Vergleichsreport

Allgemeines

Der Aufbau dieses Menüpunkts ähnelt dem der im Kapitel Meine Projektzeiten beschrieben ist. Der Menüpunkt Projektzeiten meiner Mitarbeiter ist nur für Personen sichtbar, die sich in der losen Gruppe PTM-Mgm befinden. Über diesen Menüpunkt können die eigenen und die Projektzeiten der Mitarbeiter in seinem Kompetenzbereich nach verschiedenen Kriterien ausgewertet werden.

Das Ergebnis der Projektzeit-Abfrage kann auch als Excel gespeichert bzw. für den Druck aufbereitet werden. Hierfür sind in der rechten oberen Ecke entsprechende Symbole  angebracht.

Einzelbuchungen anzeigen und Bericht expandieren

Das Ergebnis der Abfrage kann per Klick auf  expandiert werden - d.h., dass jede einzelne Buchung im entsprechenden Zeitraum angezeigt wird.

Um den Effekt der einzelnen Parameter besser zu verdeutlichen, wurde diese Aktion bei allen Screenshots durchgeführt. Hier die einzige Ausnahme:

(In diesem Screenshot wurde der Bericht per Klick auf  zusammengefalten. Es ist nun nur eine grobe Übersicht über das Jahr 2015 gegeben.)

Die Suchmaske

Von und Bis

Mit diesen Parametern wird vom Benutzer der Zeitraum festgesetzt, der abgefragt werden soll. Dies kann sowohl durch Direkteingabe (im Format tt.mm.jjjj) als auch durch Klick auf den entsprechenden Tag im Kalender  geschehen.

Struktur

Darunter ist der Pfad zu verstehen, unter dem das jeweilige Projekt zu finden ist. Ebenfalls mit dem Präfix beginnend. Da jedoch in der Regel ohnehin nur eine Struktur vorhanden ist, muss hier meist keine Änderung vorgenommen werden.

Projekt

Ansichtsvariante

In diesem Dropdown-Element kann entschieden werden ob das Ergebnis der Abfrage nach Buchungselement (Projektzeit-Buchung), chronologisch nach Datum, nach Projekten oder nach Mitarbeitern sortiert oder ob es in Form eines Vergleichs der Anwesenheitszeit mit der erfassten Projektzeit dargestellt werden soll. Die Auswirkung dieser Wahl wird unter dem Punkt Auswertungsbeispiele dargestellt. 

Verrechenbarkeit auswählen

Dieser Parameter bestimmt, ob anhand der Verrechenbarkeit gefiltert werden soll oder nicht. Alle: es werden alle Projekte unabhängig von ihrer Verrechenbarkeit angezeigt. Bei Auswahl von Verrechenbare werden in der Abfrage nur jene Projekte ausgewertet, die im Vorfeld als verrechenbar festgelegt wurden. 

Projekthierarchie anzeigen

Dieser Parameter steht nicht zur Auswahl, wenn unter Ansichtsvariante die Option Sortiert nach Datum ausgewählt ist. Wird Projekthierarchie anzeigen nun auf Ja gestellt, wird in dem Ergebnis der Abfrage der Unterschied zwischen Projekten und Subprojekten deutlich dargestellt (Hierarchie).

Einzelbuchungen anzeigen

Ist dieser Parameter auf Ja gestellt, hat man im Ergebnis der Auswertung Einsicht in alle eigenen Buchungen, die zu den jeweiligen Projekten / dem gewählten Projekt getätigt wurden.  

Alternativer Berichtstitel

Der hier eingegebene Text erscheint später bei der Abfrage anstelle des Standard-Berichtstitels "Meine Projektzeiten" als Überschrift des Zeitberichts. 

Ausgabeformat

Wird dieses Feld freigelassen erhält man die Ausgabe auf dem Bildschirm. Alternativ dazu kann das Ergebnis auch als druckfreundliche Version dargestellt bzw. als PDF oder Excel gespeichert werden. 

Auswahlbaum

Dieser Parameter bietet folgende Auswahlmöglichkeiten: Gruppen mit Einsichtsberechtigung, Alle Gruppen.

