Vergleichsreport

Allgemeines

Über diesen Menüpunkt erhält der Vorgesetzte einen Überblick über die geplanten bzw. abzurechnenden Reisen seiner Mitarbeiter, die über die Suchmaske ausgewählt werden. Es ist auch die Position der betreffenden Dienstreisen im Workflow ersichtlich, die innerhalb des festgelegten Zeitraums liegen. Die Reisen werden hier mit ihren wichtigsten Daten chronologisch aufgelistet. Mit Hilfe der Suchmaske können sie nach verschiedenen Kriterien sortiert und durchsucht werden.

Die Suchmaske

von- und bis Datum

Mit diesen Parametern wird vom Benutzer der Zeitraum festgesetzt, der abgefragt werden soll. Dies kann sowohl durch Direkteingabe (im Format tt.mm.jjjj) als auch durch Klick auf den entsprechenden Tag im Kalender  geschehen.

Reisestatus

Mit einem Klick auf dieses Dropdown-Element öffnet sich eine Liste aus der ausgewählt werden kann, in welchem Status sich die gesuchten Reise-Anträge / Reise-Abrechnungen befinden:

Selektionstyp

Nach Reisenden: Die Sortierung erfolgt anhand des Namens der Reisenden.

Nach zugewiesener Kostenstelle: Die Sortierung erfolgt anhand der in der Dienstreise optional hinterlegbaren Kostenstelle.

Ausgabeformat

Wird dieses Feld frei gelassen erhält man die Ausgabe auf dem Bildschirm. Alternativ dazu kann das Ergebnis auch als druckfreundliche Version dargestellt bzw. als PDF oder Excel gespeichert werden. 

Auswahlbaum

Dieser Parameter bietet folgende Auswahlmöglichkeiten: Gruppen mit Einsichtsberechtigung, Alle Gruppen.

• Gruppen mit Einsichtsberechtigung:  zeigt alle Gruppen an, die der User einzusehen berechtigt ist.
• Alle Gruppen: zeigt alle Gruppen des Unternehmens an, auch wenn der User nicht berechtigt ist, alle abzufragen.

Suche

Wird ein  Suchbegriff eingegeben, wird in allen Gruppen gesucht, für die eine Einsichtsberechtigung vorliegt. Es ist möglich nach einem kompletten Namen (Familienname, Vorname) oder nach einem Teil des Namens zu suchen. Das Ergebnis beinhaltet dann sowohl alle möglichen Familien-, als auch Vornamen und wird farblich hervorgehoben.

Selektion bei Suche berücksichtigen

Auswahl

Bei diesem Parameter hat der Benutzer die Auswahl zwischen Organigramm und Favoriten, die vom Benutzer selbst angelegt werden können.

• Alle Ordner, die mit einem Plus (+) Symbol versehen sind, lassen sich noch weiter aufklappen und zeigen so die Untereinheiten.
• Durch Anklicken wird die betreffende Einheit angehakt. Durch einen Doppelklick werden automatisch auch alle Untereinheiten angehakt
• durch Anklicken des grünen Pfeils > Untergruppen anzeigen bis Tiefe (Tiefe 1-3) > werden alle vorhandenen Untergruppen angezeigt
• mit Hilfe des blauen Pfeils > Baum minimieren > wird diese Ansicht wieder minimiert, es scheinen nur die Übergeordneten Gruppen auf
• Details anzeigen > durch Anklicken des Symbols  werden die selektierten Gruppen übersichtlich in einer Liste rechts neben dem Symbol angezeigt. Ein erneutes Anklicken blendet die Detailinformationen wieder aus.
• Durch Anklicken der Abfrage - Schaltfläche wird die Suche gestartet.

• Um eine Person zur Favoriten-Liste hinzuzufügen > blauen Pfeil anklicken > Person selektieren > "Hinzufügen" Schaltfläche anklicken
• Die Reihenfolge der Personen auf der Favoritenliste kann mit Hilfe der Pfeiltasten jederzeit verändert werden
• Möchte man eine Person aus der Favoritenliste entfernen, so klickt man auf das rote Lösch-Symbol rechts neben dem Namen.
• Genauso ist mit Gruppen zu verfahren.

Das Ergebnis

Der folgende Screenshot zeigt das Ergebnis einer Abfrage vom 01.03.2015 bis 31.07.2015, unter Berücksichtigung aller Reisestatus, selektiert nach Reisenden und im Standard-Ausgabeformat. Mit einem Klick auf kann es ausgedruckt bzw. als PDF oder Excel Dokument exportiert werden.

Erklärung der Tabellenspalten:

Per Klick auf das Editieren-Symbol   wird eine umfangreiche Ansicht aller die Reise betreffenden Informationen geöffnet. Diese gibt (zusätzlich zu den eben beschriebenen Daten der Abfrage) u.a. Auskunft darüber, wie sich die einzelnen Reisekosten zusammensetzen - an manchen Stellen sind auch vom Mitarbeiter verfasste Bemerkungen ersichtlich. Die Reiseinformation lässt sich über das Druck-Symbol  auch in einer druckfreundlichen Variante öffnen (in folgendem Screenshot sind alle Details eingeblendet) : 

General information

This menu item gives the superior an overview of the planned or to be accounted travels of his employees, which are selected via the search mask. The position of the relevant travel in the workflow within the specified period is also displayed. The travels and their most important data are listed chronologically here. You can use the search template to sort and search them according to various criteria.

