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Neue Person

Allgemeines

Mit einem Klick auf "Neue Person" wird der Prozess zum Anlegen eines neuen Mitarbeiters gestartet.

neue Person

Anschließend öffnet sich die folgende Eingabemaske:

Personen
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Die mit einem orangen Stern markierten Felder müssen ausgefüllt werden während die nicht markierten Felder optional sind.

Nach Eingabe von Vorname und Nachname muss unter Mandant die eigene Firma und danach noch eine Gruppe welcher die Person angehören soll ausgewählt werden.

Hinweis: Prinzipiell sollten VOR der Anlage von Personen die benötigten hierarchischen Gruppen (Abteilungen) angelegt werden, da ein neuer Mitarbeiter direkt zugeordnet werden muss!

Gruppe2
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Wichtig: Nach dem Speichern der Person MUSS diese unter dem neu erscheinenden Reiter Gruppen (vor dem Speichern nicht sichtbar) noch zumindest der losen Gruppe "xxx-ALLE" hinzugefügt werden. Ansonsten steht dem Benutzer kein Menübaum nach dem Login zur Verfügung!

Nach der Auswahl des Mandanten werden die Felder Benutzername und Personalnr automatisch mit unveränderlichen mandantenspezifischen Präfixen ausgefüllt (in diesem Beispiel "pp" und "0002"). Bis auf diese beiden Präfixe sind Benutzername und Personalnr frei wählbar - müssen aber innerhalb des Unternehmens eindeutig sein.

Personalnummer
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ZEF Stammsatznr wird automatisch vom System befüllt und ist nicht veränderbar.

E-Mail-Benachrichtigung regelt, ob der Benutzer ein E-Mail bekommen soll, wenn bei ihm neue Anträge zur Genehmigung / Sichtung vorliegen

E-Mail-Benachrichtigung als Stellvertreter analog dem Punkt E-Mail-Benachrichtigung, nur aus der Sicht des Stellvertreters

Stellvertreter darf genehmigen Aktiviert / Deaktiviert die Stellvertreterregelung d.h. der Stellvertreter ist berechtigt / nicht berechtigt Anträge zu genehmigen

E-Mail die E-Mail Adresse des Benutzers an die die Benachrichtigungen zugestellt werden

Die übrigen Felder sind wie bereits erwähnt optional und selbsterklärend

Wenn alle Felder ausgefüllt wurden, kann die Person durch einen Klick auf Speichern angelegt werden. Das erfolgreiche Speichern wird mit einer entsprechenden Meldung (Person 'Mustermann Max' wurde erfolgreich gespeichert!) bestätigt. Erst jetzt kann durch einen Klick auf den Button Passwort zurücksetzen das Kennwort für den Benutzer auf das Standardkennwort (=Benutzername) zurückgesetzt werden. Beim ersten Login des Benutzers muss dieses geändert werden.

Password-Management

Nach dem Speichern einer Person kann mittels Passwort zurücksetzen das Passwort des Benutzers auf das Standardpasswort gesetzt werden.

Hinweis: Das Standardpasswort entspricht dem Benutzernamen inkl. Präfix (Groß-/Kleinschreibung relevant!) und muss nach dem ersten Login geändert werden!

Passwort

Mit Passwort zurücksetzen kann das Passwort auf das Standardpasswort gesetzt werden.

Personenverwaltung

Nach dem erfolgreichen Speichern erscheinen die Zusatzreiter Gruppen, Rollen, Aktionsberechtigungen, Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber und Module.

Personen reiter
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Reiter: Gruppen

Unter Gruppen kann die Zuordnung zu einer hierarchischen Gruppe geändert (Organigramm) und die Zuordnung zu einer Losen Gruppe hinzugefügt werden.

Hierarchische Gruppen

Gruppe Organigramm
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Hier sieht man, dass der ausgewählte Benutzer aktuell im Organigramm PB der Gruppe PB-SUP (Support) zugeordnet ist. Mit Gültig von und Gültig bis kann ein Zeitraum festgelegt werden, in dem die Person einer bestimmten Gruppe zugeordnet ist. Unter Neue Gruppe kann eine andere Gruppe ausgewählt und eine Zeitspanne für die Gültigkeit der Gruppenzugehörigkeit definiert werden. Der Haken bei mit Vergangenheit bestimmt ob in der Liste der Gruppenzugehörigkeiten auch bereits abgelaufene (vergangene) Gruppenzugehörigkeiten angezeigt werden sollen.

Als Beispiel: Hr. Müller arbeitet bis 02.05.2013 in der Gruppe PB-ENTW und soll ab 03.05.2013 der Gruppe PB-VERTR angehören. Um dies automatisch zu realisieren kann bereits jetzt das Gültig bis Datum auf 02.05.2013 geändert und unter neue Gruppe die Gruppe PB-VERTR mit Gültig von 03.05.2013 gespeichert werden. Dadurch erfolgt der Gruppenwechsel automatisch zum angegebenen Stichtag.

