Dies nachfolgende Anleitung gilt für die Erfassung in Please notice: this manual refers only to HR-Expert! 

Sie wollen das Dienstende eines Mitarbeiters in der Personalwolke erfassen? 

Nachfolgend finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung dazu, wie Sie

• Austritte anlegen
• Austritte vormerken
• vorgemerkte Austritte ändern
• vorgemerkte Austritte zurückziehen
• Austritte umsetzen
• umgesetzten Austritt ändern
• umgesetzten Austritt zurückziehen

können.  

Für die Durchführung ist es notwendig, eine Entscheidung zu treffen: 

• Ist das Dienstende sicher (zum Beispiel bei fristloser Entlassung, Pensionsantritt oder Tod des Mitarbeiters)?  

Wenn ja, dann finden Sie unter "Austritt umsetzen" alle nötigen Informationen.

• Kann es noch Änderungen zum Dienstende geben (zum Beispiel zum letzten Arbeitstag oder könnte eine einseitige Kündigung zu einer einvernehmlichen werden)? 

Dann gehen Sie bitte zum Menüpunkt "Vormerkung des Austritts"

In beiden Fällen beginnt die Eingabe mit dem Aufrufen der Personenmaske:

Schritt 1 -  Aufrufen des Mitarbeiters und Öffnen der Eingabeseite

Die Erfassung eines Mitarbeiteraustritts erfolgt über den Button "Mehr" in der Profil-Ansicht und die Anwahl der Funktion "Dienstverhältnis beenden"  (siehe Bild 1a und Bild 1b)

Bild 1a

Bild 1b

Schritt 2 - Eingabe der bekannten Daten zum Dienstende

siehe Bild 2

Bild 2

Zum Abschluss der Eingabe können Sie wahlweise den Austritt vormerken lassen oder den Austritt umsetzen, je nachdem, was im konkreten Fall sinnvoller ist. 

Weitere Informationen zu den Eingabefeldern finden Sie unter Austritt Feldverzeichnis

Schritt 3a - Vormerkung des Austritts

Die Vormerkung eines Austritts ist dann sinnvoll, wenn der Austritt als solches (Datum, Grund, Vereinbarungen dazu etc) noch nicht fix ist. Bis zum Erreichen des Austrittsdatums ist eine Änderung der Daten noch jederzeit möglich. 

Die Vormerkung des Austritts wird mit Klick auf den Button "Austritt vormerken" aktiviert, siehe  Bild 3

Bild 3

Wurde ein Austritt vorgermerkt, hat dies folgende Auswirkungen: 

• der Austritt wird in der Personenmaske/Beschäftigung im Reiter "Austritte" als Vormerkung angezeigt (siehe Bild 4)
• im Reiter Beschäftigung/Beschäftigungszustände wird das Austrittsdatum bei "Beschäfitgung" angezeigt, der Beschäftigungszustand ist aber nach wie vor auf "aktiv" gestellt (siehe Bild 5)
• Ein vorgemerkter  Austritt wird mit letztem Arbeitstag automatisch umgesetzt, mit den gleichen Konsequenzen wie ein sofort umgesetzter Austritt.

Bild 4

Bild 5

Vorgemerkten Austritt ändern

Haben sich Daten zum Austritt, z.B. das Datum des letzten Arbeitstags, geändert, sind folgende Schritte zu setzen:

• Über den Button "Mehr" in der Profil-Ansicht wird "Austritt ändern/zurückziehen" angewählt.  (Bild 6)
• In der Maske werden die geänderten Daten eingegeben, der Status bleibt auf "vorgemerkt" (Bild 7)
• Durch Anklicken von "Speichern" wird die Änderung der Austrittsvormerkung gesichert. 

Bild 6

Bild 7

Vorgemerkten Austritt zurückziehen

Wird das Dienstverhältnis nicht beendet, so ist ein Zurückziehen der Vormerkung möglich. 

Dazu wählt man im 1.Schritt, wie bei der Änderung der Vormerkung, über die Profil-Ansicht und "Mehr" die Auswahlmöglichkeit  "Austritt ändern/zurückziehen" an (siehe Bild 6)

In der Maske wird unter "Status"  "Zurückgezogen" angeklickt  und im Feld "Zurückgezogen" das Datum der Zurückziehung eingegeben (siehe Bild 8)

Bild 8

Nach dem Speichern ist im Reiter Beschäftigung/Austritt ebenso der Status des Austritts mit "Zurückgezogen" vermerkt (siehe Bild 9).

Bild 9

Ein Zurückziehen der Kündigung bewirkt, dass das Beschäftigungsverhältnis weiterhin unverändert gültig bleibt.

Schritt 3b  - Austritt umsetzen

Klickt man bei der Eingabe des Austrittsdaten  auf "Austritt umsetzen" (siehe Bild 10) ist keine nachträgliches Ändern mehr möglich. Der Austritt muss vor einer neuerlichen Erfassung komplett zurückgezogen werden. 

Anmerkung: wird ein vorgemerkter Austritt umgesetzt, muss dieser davor zurückgezogen werden, siehe "Vorgemerkter Austritt zurückziehen"

Dazu wird bei der Profil-Ansicht unter "Mehr"  "Dienstverhältnis beenden" angewählt (siehe Schritt 1).

Nach der Eingabe der Daten zur Beendigung des Dienstverhältnisses wird der Button "Austritt umsetzen" angeklickt (Bild 10).

Bild 10

Danach erscheint ein Hinweisfeld mit der Beschreibung der Änderung des Beschäftigungszustands aufgrund der Austrittsumsetzung (Bild 11)

.