• Gruppen mit Einsichtsberechtigung:  zeigt alle Gruppen an, die der User einzusehen berechtigt ist.
• Alle Gruppen: zeigt alle Gruppen des Unternehmens an, auch wenn der User nicht berechtigt ist, alle abzufragen.

Suche

Wird ein  Suchbegriff eingegeben, wird in allen Gruppen gesucht, für die eine Einsichtsberechtigung vorliegt. Es ist möglich nach einem kompletten Namen (Familienname, Vorname) oder nach einem Teil des Namens zu suchen. Das Ergebnis beinhaltet dann sowohl alle möglichen Familien-, als auch Vornamen und wird farblich hervorgehoben.

Selektion bei Suche berücksichtigen

Auswahl

Bei diesem Parameter hat der Benutzer die Auswahl zwischen Organigramm und Favoriten, die vom Benutzer selbst angelegt werden können.

• Alle Ordner, die mit einem Plus (+) Symbol versehen sind, lassen sich noch weiter aufklappen und zeigen so die Untereinheiten.
• Durch Anklicken wird die betreffende Einheit angehakt. Durch einen Doppelklick werden automatisch auch alle Untereinheiten angehakt
• durch Anklicken des grünen Pfeils > Untergruppen anzeigen bis Tiefe (Tiefe 1-3) > werden alle vorhandenen Untergruppen angezeigt
• mit Hilfe des blauen Pfeils > Baum minimieren > wird diese Ansicht wieder minimiert, es scheinen nur die Übergeordneten Gruppen auf
• Details anzeigen > durch Anklicken des Symbols  werden die selektierten Gruppen übersichtlich in einer Liste rechts neben dem Symbol angezeigt. Ein erneutes Anklicken blendet die Detailinformationen wieder aus.
• Durch Anklicken der Abfrage - Schaltfläche wird die Suche gestartet.

• Um eine Person zur Favoriten-Liste hinzuzufügen > blauen Pfeil anklicken > Person selektieren > "Hinzufügen" Schaltfläche anklicken
• Die Reihenfolge der Personen auf der Favoritenliste kann mit Hilfe der Pfeiltasten jederzeit verändert werden
• Möchte man eine Person aus der Favoritenliste entfernen, so klickt man auf das rote Lösch-Symbol rechts neben dem Namen.
• Genauso ist mit Gruppen zu verfahren.

Auswertungsbeispiele

Mit Hilfe der folgenden Screenshots werden die Auswirkungen einiger der oben beschriebenen Parameter gezeigt. 

Ansichtsvariante

In obigem Screenshot wurde der Parameter Ansichtsvariante auf Sortiert nach Buchungselement gestellt. Dadurch ergibt sich eine Gliederung nach den einzelnen Projekten. Jede Projektzeit-Erfassung wird unter dem entsprechenden Projekt angezeigt - die Einträge sind also nur  innerhalb eines Projekts chronologisch dargestellt. Nach dem Jahr und dem Monat der Buchung folgt die Abteilung und der Name des Mitarbeiters, der die Projektzeit erfasst hat. Somit kann genau nachvollzogen werden, wie sich die Summe der Projektaufwände zusammensetzt. 

In obigem Screenshot wurde der Parameter Ansichtsvariante auf Sortiert nach Datum gestellt  - dadurch werden alle Projektzeit-Erfassungen, ungeachtet welches Projekt sie betreffen, in chronologischer Reihenfolge ausgegeben. Wie unter dem vorhergehenden Screenshot (Sortiert nach Buchungselement) beschrieben scheinen alle Mitarbeiter unter den jeweiligen Gruppennamen auf, die zuvor in der Suchmaske unter dem Parameter Auswahl gewählt wurden.

