Vacation calculation
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Übersicht |
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Vacation calculation: aliquotation remaining vacation
Here it is determined according to which method the factoring of the remaining vacation of an employee is to be calculated.
"Shadow account"
For vacation accrual, an aliquot remaining vacation balance is required. The system provides a "shadow account" on which a leaving factoring is performed for each day in the past. Per parameter it can be defined for the employee whether the result should be rounded or not.
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option |
description |
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Daily/Rounded upper bound (standard) |
The vacation is calculated exactly according to the number of days and rounded up in the process |
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Daily/not rounded |
Vacation is calculated exactly according to the number of days and rounded down |
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Monthly/not rounded |
Vacation is calculated according to the remaining months in the company and rounded down in the process |
Vacation calculation: Aliquot allocation in the year of entry
Basically, a distinction must be made as to whether the entry occurred in the first half of the year (01.01. - 30.06.) or in the second half of the year (01.07. - 31.12.).
Entry in the first half-year (01.01. - 30.06.)
The complete vacation entitlement is distributed proportionally over the first
six months using the following formula.
(Holiday entitlement / number of days in the year) * days from entry date =
current vacation entitlement rounded up to whole days.
In the sixth month, the remaining vacation entitlement is added to the remaining vacation account.
Entry in the second half of the year (01.07. - 31.12.)
In this case, the entitlement is first aliquoted. Then the vacation is divided
and credited in the first six months in the current and new vacation year:
1. first, the vacation entitlement is calculated on an aliquot basis:
(vacation entitlement / number of days in the year) * (12/31 - entry date) =
aliquot vacation entitlement [rounded up to whole days].
2. division of vacation entitlement in the first six months up to 31.12.
The vacation entitlement is credited to the remaining vacation account according
to the following formula:
(vacation entitlement / number of days in year) * days from entry date =
current vacation entitlement [rounded up to whole days].
In the sixth month, the remaining vacation entitlement is credited to the
remaining vacation account.
3. at the beginning of the new vacation year, the vacation entitlement is
credited until the six months are reached as of the last day of the year:
(full vacation entitlement / number of days in the year) * days from 01.01.
= current vacation entitlement [rounded up to whole days].
Partial aliquotation in case of resignation or reasons such as maternity leave
If the employee leaves, the entitlement in the leaving year is also reduced.
In order to ensure this, there is a checkbox "Aliquotqation leave
and e.g. parental leave". This checkbox is deactivated in the default
setting.
If such a factoring should be applied in the organization, the checkbox must be
set here!
(Vacation entitlement / days in year * days from start of leave year to leaving date) = new entitlement [Result is not rounded!]
Aliquoting in the case of erroneous reasons such as parental leave
Here, too, the activation of the checkbox "Aliquotqation leave and
e.g. parental leave" has an effect.
As soon as the corresponding absences are entered for the employee (exclusively
via 'from - to date' and not via subsequent absence reason), the days without
the absence reason are determined for the respective leave year.
Then the vacation entitlement for that year is reduced using the following formula:
(lVacation entitlement / days in year * days without reason for error in
the respective leave year) = new entitlement [result is rounded up].
The new aliquotation variant as of 07.09.2023. determines
according to which type the vacation entitlement is factored in the case of
entry and exit
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The type of vacation calculation is also an influencing factor; this is determined under "Vacation calculation: yearly entitlement":
- For "Calendar date" the 01.01. of the year counts for the calculation of the vacation entitlement.
- For "Entry date" the exact entry date counts for the calculation of the vacation entitlement.
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Parameter in Personalwolke |
Description |
|---|---|
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No |
Vacation calculation with calendar year: no factoring in the event of entry
during the year, vacation entitlement only at the beginning of the next calendar
year |
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legal standard (Austria) |
Entry in the first six months (01.01. - 30.06.)The complete vacation entitlement is distributed proportionally over the
first six months using the following formula. In the sixth month, the remaining vacation entitlement is added to the remaining vacation account. Entry in the second half of the year (01.07. - 31.12.)In this case, the entitlement is first aliquoted. Then the vacation is divided and credited in the first six months in the current and new vacation year: 1. first, the vacation entitlement is calculated on an aliquot basis: 2. division of vacation entitlement in the first six months up to 31.12.
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Aliquot |
Entry in the first six months (01.01. - 30.06.))In this variant, the vacation entitlement is always calculated on a pro rata basis, unless the employee joins the company on January 1 of the year. 1. First, the vacation entitlement is calculated on a pro rata basis:
2. Breakdown of vacation entitlement in the first 6 months Entry in the second half of the year (01.07. - 31.12.)Also in this case, the entitlement is first aliquoted. After that, the leave is divided and credited in the first six months in current and new leave year: 1. First, the vacation entitlement is calculated aliquot: 2. Breakdown of vacation entitlement in the first 6 months up to 31.12.