Bild 11

Und so sieht nun der Eintrag im Reiter "Beschäftigung/Austritte" aus (Bild 12) bzw. die Änderung des Beschäftigungszustands (Bild 13)

Bild 12

Bild 13

Umgesetzten Austritt ändern

Haben sich Daten zum Austritt, z.B. das Datum des letzten Arbeitstags, geändert, sind folgende Schritte zu setzen:

• Über den Button "Mehr" in der Profil-Ansicht wird "Austritt ändern/zurückziehen" angewählt.  (siehe Bild 6)
• In der Maske werden die geänderten Daten eingegeben, der Status bleibt auf "umgesetzt" - er ist auch nicht änderbar
• Durch Anklicken von "Speichern" wird die Änderung der Austrittsvormerkung gesichert. 

Umgsetzten Austritt zurückziehen

Wird der Austritt als ganzes aufgehoben, ist dies ebenso über die Funtkion "Austritt ändern/zurückziehen" unter "Mehr" möglich: 

• Über den Button "Mehr" in der Profil-Ansicht wird "Austritt ändern/zurückziehen" angewählt.  (siehe Bild 6)
• In der Maske wird unter "Zurückgezogen" das entsprechende Datum eingegeben. Fehlt dieses, wird automatisch das Tagesdatum eingesetzt.
• Durch Anklicken von "Zurückziehen" wird der Austritt als solches null und nichtig gemacht, sämtliche Berechtigungen etc. werden auf den Status vor der Austrittserfassung zurückgestellt. (Bild 14)

Bild 14

Weitere Informationen zu den Reitern "Beschäftigung/Beschäftigungszustände" bzw. "Beschäftigung/Austritte" finden Sie auch unter Beschäftigung Feldverzeichnis Having to registrate the termination of an employment in Personalwolke you find a step-by-step-tutorial in the following, including 

• registrate termination
• schedule termination
• changing a scheduled termination
• withdrawing a scheduled termination
• implement termination 

Before starting there is one importan decision to make concerning the termination:

• Is the terminateion definetly to happen? (e.g. instant dismissal, death of the employee)?  

If yes, please go to  "Implement termination" for further information,

• Is there a certain chance for any changings concerning the termination, e.g. data of the last working day or turning a employer notice into a mutual termination. 

If yes, you can find the instructions in the chapter "schedule termination"

Anyway, the first step is to open the profile/employee form of the employee concerned.

Step 1 -  Opening the termination mask

Click on the button "More" and choose "Terminate Employment" in the dropdown list to open the form.  (see  screenshot  #01a and  #01b)

screenshot #01a

screenshot #01b

Step 2 - Registration of the termination data

Now you can use the mask to insert data, see screenshot #02

screenshot #02
The filling in of the mask is completed wether with "Schedule termination" or with "Implement termination" depending on your dicission.

Further information concerning this mask you can find under Termination Field Index.

Please consider: a termination can't be changed any more after you click on "implement termination"!

Step 3a - Schedule termination

Scheduling a termination is recommanded if there is a certain possibility of an alternation of the data of termination (e.g. last working day, reason for terminateion, certain agreements).A changement of the data of a scheduled termination is possible until the last working day/exit day of the employee.  

With clicking on the button "Schedule termination" the termination of the employee is announced, see screenshot #03.

screenshot #03

Scheduling the termination causes entries in the employee form/tab employment: 

• sub-tab resigation: term "announced" and data of the last working day   (see scrennshot  #04)
• sub-tab employment: the  data of the last working day is visible, but the employment status is still on "acitve"  (see screenshot #05)

screenshot #04

screenshot #05

Changing a scheduled termination

Any changes of the data of a resignation, e.g. last working day) can be saved as following:

• click on the button "More" and choose "Change/withdraw termination" in the dropdown list to open the form (screenshot #06)
• change the data as requested
• leave the status of the termination on "announced" (screenshot #07)
• save date with clicking on "Save"  

screenshot #06

screenshot #07

Withdrawing a schedulded termination

Use this feature for the case of a canceled termination or to replace a scheduled termination with an implemented termination. 

The path is the same as to changing a termination: 

• Click on the button "More" and choose "Change/withdraw termination" in the dropdown list to open the form (see screenshot #06)
• Change the status from "announced" to "withdrawn" (see screenshot #08)
• Fill in the data of the withdrawing (see screenshot #08)
• Save the data via clickinig on the button "Save"

screenshot #08

• Employee form/employment/resigation: term "announced" is teplaced by the term "withdrawn  (see scrennshot  #09).
• Employee form/employment/resigation: the resignation data is canceled

Bild 9

Step 3b  - Implement termination

If there is no reason that the termination would be altered or canceld,  using"implement termination" is recommanded.  

Please consider: a termination can't be changed any more after you click on "implement termination"!

Advice: a scheduled termination must be withdrawn before recording an implemented termination, see chapter "Withdrawing a schedulded termination"!

• First go to the employee form and click on "More". Choose "Implement termination" from the dropdown list (see screenshot #01a and #01b)
• Fill in the form and save the data with clicking on "Implement termination" (see screenshot #10)

Further information concerning this mask you can find under the topic Termination field index.

Bild 10

.After saving a pop up text shows the consequences converning the employee's profile the implemented termination causes (see screenshot #11)

Bild 11

• Employee form/employment/resignation: the termination status says "implementated", a resignation data is added (see screenshot #12) 
• Employee form/employment/employment: the resignation data is shown. The status of the primary employment is active but the status will end on the resignation day. A second status is added, starting with the day after resignation, showing the state "Terminated" and the reason for termination (see screenshot #13)

Bild 12

Bild 13

Further information concerning the tab "Employment/Employment" and "Employment/Resignation" are offered  the chapter "Employment  field index".