Hinweis: Eine Person kann zu einem Zeitpunkt immer nur Mitglied in genau EINER hierarchischen Gruppe sein!

Lose Gruppen

Unter Lose Gruppen kann die Zugehörigkeit zu mehreren nicht hierarchisch aufgebauten Gruppen festgelegt werden. Die Anzahl der losen Gruppen denen der Mitarbeiter zugeordnet sein kann ist unbegrenzt.

Hinweis: Der Benutzer muss auf jeden Fall der losen Gruppe xx-ALLE zugeordnet werden - ansonsten steht nach dem Login kein Menübaum zur Verfügung!

losegruppen
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(In diesem Screenshot sind die 3 Standard Losen-Gruppen zu sehen. Der neue Benutzer muss ZUMINDEST der Gruppe xx-ALLE (PB-ALLE) zugeordnet werden)

Um dem Benutzer zusätzliche Rechte (auch in den Modulen Project-Time und Travel) zu gewähren muss er auch noch zu einer der folgenden losen Gruppen hinzugefügt werden!

Wir wählen die Gruppe PP-ALLE aus und klicken auf Speichern. Dadurch wird der Mitarbeiter der losen Gruppe PP-ALLE zugeordnet.

Lose Gruppen2
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Zusammenfassend kann man sagen, dass bei der Neuanlage einer Person bezüglich den Gruppen / Rollen die folgenden Dinge beachtet werden müssen:

  • Person wurde genau einer hierarchischen Gruppe zugeordnet
  • Person wurde der losen Gruppe PP-ALLE zugeordnet
  • Person bekommt optional weitere Rechte durch hinzufügen zu den losen Gruppen
    • PP-Management und / oder PP-Admin (bei Verwendung des Zeitmoduls)
    • PP-TM-User / PP-TM-Manager / PP-TM-Admin (bei Verwendung des Reisemoduls)
    • PP-PTM-User / PP-PTM-Mgm / PP-PTM-ProjMngr / PP-PTM-Admin (bei Verwendung des Projektzeitmoduls)
  • Person bekommt optional weitere Rechte (Korrektur-Client) durch hinzufügen der Rolle Personal

Die Rollenvergabe für Vorgesetzte und Personal wird im nächsten Abschnitt erklärt.

Reiter: Rollen

Unter Rollen findet sich eine Übersicht der dieser Person zugeordneten Rollen im Unternehmen. Im folgenden Screenshot ist ersichtlich, dass der Person noch keine Rolle zugeordnet wurde.

Rollen
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Soll dem Mitarbeiter jetzt noch eine weitere Rolle (Vorgesetzter, Personal) zugeordnet werden, geschieht dies mittels Klick auf die Schaltfläche Neuer Rolleninhaber.

Rolleninhaber
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  • Neue Rollenzuordnung Auswahl der Rolle (3-Punkte-Symbol) (Vorgesetzter, Personal) die dem Mitarbeiter zugewiesen werden soll.
  • Kompetenzziel bezeichnet jene Person / Gruppe für die der Mitarbeiter verantwortlich sein soll.
  • Gültig von / Gültig bis beschreibt den Zeitraum, in welchem dem Mitarbeiter die ausgewählte Rolle zugewiesen ist.
  • Reihung bestimmt den Stellvertreter (Reihung 1 = Vorgesetzter, 2 = Stellvertreter, 3,4 = sind mehrere Personen als Stellvertreter definiert, so wird vom System bestimmt, wer einen Antrag zur Bearbeitung bekommt).

Bsp.: Neue Rollenzuordnung "Vorgesetzter", Kompetenzziel: Gruppe, "PP-SUP (Support)" - das bedeutet, dass die Person die Rolle Vorgesetzter für die Gruppe PB-SUP ausübt d.h. alle Anträge die von einer Person aus der Gruppe PB-SUP gestellt werden und einer Genehmigung / Sichtung durch die Rolle Vorgesetzter bedürfen landen bei dieser Person. Ebenso könnte natürlich statt der Gruppe auch eine spezielle Person festgelegt werden. Dann gilt die Rolle Vorgesetzter nur für jene Person die definiert wurde.

Einer Person können mehrere Rollen mit verschiedenen Kompetenzzielen zugeordnet werden!

Rolle hinzufügen
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Mit einem Klick auf Speichern wird festgelegt, dass der Mitarbeiter ab jetzt Vorgesetzter der Gruppe PP-SUP (Support) ist.

