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Ist die Dienstreise abgeschlossen, so hat der Benutzer die Möglichkeit, die Reiseabrechnung mit den tatsächlich angefallen Kosten und Reisezeiten zu befüllen.
Der Reiseantrag, der bis zum Abschluss der Dienstreise "geruht" hat, geht als Vorlage für die Reiseabrechnung in die Liste der offenen Aufgaben des Benutzers über, der diesen dann entsprechend anpasst.
Weiters besteht auch die Möglichkeit, bei Mitarbeitern die keine Genehmigung für einen Reiseantrag benötigen, direkt über diesen Menüpunkt die Abrechnung zu beantragen.
Die folgenden Beschreibungen beziehen sich auf die Standardversion der Dienstreise-Abrechnung. Aufgrund der Möglichkeit diese zu individualisieren, kommt es mitunter an einigen Stellen beim jeweiligen Benutzer zu Abweichungen was die angezeigten Felder / Eingabemöglichkeiten betrifft.
Die Dienstreise-Abrechnung umfasst 7 Schritte, wobei die Schritte mit Bezug auf Reisedaten, Kosten und Dateien bereits aus dem Dienstreise-Antrag bekannt sind.
Hier eine Gegenüberstellung des Dienstreise-Antrags und der Dienstreise-Abrechnung.
In dieser Eingabemaske muss nun die tatsächliche Gesamtdauer der Reise eingegeben werden. Aufgrund der Eingaben in von Datum, bis Datum, von Uhrzeit und bis Uhrzeit wird das zustehende Taggeld berechnet. Die Felder Nächtigungsgelder und Anzahl von Firma bezahlte Mahlzeiten beziehen sich nur auf den Inlandsteil der Dienstreise.
Nächtigungsgelder: Hier ist gegebenenfalls die Anzahl der privaten Nächtigungen (also nicht in einem Hotel; ohne Rechnung; z.B.: bei Verwandten / Freunden) im Inland zu erfassen. Diese Nächtigungen werden in der Regel mit einem Pauschalbetrag abgegolten der vom jeweiligen Kollektivvertrag abhängt.
Anzahl von Firma bezahlte Mahlzeiten: Hier ist die Anzahl der von der Firma bezahlten Mahlzeiten zu erfassen (nur die im Inland erhaltenen Mahlzeiten).
In diesem Schritt sind jene Teile der Reise zeitlich zu erfassen, die sich außerhalb der Inlandsregion abgespielt haben. Das ist entscheidend um das Taggeld korrekt zu berechnen, da dieses in jedem Land unterschiedlich hoch ausfällt.
Per Klick auf Reiseetappe hinzufügen, können entsprechend der Reiseroute alle Auslandsaufenthalte in den jeweiligen Ländern erfasst werden.
Unter Region kann die entsprechende Region (Land) ausgewählt werden.
Wichtig ist hier das von- und bis Datum, sowie die von- und bis Uhrzeiten, damit die anteiligen Taggelder richtig berechnet werden.
Bei Flügen sind die Zeitpunkte des Abfluges und der Landung am inländischen Flughafen zu erfassen. Zeiträume der Dienstreise, die nicht Auslandsetappen gedeckt sind, sind automatisch Inlandsetappen und nicht extra zu erfassen.
Unter Taggeldabzüge ist die Anzahl der Tage zu erfassen, an denen der Dienstnehmer ein Mittagessen UND ein Abendessen im Ausland erhalten hat - hat der Mitarbeiter nicht beides erhalten, werden die Auslandsdiäten nicht reduziert.
Per Klick auf können Auslandsetappen wieder entfernt werden.
Nächtigungsgelder: Hier ist gegebenenfalls die Anzahl der privaten Nächtigungen (also nicht in einem Hotel; ohne Rechnung) in der jeweiligen Region (Land) zu erfassen. Diese Nächtigungen werden in der Regel mit einem Pauschalbetrag abgegolten der vom jeweiligen Kollektivvertrag abhängt.
Seit 1. Jänner 2008 werden Tagesgelder für Auslandsreisen auf die gleiche Weise berechnet wie Tagesgelder für Dienstreisen im Inland. Der Betrag der dem Mitarbeiter für eine ganztägige Dienstreise zusteht, hängt vom Dienstvertrag und dem Land des Aufenthalts ab.
Anspruch auf Kilometergeld ensteht, wenn ein privates Kraftfahrzeug für eine Dienstreise verwendet wird.
