Vergleichsreport

Voraussetzungen

Bevor Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen sollten Sie für sich die folgenden Fragen beantworten:

Preconditions

Before you create a new employee, you should answer the following questions:

• In which department is the employee located?
• Does this department already exist?
• Yes: Continue with the next question.
• No: Continue here: Neue Abteilung (Gruppe) anlegen

• Welchen Benutzernamen bekommt der Mitarbeiter?

• Welche Personalnummer bekommt der Mitarbeiter?

• Hat der Mitarbeiter eine spezielle Funktion (Rolle) im Unternehmen (Personal, Vorgesetzter)?
• Nein: Weiter mit der nächsten Frage
• Ja: Welche? Personal oder Vorgesetzter oder beides?

• Soll der Mitarbeiter zusätzliche Menüpunkte im Webdesk bekommen?
• Mitarbeiter- / Abteilungsverwaltung -> Admin
• Zusätzliche Auswertungsmöglichkeiten für Mitarbeiter --> Management

• Welches Zeitmodell (Wochenprogramm) soll dem Mitarbeiter zugeordnet werden?

Nach der Beantwortung dieser Fragen haben Sie die Mindestinformationen, die für das Anlegen einer Person erforderlich sind zusammen. Zusätzlich können Sie auch noch weitere persönliche Daten zu dem Mitarbeiter speichern (Geburtsdatum, Adresse, E-Mail, Telefon, etc.).

Anlegen des neuen Mitarbeiters

Schritt 1: Im Menübaum unter Administration den Punkt Personen anklicken

Schritt 2: Oberhalb der Liste von Personen auf Neue Person klicken

Schritt 3: Vorname, Nachname, Mandant, Gruppe, Benutzername und Personalnr müssen ausgefüllt werden. Ebenso muss der Haken bei Aktiver Benutzer gesetzt werden, falls der Mitarbeiter sich in den Webdesk einloggen können soll. Alle weiteren Felder sind optional!

•  Create new department (group)

•  Which user name does the employee get?

• Which employee ID does the employee get?

• Does the employee have a special function (role) in the company (personnel, superior)?
• No: Continue with the next question.
• Yes: Which one? Personnel or supervisor or both?

• Should the employee get additional menu items in the webdesk?
• Employee / department administration -> Admin
• Additional evaluation options for employees --> Management

• Which time model (weekly program) should be assigned to the employee?

Once you have answered these questions, you have the minimum information required to create a person. You can also store other personal data about the employee (date of birth, address, e-mail, telephone, etc.).

Create the new employee

Step 1:  In the menu tree under Administration, click on Persons.

Step 2: Click New Person above the list of people

Step 3:  Alle weiteren Felder sind optional! First name, last name, client, group, user name and employee ID must be filled in. The checkbox Active user must also be checked if the employee is to be able to log in to the webdesk. All other fields are optional!

Note: The field for selecting the group is only available after the client has been selected. The fields user name and personnel number are also preset with unchangeable, client-specific prefixes!

Schritt Step 4: Speichern  Save - in der Statusleiste erscheint die folgende Erfolgsmeldung:

Schritt 5: Um dem Benutzer ein Login zu ermöglichen, muss unter Passwort-Management auf den Button Passwort zurücksetzen geklickt werden. Dadurch wird das Passwort des Mitarbeiters auf seinen Benutzernamen zurückgesetzt (Achtung, Groß-/Kleinschreibung relevant!) und muss während des ersten Logins geändert werdenthe following success message appears in the status bar:

Step 5: To enable the user to log in, click on the Reset password button under Password management. This resets the employee's password to his or her user name (attention, upper/lower case relevant!) and must be changed during the first login.

Schritt Step 6: Den Mitarbeiter zur Losen Gruppe XX-ALLE hinzufügen

Um die Menüpunkte, die der Mitarbeiter nach dem Login auswählen kann zu definieren, muss der Mitarbeiter in verschiedene Lose Gruppen hinzugefügt werden.

Absolut notwendig ist es, den Mitarbeiter in die Gruppe XX-ALLE hinzuzufügen. Dies schaltet die Basis Menüpunkte frei - ohne diese Einstellung ist im Webdesk keine Navigation möglich!

Dazu wie folgt vorgehen: unter dem Reiter Gruppen den Eintrag Lose Gruppen aus dem Dropdown auswählen

und den Mitarbeiter unter Neue Gruppe der Gruppe XX-ALLE hinzufügen.

Schritt 7: Speichern

Nach dem Speichern sieht man, dass der Mitarbeiter der Gruppe hinzugefügt wurde.

Die Schritte 6 und 7 können nun wiederholt werden, um den Mitarbeiter auch den Gruppen XX-Admin bzw. XX-Management hinzuzufügen, falls dieser Admin bzw. Management Fähigkeiten im Webdesk ausüben können sollte.

