FAQ: dealing with role owners (assigning, editing, deleting)

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To add a role (supervisor, staff) to a person or a group, please select Roles in the menu tree under Administration.

This will take you to an overview of the available roles.

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Select the desired role by clicking on it. In the following view it is now possible to add new role owners (persons, groups) by clicking on New role owner or to delete / edit existing role owners.

• Assigning new role owner
• Deleting/deleting role owner

Assigning new role owner

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The following input mask opens:

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The parameters are explained as follows:

Step 1: Select competence target

• Person - means that the selected role owner (step 2) performs the selected role (supervisor) for the selected person.
• Group - means that the selected role owner (step 2) performs the selected role (supervisor) for the selected group.
• Client - means that the selected role owner (step 2) exercises the selected role (supervisor) for the whole client (the whole company).

Step 2: Select role owner

Person - means that the selected person performs the role (supervisor) for the selected competence target (person, group or client).
Group - means that the selected group (and thus ALL persons belonging to this group) performs the selected role (supervisor) for the selected competence target (person, group, client).

Step 3: Set optional parameters

• Valid from - defines FROM when the selected role assignment is valid.
• Valid until - defines UNTIL which time the selected role assignment is valid.
• Ranking - defines whether the selected role owner performs the role as the main person in charge (=1), as the deputy (=2), as the deputy of the deputy (=3), and so on. The same ranking number can be assigned to several persons!

If the parameters are not specified in step 3, they will be assigned the default values:

• Valid from - current date
• Valid till - unlimited (01.01.3000)
• Ranking - 1 (main)

Clicking Save will apply the selected settings.

Beispiel 1

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Eine Person soll als Vorgesetzter für eine Gruppe hinzugefügt werden. Die Zuweisung soll ab sofort bis unbegrenzt gültig sein und die Person soll diese Rolle hauptverantwortlich (=1) ausüben.

• Kompetenzziel: Gruppe, Gruppe auswählen
• Rolleninhaber: Person, Person auswählen

und speichern.

Beispiel 2

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In diesem Beispiel wird der Gruppe PP-Management (Rolleninhaber) eine Rolle für den gesamten Mandanten (die Firma Personalwolke Prof) zugewiesen. Diese Zuweisung macht vor allem für die Rolle Personal Sinn, da auf diese Art und Weise zum Beispiel der Gruppe Personalabteilung die Rolle Personal zugewiesen werden kann.

Beispiel 3

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In diesem Beispiel wird die Person Susanne Sonne (Rolleninhaber) der Gruppe SuW-PLinz als Vorgesetzte in der Zeit von 01.01.2023 bis 31.03.2023 als Stellvertreterin (Reihung 2) zugewiesen,

Rolleninhaber löschen / editieren

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Nach der Auswahl der Rolle, kann in der Übersicht der Rolleninhaber die Rollenzuweisung bearbeitet  / gelöscht  werden. Kompetenzziel beschreibt, für welche Person, Gruppe, Mandant der Rolleninhaber verantwortlich ist. Zusätzlich sind hier auch noch Informationen zur gewählten Gültigkeitsdauer und der Reihung ersichtlich.

Zusätzliche Informationen

Beispiel 3 stellt den wahrscheinlich häufigsten Anwendungsfall dar (eine Person soll einer Gruppe als Rolleninhaber zugewiesen werden). Wichtig zu wissen ist auch, dass die Zuweisung einer Person stärker ist als die Zuweisung einer Gruppe, die wiederum stärker ist als die Zuweisung eines Mandanten.

Einen Überblick über die Inhaber von  Rollen mit Verantwortung (Vorgesetzter, Personal, Reisekostenprüfung) bietet Ihnen auch die Mitarbeiterliste (Administration/Personen): hier sind jene Mitarbeiter, auf die dies zutrifft durch einen farbigen Button extra gekennzeichnet, siehe nachfolgendes Bild.

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Weitere Informationen zu Rollen finden Sie unter Rollen.