Schritt 2 - Anlage eines Tagesprogramms
Schritt 3 - Anlage eines Wochenprogramms
Schritt 4 - Anpassung der Einträge in der Zeiterfassung dieser Person
Schritt 5 - Zuweisung des Wochenprogramms zur Person
Änderung des Arbeitszeitmodells bzw. der Wochenarbeitszeit/des Wochenprogramms im Nachhinein
Hinweis: Sollte die Person weiterhin an den gleichen Tagen wie bisher anwesend sein, nur zu einem geringeren Prozentsatz pro Tag ("Halbtags-TZ"), so gehen Sie bitte für Informationen zu diesem Kapitel: Wochenarbeitszeit/Teilzeitfaktor einer Person ändern.
Wichtig ist: Jede Erfassung einer Arbeitszeitänderung in
der Personalwolke muss unbedingt vor dem Änderungsdatum stattfinden!
Sollte es sich ergeben, dass eine Erfassung vor dem
Änderungsdatum nicht möglich ist, kontaktieren Sie bitte im Zweifelsfall
unbedingt unser Support-Team, bevor Sie Eingaben durchführen!
Eine Änderung des Zeitmodells einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters kann aus mehreren Gründen notwendig sein: Reduktion der Wochenarbeitszeit bei gleichzeitiger Reduktion der Arbeitstage, generelle Änderung der Arbeitszeitvereinbarung eines Unternehmens, Teilzeit-Karenz, Änderung der Dienststelle verbunden mit anderen Öffnungszeiten, Änderung im Schichtbetrieb usw.
Für eine derartige Arbeitszeitänderung bzw. Änderung des Arbeitszeitmodells ist die Änderung über die Zuweisung eines neuen Wochenprogramms notwendig, was im Folgenden erklärt wird:
Die Verwendung des passenden Wochenprogramms mit den ebenso passenden Tagesprogrammen ist die Voraussetzung für eine korrekte Zeiterfassung für eine Person.
Denn das Tages- bzw. Wochenprogramm hat Auswirkungen auf die richtige Zeiterfassung in Bezug auf das Tages-Ist, auf Mehrstunden bzw. Überstunden und auf andere Zeit-Konten einer Person. Es soll somit eine exakte Darstellung des Tages- und Wochen-Solls für diese Person sein.
Die Verwendung eines nicht passenden Wochenprogramms kann zu einer nicht korrekten Abrechnung und zu falschen Sollzeiten und demnach auch falschen Überstundenberechnungen führen.
Wie Sie zur Übersicht der vorhandenen Wochenprogramme kommen, wird HIER erklärt. Die Informationen zu Tagesprogrammen finden Sie HIER.
Verwenden Sie daher am besten eines jener Tagesprogramme, die für Ihr Unternehmen angelegt wurden, als Vorlage!
Sollte kein passendes Tagesprogramm vorhanden sein, so orientieren Sie sich bitte bei der Neuanlage eines solchen unbedingt an den Überstundenvorgaben des für die Person gültigen Kollektivvertrags bzw. an Ihrer Betriebsvereinbarung. Sollte auch dies keine Vorgabe bieten, so kontaktieren Sie bitte den Support.
Das Wochenprogramm soll die Zeitbewertung der Person abbilden (Soll-Arbeitszeit, Überstundenbewertung etc.).
Das bedeutet, dass für jeden Wochentag das zur Soll-Arbeitszeit der Person passende Tagesprogramm zuzuordnen ist. Dies gilt sowohl für Vollzeit- als auch für Teilzeit-Mitarbeiter. Es bedeutet auch, dass das Wochenprogramm passende Tagesprogramme für Feiertage, die auf einen Arbeitstag fallen, aber auch solche für Samstag/Sonntag/Feiertag beinhaltet.
Haben Sie ein genau passendes Wochenprogramm gefunden? Dann setzen Sie bitte bei Schritt 4 fort!
Haben Sie ein Wochenprogramm gefunden, dessen Parameter weitgehend passen, aber z.B. die Wochenarbeitszeit ist zu lange, da das Tages-Soll an einem oder mehr Arbeitstagen länger ist, als es in Ihrem Fall benötigt wird, so gehen Sie bitte zu Schritt 2.
Haben Sie ein Wochenprogramm gefunden, das bis auf das Programm für einzelne Tage oder in Bezug auf die Wochenenden o.Ä. passend ist (z.B. es werden statt zwei arbeitsfreien Tagen drei solcher Tage benötigt), dann gehen Sie bitte zu Schritt 3.
Beispiel
Herr Berger wird zukünftig 24 Wochenstunden arbeiten, um seinen
Kinderbetreuungsaufgaben nachkommen zu können. Da sein Dienstgeber, ein
Dienstleistungsunternehmen Montag bis Samstag geöffnet ist, muss ein
entsprechendes Wochenprogramm als Zeitmodell für Herrn Berger angelegt werden.