3. At the start of the new vacation year, the vacation entitlement is
credited until the six months are reached as of the last day of the year: |
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Aliquot part time |
Is usually only relevant for municipalities. Here, the remaining leave is automatically factored when the weekly hours are changed. The remaining leave
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Aliquotation when changing time models
If an employee changes the time model and the number of working days changes as a result, the following accounts are converted on the basis of the old working days and the new working days:
- Current entitlement / current number of working days * new number of working days = new entitlement
- Remaining leave current year / current number of working days * new number of working days = new remaining leave current year
- Remaining leave previous year / current number of working days * new number of working days = new remaining leave previous year
- Remaining leave previous year / current number of working days * new number of working days = new remaining leave previous year
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Parameter in Personalwolke |
Description |
|---|---|
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No |
no aliquotation |
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Part-time according to weekly hours in the weekly program |
calculation according to "Aliquot part time" |
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art-time according to working days in the weekly program |
The calculation is based on the formulas of "Aliquotation in case of resignation or reasons as parantal leave" |
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Part-time factor |
calculation according to "Aliquot part time" |
Vacation calculation: Entitlement (yearly)
Here, the vacation entitlement in days or hours is specified, which the respective employee is entitled to in a full year.
Vacation calculation: Entitlement in days or hours?
Here the selection is made whether the vacation entitlement specified under "Entitlement (yearly.)" is credited in days or hours per year.
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Option |
description |
|---|---|
| Days |
Vacation entitlement is evaluated in days per year |
| Houers |
Vacation entitlement is evaluated in hours per year |
Vacation calculation: Special claim
Here, the special leave entitlement per year can be entered for the person in question. These special leave days are used, for example, in the event of a wedding, relocation, death or the partner giving birth to a child.
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value |
unit |
|---|---|
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numerical |
days/hours per year |
Vacation staggering
The following parameters (marked in red) are relevant for this in the personnel cloud.
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Vacation calculation: Fictitious entry date
The fictional entry date is used to calculate the correct leave entitlement in terms of years of service (according to the scale). Since a certain number of years of service, school or university periods can be credited, the fictitious entry date is calculated to determine the position in the scale, regardless of the actual entry date. If no fictitious entry date is entered, no step change will occur.
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value |
unit |
|---|---|
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Datum |
Day and month two digits, year four digits (DD.MM.YYYY) or use calendar |
Vacation calculation: Level 1 (2/3/4) - after X years of working
In the Personalwolke, it is possible to define up to 4 different values for vacation entitlement per employee in a scale. Here, it is possible to specify after how many creditable years of service the person moves up to scale 1 and is thus entitled to more vacation entitlement.
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value |
unit |
|---|---|
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numerical |
Number of years of service from which the 1st (2nd/3rd/4th) squadron is active |
Vacation calculation: Level 1 (2/3/4) - Vacation entitlement
Here, the (increased) vacation entitlement provided for level 1 (2/3/4) is defined in days per year. After the predefined number of years of service has been completed, the vacation entitlement is automatically increased to this value.
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value |
unit |
|---|---|
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numerical |
vacation entitlement per year in the 1st (2nd/3rd/4th) level |
The settings for level 2, 3 and 4 behave exactly the same as those for level 1, the number of necessary years of service and the new (increased) vacation entitlement are entered in each case.
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Beispiel
Der Kollektivvertrag einer Bank sieht vor, dass der Urlaubsanspruch ab dem 20. Dienstjahr 30 Tage beträgt.
Der Eintrag sieht wie folgt aus:
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Der Kollektivvertrag der Bank sieht vor, dass auch Vordienstzeiten bei anderen Banken in diese Dienstjahre mit einzuberechnen sind.
Mitarbeiterin Charon ist im April 2022 ins Unternehmen eingetreten, hat aber bereits 18 Jahre Vordienstzeit bei einem anderen Bankinstitut "mitgebracht". Um ihren rechtmäßigen Urlaubsanspruch nach 20 Dienstjahren zu gewährleisten, wird daher das fiktive Eintrittsdatum so gesetzt, dass sie, nach Vollendung der 20 Dienstjahre (18 Dienstjahre beim vorherigen Arbeitgeber + 2 Dienstjahre beim aktuellen Dienstgeber) tatsächlich 30 Urlaubstage pro Jahr.
Für die richtige Erfassung sind folgende Daten wichtig:
- Dienstbeginn beim vorherigen Dienstgeber
- Dienstende beim vorherigen Dienstgeber
- anrechenbare Dienstjahre beim vorherigen Dienstgeber (Berücksichtigung von Abwesenheiten laut Kollektivvertrag)
Im Beispielsfall sind dies
- Dienstbeginn beim aktuellen Dienstgeber: 01.04.2022
- Dienstbeginn beim vorherigen Dienstgeber: 01.03.2004
- Dienstende beim vorherigen Dienstgeber: 01.02.2022
- Dienstzeit: 17 Jahre, 1 Monate
- Abzüge: 1 Jahr, 1 Monat Karenz
- anrechenbare Dienstjahre zum Dienstende: 16 Jahre
Diese 16 Jahre müssen bei der Eingabe des fiktiven Eintrittsdatums berücksichtigt werden.