In obigem Screenshot wurde der Parameter Ansichtsvariante auf Vergleich Projektzeit / Anwesenheitszeit gestellt. Der Sinn dieser Variante ist es, auf einen Blick zu erkennen ob sich die Summe der gebuchten Anwesenheitszeiten mit der Summe der erfassten Projektzeiten deckt. Am Screenshot ist ersichtlich, dass dies lediglich beim Mitarbeiter Max Haas der Fall ist. Im Gegensatz dazu hat Herr Huber Peter 1,07 Stunden (blau) mehr Projekt- als Anwesenheitszeit gebucht - Grund dafür könnte sein, dass er einmal vergessen hat sich rechtzeitig einzubuchen. Herr Renner Rudi hingegen weißt ein Minus (rot) von 5,58 Stunden auf, da seine Anwesenheitszeit seine Projektzeit übersteigt. Die letzte Differenz ist so hoch, dass für die Gesamtheit der ausgegebenen Gruppe ein Minus (rot) von 4,51 Stunden entsteht.    

Projekthierarchie anzeigen

In obigem Screenshot wurde der Parameter Projekthierarchie anzeigen auf Ja gestellt. Dadurch werden Subprojekte (hier: Workflow EDV) in der expandierten Ansicht mit Zeileneinzug angezeigt. In der zusammengefalteten Ansicht scheinen Subprojekte nicht auf.

Einzelbuchungen anzeigen: Ja

Dieser Parameter ist nur verfügbar, wenn im Feld Ansichtsvariante entweder die Option Sortiert nach Buchungselement oder Sortiert nach Datum ausgewählt ist. Der folgende Screenshot zeigt eine Ausgabe mit der Variante Sortiert nach Buchungselement mit Einzelbuchungen:

Einzelbuchungen anzeigen: Nein

In folgendem Screenshot wurde der Parameter Einzelbuchungen anzeigen auf Nein gestellt. Deshalb werden von den jeweiligen Mitarbeitern nur die Summen erfassten Projektzeiten angezeigt, nicht aber die einzelnen Projektzeit-Buchungen.

Alternativer Berichtstitel

General information

The structure of this menu item is similar to the one described in the chapter My Project Times . The menu item Project times of my employees is only visible for persons who are in the loose group PTM-Mgm. With this menu item the own and the project times of the employees in his area of competence can be evaluated according to different criteria.

The result of the project time query can also be saved as Excel or prepared for printing. The corresponding symbols  are located in the upper right corner.

Display single bookings and expand report

The result of the query can be expanded by clicking on  - i.e. each individual booking is displayed in the corresponding period.

In order to better illustrate the effect of the individual parameters, this action was performed on all screenshots. Here is the only exception:

(In this screenshot the report was folded by clicking on . It is now only a rough overview of the year 2015.)

The search mask

From and To

These parameters are used by the user to set the time period to be queried. This can be done both by direct input (in dd.mm.yyyy format) and by clicking on the corresponding day in the calendar .

Structure

This is to be understood as the path under which the respective project can be found. Also starting with the prefix. However, since there is usually only one structure anyway, there is usually no need to make any changes here.

Project

It is possible to directly select projects by entering (parts of) the name/short name or codes. If the entered text cannot be clearly assigned to a project, a list of all projects corresponding to the input is displayed. 
Alternatively, the list view of the projects can be opened by clicking on . This is explained in detail in the menu item Project time booking . 

View variant

In this dropdown element, you can decide whether the result of the query should be sorted by booking element (project time booking), chronologically by date, by project or by employee, or whether it should be displayed in the form of a comparison of the attendance time with the recorded project time. The effect of this choice is shown under the point evaluation examples. 

Selecting the billability

This parameter determines whether or not the system is to filter on the basis of billability. All: All projects are displayed regardless of their billability. If you select Billable, only those projects are evaluated in the query that were previously defined as billable. 

Display project hierarchy

This parameter is not available for selection if the Sorted by date option is selected under View variant. If Display project hierarchy is now set to Yes, the difference between projects and subprojects is clearly displayed in the result of the query (Hierarchy). 

Display single bookings

If this parameter is set to Yes, the result of the evaluation gives you access to all your own bookings made for the respective projects / the selected project.     

Alternative report title

The text entered here will later appear as the headline of the time report instead of the default report title "My Project Times".   

Output format

If you leave this field blank, you get the output on the screen. Alternatively, the result can also be displayed as a print-friendly version or saved as a PDF or Excel file.  

Selection tree

This parameter offers the following selection options: Groups with access authorization, All groups.