Schritt 8: Besondere Eigenschaften für den Mitarbeiter (Personal, Vorgesetzter)

Unter dem Reiter Rollen können dem Mitarbeiter spezielle Funktionen zugewiesen werden. Konkret die Rollen Personal und Vorgesetzter, die dem Mitarbeiter zu erweiterten Einsichtsberechtigungen verhelfen (ein Vorgesetzter darf sich beispielsweise das Monatsjournal seiner ihm unterstehenden Mitarbeiter ansehen) und zusätzliche Menüpunkte freischalten. Außerdem werden die beiden Rollen in den verschiedenen Workflows (Urlaubsanträge, Zeitkorrekturen, etc.) genutzt um zu steuern wer diese Anträge genehmigen muss.

• Um einem Mitarbeiter eine Rolle zuzuweisen muss wie folgt vorgegangen werden:
• Den Reiter Rollen auswählen
• Auf Neuer Rolleninhaber klicken
• Unter Neuer Rolleninhaber durch Klick auf den Button mit den 3 Punkten die Rolle Personal oder Vorgesetzter auswählen
• Unter Kompetenzziel
• Person: hiermit wird festgelegt, dass der aktuelle Mitarbeiter für den ausgewählten Mitarbeiter die gewählte Rolle (Personal, Vorgesetzter) ausübt.
• Gruppe: hiermit wird festgelegt, dass der aktuelle Mitarbeiter für die ausgewählte Gruppe die gewählte Rolle (Personal, Vorgesetzter) ausübt (d.h. für alle Mitglieder dieser Gruppe).
• Mandant: hiermit wird festgelegt, dass der aktuelle Mitarbeiter für den gesamten Mandanten die gewählte Rolle (Personal, Vorgesetzter) ausübt (d.h. für alle Mitarbeiter des Mandanten; sinnvoll wenn es zum Beispiel 1 Personalverantwortliche für alle Mitarbeiter geben soll)
• Gültig von / bis kann ein Zeitraum definiert werden, in dem diese Rollenzuordnung gültig ist (kann leer gelassen werden; dann gilt die Zuordnung von jetzt bis 1.1.3000 (Standardeinstellung))

Die getätigten Einstellungen müssen mit einem Klick auf Speichern übernommen werden. Dieser Schritt kann beliebig oft wiederholt werden, um dem Mitarbeiter mehrere Rollen für unterschiedliche Kompetenzziele zuweisen zu können.

Schritt 9: Aktivierung des Mitarbeiters in der Zeiterfassung (bei Time-Base / Time-Professional Kunden)

Eintritt von Mitarbeitern

Add the employee to lot group XX-ALLE.

In order to define the menu items that the employee can select after login, the employee must be added to different lot groups.

It is absolutely necessary to add the employee to group XX-ALLE. This activates the basic menu items - without this setting no navigation is possible in the webdesk!

To do this, proceed as follows: under the Groups tab, select the entry Loose groups from the drop-down menu

and add the employee to group XX-ALLE under New Group.

Step 7: Save

After saving, you can see that the employee has been added to the group.

Steps 6 and 7 can now be repeated to add the employee to the XX-Admin or XX-Management groups, if this admin or management can exercise skills in the webdesk.

The group XX-Admin is normally assigned to those employees who should be able to add / edit new persons in the webdesk or create / edit groups (departments) in the organization chart. The membership in the group XX-Management activates additional menu items for evaluations / statistics (usually assigned to personnelists / superiors).

Step 8: Special properties for the employee (personnel, superior)

Special functions can be assigned to the employee under the Roles tab. Specifically, the roles Personnel and Superiors, which give the employee extended access rights (for example, a superior can view the monthly journal of his or her subordinate employees) and enable additional menu items. The two roles are also used in the various workflows (leave requests, time corrections, etc.) to control who has to approve these requests.

• To assign a role to an employee, proceed as follows:
• Select the Roles tab
• Click on New Role Owner
• Under New Role Owner, click on the button with the 3 points to select the role Personnel or Supervisor.
• Under competence target
• Person: this specifies that the current employee performs the selected role (personnel, superior) for the selected employee.
• Group: this specifies that the current employee performs the selected role (personnel, superior) for the selected group (i.e. for all members of this group).
• Client: this specifies that the current employee performs the selected role (personnel, superior) for the entire client (i.e. for all employees of the client; useful if, for example, there is to be 1 HR manager for all employees).
• Valid from / to a period can be defined in which this role assignment is valid (can be left empty; then the assignment is valid from now until 1.1.3000 (standard setting)). 

The settings made must be accepted with a click on Save. This step can be repeated as often as required in order to assign several roles to the employee for different competence goals.

Step 9: Activating the employee in time recording (for Time-Base / Time-Professional customers)

Eintritt von Mitarbeitern Entry of employees