Das fiktive Eintrittsdatum lautet damit: 01.04.2006
Zeitpunkt, ab dem die 20 Dienstjahre vollendet sind: 01.04.2026
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Urlaubsverrechnung: Stichtag Hinzuzählung
Hier wird der Tag im Jahr definiert, am welchem der Urlaubsanspruch auf dem Resturlaubskonto gutgeschrieben wird. Diese Einstellung beeinflusst auch das Verhalten der Option "Urlaubsverrechnung: Aliquotierung des Eintrittsjahres". Außerdem wird dieser Stichtag auch verwendet, um den Anspruch für Pflege/Sonderurlaub gutzuschreiben.
- Bei Verrechnung mit Kalenderjahr sollte hier der 1.1. stehen -> der Urlaubsanspruch wird dann jeweils am 1.1. jeden Jahres dem Resturlaubskonto gutgeschrieben. Es kann jedoch auch jedes andere Datum für eine Gutschrift des Urlaubs definiert werden.
- Bei Verrechnung mit Eintrittsdatum sollte hier das Eintrittsdatum stehen -> der Urlaubsanspruch wird dann jeweils jährlich zum Jahrestag des Eintrittsdatums dem Resturlaubskonto gutgeschrieben.
Die jeweilige Eingabe erfolgt im Feld "Hinzuzählung des jährlichen
Anspruchs".
Sollte keine Auswahlmöglichkeit passend sein, gibt es über das Feld
"Alternativer Stichtag der Hinzuzählung" die Möglichkeit einer
Datumseingabe.
Wird in diesen Feld kein Wert eingetragen, dann wird kein Urlaub gutgeschrieben!
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Wert |
Beschreibung |
|---|---|
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Kalenderjahr |
Verrechnung mit Kalenderjahr: 01.01.YYYY |
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Eintrittsdatum |
Verrechnung mit Eintrittsdatum: DD.MM.YYYY |
Urlaubsverrechnung: Urlaubsverfall Stichtag
Sollte in der unten erwähnten Einstellung "Urlaubsverfall/Verjährung" die Option "Stichtag, Urlaubsverfall DE" ausgewählt worden sein, kann hier ein beliebiger Stichtag gewählt werden, am welchem der restliche Urlaubsanspruch des vergangenen Jahres verfallen soll.
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Wert |
Beschreibung |
|---|---|
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Datum |
Format: DD.MM.YYYY - an diesem Datum (Stichtag) verfällt der Resturlaub des Vorjahres automatisch |
Urlaubsverrechnung: Urlaubsverfall/Verjährung
Lt. österreichischem Urlaubsgesetz darf ein Mitarbeiter maximal 3 volle Jahres-Urlaubsansprüche mitnehmen. Wird diese Schwelle überschritten, verfällt der älteste Urlaubsanspruch nach dieser Zeit ("first in/first out"-Prinzip). Hier kann festgelegt werden, ob Personalwolke diese Regelung automatisch durchführen soll. Zusätzlich kann im Falle eines früheren Verfalls von Urlaubstagen auch ein Stichtag (oben erklärt) festgelegt werden.
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Option |
Beschreibung |
|---|---|
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Ja |
wenn die Schwelle von 3 Jahren überschritten ist, so verfällt der noch vor dieser Zeit mitgenommene, älteste Resturlaub |
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Nein |
wenn die Schwelle von 3 Jahren überschritten ist, verfällt der übersteigende Resturlaub NICHT automatisch |
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Stichtag, Urlaubsverfall DE |
der Urlaubsanspruch aus dem Vorjahr verfällt zu dem unter "Urlaubsverrechnung: Urlaubsverfall Stichtag" gewählten Datum |
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Beispiele
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Ausgangssituation - Variante Urlaubsstichtag Deutschland:
- Am 31.12. hat der Mitarbeiter einen (Rest-) Urlaub von 5 Tagen.
- Am 1.1. bekommt der Mitarbeiter seinen neuen Urlaub in Höhe von 25 Tagen.
- Der Mitarbeiter hat Urlaub von 3.2. bis 5.2.
- Der Stichtag für den Urlaubsverfall ist der 31.3.
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Datum |
Urlaub konsumiert |
Urlaub aktuelles Jahr |
Urlaub Vorjahr |
Urlaubsverfall |
|---|---|---|---|---|
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31.12. |
5 |
0 |
0 |
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01.01. |
25 |
5 |
0 |
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03.02. |
1 |
25 |
4 |
0 |
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04.02. |
1 |
25 |
3 |
0 |
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05.02 |
1 |
25 |
2 |
0 |
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31.03. |
25 |
0 |
2 |
Die 3 Urlaubstage im aktuellen Jahr werden zuerst vom Resturlaub des Vorjahres abgezogenm und zwar so lange, bis dieser aufgebraucht ist. Am Stichtag (31.03.) verfällt dann der unverbrauchte Resturlaub aus dem Vorjahr. Wird ein Urlaubstag am Stichtag beantragt, so wird dieser vor dem Verfall noch vom Resturlaub abgezogen (auf das Beispiel oben bezogen bedeutet das, dass wenn am 31.03. noch ein Urlaubstag eingegeben worden wäre, nur 1 Urlaubstag verfallen wäre und nicht 2).
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