• Groups with access rights: Displays all groups that the user has access to.
• All groups: displays all groups of the company, even if the user is not authorized to view them all.

Search

If a search term is entered, the system searches in all groups for which access authorization exists. It is possible to search for a complete name (surname, first name) or for a part of the name. The result then contains all possible surnames as well as first names and is highlighted in color.

Include selection in search

In principle, all groups for which access authorization exists are searched when an entry is made in the Search field.
If this option is checked, only the groups selected under Selection will be searched.

Selection

With this parameter, the user has the choice between organigrams and favorites, which can be created by the user himself.

• Organigram
• All folders marked with a plus (+) symbol can be expanded further to show the subunits.
• By double-clicking, all subunits are automatically checked.
• By clicking on the green arrow > Display subgroups to depth (depth 1-3) > all existing subgroups are displayed.
• Use the blue arrow > Minimize tree > to minimize this view again, only the parent groups appear on the screen.
• Show details > By clicking on the symbol, the selected groups are clearly displayed in a list to the right of the symbol . Click again to hide the detailed information.
• Clicking the query button starts the search.
• Favorites
  Using this parameter, each user can create their own favorites list, which can contain both persons and groups that are frequently queried. The Favorites list can be customized at any time.
• 

• To add a person to the favorites list > click the blue arrow > select a person > click the "Add" button
• The order of the persons on the favourites list can be changed at any time using the arrow keys
• If you want to remove a person from the favorites list, click on the red delete icon to the right of the name.
• The same procedure is used for groups.

Auswertungsbeispiele

The following screenshots show the effects of some of the parameters described above. 

View variant

In the screenshot above, the View variant parameter was set to Sorted by booking element. This results in a structure according to the individual projects. Each project time entry is displayed under the corresponding project - the entries are therefore only displayed chronologically within one project. The year and month of the booking are followed by the department and the name of the employee who entered the project time. This makes it possible to see exactly how the sum of the project expenses is made up. 

In the screenshot above, the View Variant parameter has been set to Sorted by Date - so all project time entries, regardless of which project they concern, are displayed in chronological order. As described in the previous screenshot (Sorted by booking element), all employees are listed under the respective group names that were previously selected in the search mask under the Selection parameter.

In the screenshot above, the View Variant parameter was set to Project Time by Project. The example of the internal projects clearly shows that in this view variant not only the recorded project times of the logged in user, but also those of all other employees appear under the corresponding project.
Which employees are displayed here depends on which groups or persons have been selected in the project effort search mask under the Selection parameter.

In the above screenshot the parameter View variant was set to Project time by employee. This results in a structure according to the individual employees. Each project time entry is displayed under the corresponding employee - the entries are therefore only displayed chronologically within one employee.
Which employees are displayed here depends on which groups or persons have been selected in the project effort search mask under the parameter Selection.

In the screenshot above, the View Variant parameter was set to Comparison Project Time / Presence Time. The purpose of this variant is to recognize at a glance whether the sum of the booked attendance times corresponds to the sum of the recorded project times. The screenshot shows that this is only the case with employee Max Haas. In contrast, Mr. Huber Peter booked 1.07 hours (blue) more project time than attendance time - the reason could be that he once forgot to book in time. Mr. Renner Rudi, on the other hand, has a minus (red) of 5.58 hours, as his presence time exceeds his project time. The last difference is so high that a minus (red) of 4.51 hours results for the entire group.   

Display project hierarchy

In the screenshot above, the parameter Display project hierarchy was set to Yes. Subprojects (here: Workflow EDV) are displayed in the expanded view with line indent. Subprojects do not appear in the folded view.

Display single bookings: Yes

This parameter is only available if either Sorted by Posting Item or Sorted by Date is selected in the View Variant field. The following screenshot shows an output with the variant Sorted by Posting Element with Single Postings:

Display single bookings: No

In the following screenshot the parameter Show single bookings was set to No. For this reason, only the total project times recorded by the respective employees are displayed, but not the individual project time postings.

Alternative report title

In the above screenshot, the text framed in red on the screenshot was entered using the Alternative Report Title field. The text is freely selectable and replaces the default title "Project times of my employees:", which can be found here on all other screenshots.