Sollte sich die Reise über mehrere Tage erstrecken, so sind die zurückgelegten Strecken für jeden Tag einzeln, unter Angabe der Route zu erfassen. Das Prinzip gleicht praktisch einem Fahrtenbuch. Optional besteht auch die Möglichkeit das Kennzeichen der jeweiligen Mitarbeiter im Reiter Kilometergeld zu erfassen - anschließend können Auswertungen pro Kennzeichen (=Auto) erstellt werden. Die Wartung der Kennzeichen kann durch den Mitarbeiter selbst erfolgen.
Die zu verrechnenden Kilometergelder ergeben sich automatisch durch die Eingabe des Kilometerstandes am Beginn (von Kilometer) und am Ende (bis Kilometer) der Dienstreise (steuerliche Anforderung). Optional kann auch nur die Anzahl der gefahrenen Kilometer erfasst werden.
Ausgangspunkt der Dienstreise ist der Dienstort bzw. der Wohnort falls dieser dem Zielort näher liegt.
Mitbeförderte Personen (Anzahl Mitfaherer) sind im Ausmaß der tatsächlichen Kilometer (Anzahl/km Mitfahrer) zu erfassen.
Die amtlichen Sätze für Kilometergeld bzw. Mitfahrerzuschlag pro Kilometer sind jeweils dem EStG zu entnehmen und im System hinterlegt. Durch die Bezahlung des Kilometergeldes sind sämtliche Nebenkosten (Maut, Parkgebühren, Garage,...) steuerlich abgedeckt. Eine gesonderte Verrechnung dieser Nebenkosten ist also nicht gestattet - es sei denn, die Reise wurde mit dem Firmenauto angetreten (wodurch der Anspruch auf Kilometergeld entfällt).
Hier werden die Kosten der einzelnen Belege erfasst.
Im Fall von Frau Fröhlich wurden ein Mautbeleg in der Höhe von 15,- Euro und ein Parkschein in der Höhe von 5,- Euro und zusätzliche Bemerkungen eingetragen.
Auch die Eingabe in anderen Währungen ist möglich. Die Umrechnungskurse werden tagesaktuell im System eingespielt.
Eine Liste der derzeit unterstützten Währungen finden Sie unter folgendem LinkOnce the business trip has been completed, the user has the option of filling the travel expense statement with the actual costs incurred and travel times.
The travel request that has been "suspended" until the end of the business trip is transferred to the list of open expenses of the user as a template for Travel Expenses, who then adjusts it accordingly.
You can also use this menu option to request settlement directly for employees who do not require approval for a travel request.
The following descriptions refer to the standard version of Business Trip Accounting. Due to the possibility of individualizing these, there are sometimes differences in the displayed fields / possible entries for the respective user.
Business trip expense accounting comprises 7 steps, whereby the steps relating to travel data, costs and files are already known from the business trip request.
Here is a comparison of the travel request and the travel expense statement.
The actual total duration of the trip must now be entered in this input mask. Based on the entries in from date, to date, from time and to time, the due daily allowance is calculated. The Overnight allowance and Number of meals paid by company fields only refer to the domestic part of the business trip.
Overnight allowance: If necessary, enter the number of private overnight stays (that is, not in a hotel; without an invoice; for example, for relatives/friends) in Germany. These overnight stays are usually compensated with a lump sum that depends on the respective collective agreement.
Number of meals paid by the company: Enter the number of meals paid by the company (only meals received domestically).
In this step, those parts of the trip that took place outside the domestic region must be recorded in time. This is crucial in order to calculate the daily allowance correctly, since it varies in each country.
By clicking on Add travel stage, all stays abroad in the respective countries can be recorded according to the travel route.
Under Region you can select the corresponding region (country).
The from and to dates as well as the from and to times are important here so that the pro rata daily allowances are calculated correctly.
For flights, the times of departure and landing at the domestic airport must be recorded. Periods of the business trip that are not covered by international stages are automatically domestic stages and not to be recorded separately.
The number of days on which the employee received lunch AND dinner abroad must be entered under daily allowance deductions. If the employee has not received both, the international diets are not reduced.
By clicking on , foreign stages can be removed again.
Overnight allowances: The number of private overnight stays (i.e. not in a hotel; without invoice) in the respective region (country) may have to be entered here. These overnight stays are usually compensated with a lump sum which depends on the respective collective agreement.
Since 1 January 2008, per diem allowances for trips abroad have been calculated in the same way as per diem allowances for domestic business trips. The amount the employee is entitled to for a full-day business trip depends on the employment contract and the country of residence.
Entitlement to kilometer allowance arises when a private motor vehicle is used on a business trip.
If the journey extends over several days, the distances covered must be recorded individually for each day, specifying the route. The principle is similar to a logbook. As an option, it is also possible to enter the number plate of the respective employee in the Mileage allowance tab - evaluations can then be created for each number plate (=car). The maintenance of the number plates can be carried out by the employee himself.