Rolle gespeichert
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Die zugewiesenen Rollen können dem Benutzer mittels Löschen (Mistkübel-Symbol)/ Bearbeiten (Editieren-Symbol) auch wieder entzogen / geändert werden.

Reiter: Aktionsberechtigungen

Unter Aktionsberechtigungen kann nichts verändert werden.

Der guten Ordnung halber sei aber erwähnt, dass hier die von den Mitgliedern der Gruppe aufrufbaren Aktionen angezeigt werden.

Reiter: Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber

In diesem Reiter findet man eine Übersicht der Personen die für den Benutzer "zuständig" sind wie beispielsweise in Personalfragen "Gschaftig Gunter" und die Vorgesetzte "Honig Helga".

Kompetenzbereich
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Reiter: Module

Reisen

Modul reisen
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Unter dem Reiter Reisen können Fahrzeuge hinzugefügt werden. Diese Fahrzeuge können von der Person (bei Verwendung des Travel-Moduls) im Reiter Kilometergeld der Reiseabrechnung ausgewählt werden. Es entsteht somit die Möglichkeit, ein virtuelles Fahrtenbuch zu führen. Nach einem Klick auf den Button Hinzufügen erscheint folgende Maske: 

Fahrzeug hinzufügen
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Erklärung der einzelnen Tabellenspalten:

  • Kennzeichen
    Hier muss das vollständige Kennzeichen des angemeldeten Fahrzeuges angegeben werden
  • Typ
    In diesem Dropdown-Element muss zwischen PKW, Motorrad und LKW unterschieden werden 
  • Marke 
    Per Direkteingabe muss hier die Auto- / Motorrad- / LKW-Marke erfasst werden
  • Modell
    Optional kann hier zur Spezifizierung neben der Marke auch das Modell eingegeben werden
  • Anzahl Sitze
    Hier besteht die Möglichkeit, die Zahl der Mitfahrgelegenheiten anzugeben
  • Kraftstoff 
    In diesem Feld kann eingegeben werden, ob es sich um ein mit Benzin / Diesel / E-Strom / Bio-Treibstoff / etc. betriebenes Fahrzeug handelt 
  • Gültig von und Gültig bis
    Mithilfe dieser Pflichtfelder muss festgelegt werden, wie lange das Fahrzeug im Reiter Kilometergeld der Reiseabrechnung sichtbar ist 

Nach dem Ausfüllen dieser Maske muss die Eingabe mit einem Klick auf den Speichern Button übernommen werden.Es können beliebig viele Fahrzeuge pro Person hinzugefügt werden.Mit dem Löschen - Button (neben dem Feld Gültig bis) können hinzugefügte Fahrzeuge wieder entfernt werden.

Groupware

Wenn das optionale Groupware-Modul bestellt wurde, kann hier überprüft werden ob die Verbindung zum Groupware-System (derzeit werden Microsoft Exchange, LotusNotes und ZIMBRA unterstützt) funktionstüchtig ist. Es können keine Änderungen vorgenommen werden - dieser Reiter bietet lediglich eine Status-Ansicht. 

Zeiterfassung

Um die Zeiterfassung für den Benutzer zu aktivieren muss in dieser Ansicht der Haken bei Zeiterfassung aktivieren gesetzt werden. Im Anschluss daran muss eines der vorgegebenen Wochenprogramme ausgewählt werden!

Nach Setzen des Hakens und der Auswahl eines Wochenprogramms werden die Einstellungen mit Speichern gesichert.

Zeiterfassung1
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Tagesabrechnung

Mit dem Button Tagesabrechnung kann eben diese gestartet werden. Nach dem Klick auf den Button wird ein Fenster geöffnet in dem weitere Einstellungen getroffen werden müssen:

Tagesabrechnung
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  • Ab
    • Eingabe des Datums, von dem aus die Tagesabrechnung gestartet werden soll (es wird jeder Tag mit dem eingestellten Datum beginnend gemäß dem gewählten Modus neu abgerechnet bis zum heutigen Tag)
  • Modus
    • Zeitmodelle u. Berechtigungen neu aus Stammsatz übernehmen
    • Neu abrechnen mit historischen Zeitmodell-Referenzen
    • Zeitmodell aus historisch gesetztem Wochenprogramm

Mit einem Klick auf "Tagesabrechnung starten" wird die Tagesabrechnung gemäß den gewählten Einstellungen gestartet.

Stammdaten

Im Anschluss daran, sollten unter Stammdaten im unteren Drittel des Fensters noch einige Einstellungen getroffen werden:

Stammdaten
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Details zu den Einstellungen finden Sie in dem folgenden PDF: Feldbeschreibung Stammsatz (application/pdf, 1.7 MB, Info)

Eine Checkliste zur Anlage von neuen Personen finden Sie hier

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