert, in dem begonnen wird in einem leeren Textfeld zu tippen wobei dann, abhängig vom gewählten Kompetenzziel / Rolleninhaber, entsprechende Wahlmöglichkeiten eingeblendet werden bzw. wenn nur eine Möglichkeit existiert, diese gleich ausgewählt wird.

Als Beispiel: Wir wollen dem Benutzer Golf Rolf die Rolle Vorgesetzter für die Gruppe PB-SUP zuordnen. Ein Klick auf neuer Rolleninhaber bringt folgendes Menü zum Vorschein:

Wir wählen Kompetenzziel "Gruppe" und tippen in dem neu erscheinenden Textfeld "PB-" ein. Noch während dem Tippen erscheint eine Liste mit Möglichkeiten, aus denen gewählt werden kann. Mit den Pfeiltasten kann durch die Ergebnisliste geblättert oder ein Vorschlag mit der Maus ausgewählt werden.

Als Rolleninhaber wählen wir Person aus und tippen in das Eingabefeld "Gol". Da es nur einen Mitarbeiter gibt, dessen Name mit "Gol" beginnt schreibt die AutoComplete Funktion sofort den gesamten Namen in das Feld.

Ein Klick auf Speichern speichert die Einstellungen.

General

A role describes a specific function within a company (superior, personnel). 

A role in the personnel cloud essentially serves 2 functions:

  • On the one hand, access authorizations for individual program functions are realized using roles.
  • On the other hand, they fulfill certain functions in the workflow flow (for example Supervisor: Approval of leave requests, personnel: Views of sick leave notifications)

In the personnel cloud there are 2 predefined roles that can be assigned to individual persons or groups:

  • Manager
    As the name suggests, this role is used to grant a person or group certain extended rights to approve or reject requests made by employees ( vacation, doctor, time compensation, etc.).
  • Personnel
    This role helps you evaluate employees. Various evaluations can be created for different topics (accounts, sick days, holidays, statistics, attendance, etc.). 

You assign the role either using the role itself, the Personenstammblatt person master data sheet, or a Gruppe.group. 

The role also performs certain functions during the process flow (requests). Here, the role holder can set defined activities, such as approving, rejecting, or viewing a request (see Open Tasks offene Aufgaben).

In contrast to organizational structures (groups, loose groups), a role cannot be evaluated. This means that no information functions of a role can be taken into account when information is queried. To make this possible, the role holders would have to be combined in a loose group (for example, a loose group of superiors to which all holders of the role managers are added). 

Competence target

A competence target is defined as a person or group for which the role holder is responsible or which may be inspected. 

Here there are 3 possibilities: certain PERSON(s), certain GROUP(s) or CLIENT. A simultaneous assignment of several competence goals is possible. 

Assignment of a role to a person

You can assign a role to an employee by choosing Roles in the menu. 

To assign a role simply click on the edit icon. In the following overview you will find a list of the competence goals and role owners of the selected role. 

In this example it can be seen that the PB-SUP group performs the role of personnel for the person Honig Helga, i.e. all persons assigned to the PB-SUP group perform the role of personnel for the person Honig Helga. In addition one sees that the person Gschaftig Gunter takes over the role personnel for the entire enterprise (client) personnel cloud Base.

With a click on New Role Holder the selected role can be assigned to new persons / groups.

  • Competence target refers to the person / group for which the employee is to be responsible. In addition, it is also possible to select a client, whereby client refers to the entire company.
  • The role holder can be a person or a group.
  • Valid from / Valid to describes the period in which the employee is assigned the selected role.
  • The order determines the deputy (order 1 = superior, 2 = deputy, 3,4 = if several persons are defined as deputies, the system determines who receives an application for processing).

In this example the person Golf, Rolf is assigned the selected role (personnel) for the group PB-ENTW. 

Practical functions

When assigning a new role to a person/group/client, there is also the option of using an AutoComplete function. This function is activated by starting to type in an empty text field where, depending on the selected competence target / role owner, corresponding options are displayed or, if only one option exists, it is selected immediately.

As an example: We want to assign the role Manager for the group PB-SUP to the user Golf Rolf. A click on new role holder brings up the following menu: 

We select competence target "Group" and enter "PB-" in the newly appearing text field. While you are still typing, a list of options appears from which you can choose. The arrow keys can be used to scroll through the list of results or to select a suggestion with the mouse. 

We select the person as the role owner and type "Gol" in the input field. Since there is only one employee whose name begins with "Gol", the AutoComplete function immediately writes the entire name into the field. 

A click on Save stores the settings. 

Mime Typetext/xmltext/xml
Datei-name
Größe (in Bytes)71946671
Version 1 von Inge Lederhofer
am 17.12.18 07:30:26
Name: Rollen
Variante: main - en
Status: Veröffentlichung
Version 2 von Inge Lederhofer
am 17.12.18 07:56:54
Name: Roles
Variante: main - en
Status: Veröffentlichung