The search mask

from and to date

These parameters are used by the user to set the time period to be queried. This can be done both by direct input (in dd.mm.yyyy format) and by clicking on the corresponding day in the calendar .

Travel status

 A click on this dropdown element opens a list from which you can select the status of the travel requests / travel settlements you are looking for:

All: All trip requests and all trip settlements are output regardless of their status.

Request draft: Only those trip requests are displayed that have been temporarily saved as draft (i.e. not yet in the workflow).

Request Approval: The system displays all trip requests that are currently in the workflow, that is, still to be approved.

Request approved: If this option is selected, only requests that have already been approved are output.

Request rejected: The result of the query outputs all rejected trip requests.

The same applies to the settlements.

Trip cancelled: Canceled or rejected trip requests / trip settlements can be displayed.

Settlement transferred: This status is set as soon as the travel expenses have been exported from the personnel cloud for import into a third-party program (for example, payroll accounting).

Payroll is posted in FIBU: This is another status that can be set after the export to a third-party system.

Selection type

By travelers: Sorting is based on the name of the traveler

By assigned cost center: Sorting takes place on the basis of the cost center that can be optionally stored in the business trip.

Output format

If this field is left empty, you get the output on the screen. Alternatively, the result can also be displayed as a print-friendly version or saved as a PDF or Excel file. 

Selection tree

This parameter offers the following selection options: Groups with access authorization, All groups.

• Groups with access rights: Displays all groups that the user has access to.
• All groups: displays all groups of the company, even if the user is not authorized to view them all.

Search

If a search term is entered, the system searches in all groups for which access authorization exists. It is possible to search for a complete name (surname, first name) or for a part of the name. The result then contains all possible surnames as well as first names and is highlighted in color.

Include selection in search

In principle, all groups for which access authorization exists are searched when an entry is made in the Search field.
If this option is checked, only the groups selected under Selection will be searched.

Selection

With this parameter, the user has the choice between organigrams and favorites, which can be created by the user himself.

• Organigram
• All folders marked with a plus (+) symbol can be expanded further to show the subunits.
• By clicking on a unit, it will be checked. By double-clicking, all subunits are automatically checked.
• by clicking on the green arrow > Show subgroups to depth (depth 1-3) > all existing subgroups are displayed
• using the blue arrow > Minimize tree > this view is minimized again, only the parent groups seem to be on
• Show details > By clicking on the symbol , the selected groups are clearly displayed in a list to the right of the symbol. Click again to hide the detailed information.
• Clicking the query button starts the search.
• Favorites
  Using this parameter, each user can create their own favorites list, which can contain both persons and groups that are frequently queried. The Favorites list can be customized at any time.
  

• To add a person to the favorites list > click the blue arrow > select a person > click the "Add" button
• The order of the persons on the favourites list can be changed at any time using the arrow keys.
• If you want to remove a person from the favorites list, click on the red delete icon to the right of the name.
• The same applies to groups.

The result

The following screenshot shows the result of a query from 01.03.2015 to 31.07.2015, considering all trip statuses, selected by traveller and in standard output format. With a click on  it can be printed or exported as PDF or Excel document.

Explanation of the table columns:

• Name
  The name of the employee who carried out Travel Expenses or the name of the applicant. 
• from and to date
  Period over which the trip extends.
• Starting location
  The point from which the journey begins.
• Destination 
  The target destination of the business trip.
• Amount
  Sum of the calculated costs (diets, kilometer allowances, receipts).
• Daily allowance / overnight stay allowance
  In this column, the total of the daily allowance / overnight stay allowance for the specified travel period is displayed. The amount varies according to duration and destination region. 
• KM Money
  The official mileage allowance is a lump-sum payment for all costs incurred by using a private motor vehicle for business trips.
  Car: 0,42 Euro / Kilometer
  Motorcycles: 0,24 Euro / Kilometer
  For each passenger a further 0.05 Euro / kilometer has to be paid to the employee.
• Staus
  A list of all possible trip statuses and their meanings can be found above under Search mask -> Trip status. 
• Total receipts
  The receipts contained in the trip are totaled in this column.
• Summary
  This gives an overview of how many trips appear during the period, how many groups are involved, and which groups are involved. (The latter shows in this case that employees Huber Peter and Renner Rudi belong to the support departments Vienna and the management).

 A click on the edit symbol  opens a comprehensive view of all information relating to the trip. In addition to the query data described above, this view provides information about the composition of the individual travel expenses - in some places, comments written by the employee can also be seen. The travel information can also be opened in a print-friendly variant via the print symbol  (all details are shown in the following screenshot): 

By clicking in the area framed in red (on the screenshot), the user gets to the view that the applicant is confronted with when completing the business trip expense report. It is possible to view all points of the statement again here, but changes are not possible afterwards.