The kilometer allowances to be charged are automatically calculated by entering the kilometer reading at the beginning (from kilometer) and end (to kilometer) of the business trip (tax requirement). Optionally, only the number of kilometers driven can be entered.
The starting point of the business trip is the place of employment or the place of residence if this is closer to the destination.
Passengers carried (number of passengers) must be recorded to the extent of the actual number of kilometers (number/km of passengers).
The official records for mileage allowance or passenger allowance per kilometer are taken from the EStG and stored in the system. By paying the kilometer allowance, all incidental costs (tolls, parking fees, garage, and so on) are covered for tax purposes. A separate settlement of these additional costs is therefore not permitted - unless the trip was started with the company car (which eliminates the entitlement to mileage allowance).
The costs of the individual documents are entered here.
In the case of Mrs. Fröhlich, a toll voucher amounting to 15 euros and a parking ticket amounting to 5 euros and additional remarks were entered.
Also the input in other currencies is possible. The exchange rates are entered into the system on a daily basis.
A list of the currently supported currencies can be found under the following link: https://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html
Mit diesem letzten Schritt kann der Angestellte die Arbeitszeit, die ihm aufgrund der fehlenden Zeit-Buchungen noch nicht gutgeschrieben wurde, richtigstellen.
Im Zusammenhang mit eintägigen Dienstreisen kann mit der Auswahl automatisch die Zeitkorrektur für die Dauer der Dienstreise (eingegeben unter 1. - Reisedaten) berechnet werden. Im Zusammenhang mit (ein- oder) mehrtägigen Dienstreisen ist mit der Auswahl manuell die händische Korrektur der Zeit-Buchung durchzuführen - dies ist im Fall von Frau Fröhlich geschehen.
Auch die Unterscheidung zwischen
und
Reisezeit kann im System abgebildet werden.
Speichern und Weiterleiten: Nachdem der Dienstreise-Abrechnung-Antrag fertiggestellt ist, kann er durch Klick auf dieses Feld gespeichert und gleichzeitig der Workflow gestartet werden - das heißt zur Bearbeitung (Genehmigung) an den Vorgesetzten weitergeleitet (in seine offenen Aufgaben) werden.
Stornieren: Per Klick auf diesen Button kann die Dienstreise-Abrechnung storniert werden.
Speichern: Die getätigten Eingaben werden als Entwurf gespeichert und können unter offene Aufgaben zu einem späteren Zeitpunkt weiter bearbeitet werden.
Zurück: Durch Klicken dieses Buttons wird die Reise-Abrechnung verlassen
In the 5th step, all data recorded by the employee is evaluated and clearly displayed.
Diets
The daily allowances calculated by the system (according to the valid PPA) are displayed here.
Kilometer allowances
Since Mrs. Fröhlich used the company car, she is not entitled to mileage allowance. If necessary, this is calculated on the basis of the difference between the mileage before and after the start / end of the business trip (car: 0.42 euro / kilometer; for each passenger, a further 0.05 euro / kilometer must be paid to the employee).
Receipts
The costs recorded, including the optional comments, appear here.
Total
All amounts (in euros) totaled.
In the 6th step, the applicant can scan files (such as scans of paid train/plane tickets, toll invoices, parking tickets, etc.) and send them to the... ) via the buttons Add attachment -> Select add file.
With this last step, the employee can correct the working time that has not yet been credited due to the missing time bookings.
In connection with one-day business trips, the time correction for the duration of the business trip (entered under 1. - Travel data) can be calculated automatically with the selection. In connection with (one-day or) several-day business trips, the manual correction of the time booking must be carried out manually with the selection - this has happened in the case of Mrs. Fröhlich.
Also the difference between
and
Travel time can be mapped in the system.
Save and Forward: After the business trip accounting request has been completed, it can be saved by clicking on this field and the workflow can be started at the same time - i.e. forwarded to the superior for processing (approval) (to his open tasks).
Cancel: By clicking on this button, the business trip accounting can be cancelled.
Save: The entries made are saved as a draft and can be edited later under Open Tasks.
Back: Clicking this button will exit Travel Accounting.
| Mime Type | text/xml |  | text/xml |
| Datei-name | | ||
| Größe (in Bytes) | 11073 |  | 10332 |
|
Version 1 von Inge Lederhofer
am 24.01.19 08:33:33 Name: Dienstreise-Abrechnung Variante: main - en Status: Veröffentlichung |  |
Version 2 von Inge Lederhofer
am 24.01.19 09:43:32 Name: Business trip accounting Variante: main - en Status: Veröffentlichung |