Er wird zukünftig Montag, Dienstag und Samstag jeweils 8 Stunden arbeiten.
Bei der Erfassung des passenden Zeitmodells für Herrn Berger wird festgestellt, dass es ein passendes Wochenprogramm gibt, denn Frau Huber, die neben der Arbeit eine Weiterbildung macht, hat schon seit einem Jahr ein Wochen-Soll von 24 Stunden, sie arbeitet aber Mittwoch, Donnerstag und Freitag.
Also wird zur Anlage des Wochenprogramms für Herrn Berger jenes von Frau Huber als Vorlage herangezogen. Bei der Eingabe werden nur die Tagesprogramme von Frau Hubers Wochenprogramm auf die zukünftigen Arbeitstage von Herrn Berger verschoben.
Mit dieser Vorgehensweise wird sichergestellt, dass die Arbeitszeitkonten von Herrn Berger korrekt geführt werden.
Wichtig: Ändern Sie bitte nicht wegen einer einzelnen Person ein bestehendes Wochenprogramm, da Sie damit die Zeitkonten jeder Person, deren Arbeitszeit auf diesem Wochenprogramm beruht, beeinflussen!
Grundsätzlich gilt: Ändern Sie nie eine bestehendes Wochenprogramm!
Sollte bei einem bereits angelegten Wochenprogramm ein oder mehr
Tags-Arbeitszeiten nicht dem Bedarf entsprechen, so muss vor der Anlage des
neuen Wochenprogramms für diesen oder mehr Arbeitstage ein Tagesprogramm
angelegt werden.
Auch hier gilt: Verwenden Sie unbedingt ein bestehendes Tagesprogramm als
Vorlage!
Wie die Anlage eines neuen Tagesprogramms erfolgt, lesen Sie HIER.
Grundsätzlich gilt: Ändern Sie nie eine bestehendes Wochenprogramm!
Für die Anlage eines neuen Wochenprogramms benötigen Sie:
Wie Sie technisch vorzugehen haben, finden Sie HIER erklärt
Ersetzen Sie das Tagesprogramm ausschließlich bei jenen Tagen, an denen eine andere Arbeitszeit als von der Vorlage stammend notwendig ist. Grundsätzlich kann für jeden Wochentag ein anderes Tagesprogramm verwendet werden, ebenso für die Feiertage. Es ist also theoretisch möglich, für das Wochenprogramm einer Person mehr als sieben verschiedene Tagesprogramme zu verwenden.
Sollte ein Wochenprogramm vorhanden sein, dessen Wochen-Soll passt, aber die Aufteilung der Arbeitszeit auf die einzelnen Wochentage weicht ab, so verwenden Sie bitte trotzdem dieses Wochenprogramm als Vorlage. Ändern Sie bitte bei der Anlage des darauf basierenden Wochenprogramms nur die Tagesprogramme jener Tage, die ein anderes Tages-Soll vorsehen, als jenes, das Sie benötigen.
Verwenden Sie aber unbedingt als Ersatz wiederum ausschließlich vorhandene Tagesprogramme bzw. das von Ihnen zuvor auf Basis eines bestehenden Tagesprogramms angelegte neue Tagesprogramm aus der Auswahlliste!
Ist die Änderung des Zeitmodells mit einer Arbeitszeitreduktion von Vollzeit auf Teilzeit verbunden?
Diese u.U. zu bearbeitenden Felder sind im Stammsatz der Person unter Einstellungen/Zeiterfassung zu finden und betreffen
Achtung: eine nachträgliche Änderung der Arbeitszeit sollte die absolute Ausnahme sein, da damit eine irreversible Korrektur der Arbeitszeitkonten verbunden ist!
Es kann natürlich in seltenen Fällen vorkommen, dass eine Änderung der
Wochenarbeitszeit nachträglich eingetragen werden muss, z.B., wenn diese
kurzfristig beschlossen wurde. Dazu sind ebenso die Schritte 1 bis 3
durchzuführen.
Im Schritt 4, Punkt 5 ist nun aber ein Datum in der Vergangenheit einzutragen.
Damit die Korrektur der Arbeitszeitkonten korrekt erfolgen kann, muss nun eine
Neuabrechnung der Zeitkonten ab dem Termin, seit dem die Person bereits nach der
neuen Arbeitszeit arbeitete, durchgeführt werden.
Achtung! Eine Neuabrechnung ist irreversibel und folgenreich! Es werden nicht nur die Zeitkonten bzgl. der Ist-Zeiten geändert, sondern auch eine Anpassung des Urlaubsanspruchs, von Zeitguthaben und anderen Parametern bewirkt.
 |
| Vergrößern |
In dem sich nun öffnenden Fenster geben Sie bitte das in der Vergangenheit liegende Ab-Datum ein.
 |
| Vergrößern |
Unter Modus gibt es folgende Auswahlmöglichkeiten:
Stichwörter: Zeitmodell, Arbeitszeit, Wochenprogramm, Tagesprogramm, Teilzeit