Berechnung aliquoter Resturlaub

Allgemeines

Wann wird diese Korrektureingabe notwendig?

1. Beim Wechsel eines Mitarbeiters von Vollzeit auf Teilzeit bzw. umgekehrt

2. Bei der Aktivierung der Zeiterfassung für einen Mitarbeiter, der schon davor (über den Stichtag der Urlaubszuweisung hinaus) im Unternehmen tätig war

Beim Neueintritt eines Mitarbeiters muss entschieden werden, ob es möglich sein soll, den aliquoten Resturlaubsstand unterjährig auszuwerten. Ebenso kann es notwendig sein, den aliquoten Resturlaub beim unterjährigen Austritt eines Mitarbeiters anzuzeigen. Für diese beiden Fälle wurde im System eine Logik implementiert, die, wie in den folgenden Beispielen gezeigt, parametriert werden muss.

Hinweis: wird keine Auswertung über den aliquoten Resturlaubsstand benötigt, müssen die nachfolgenden Schritte nicht durchgeführt werden.

Die Eingabe der berechneten Werte ist über den Korrektur-Client vorzunehmen (zu finden unter Administration - Zeitwirtschaft). Eine detaillierte Beschreibung der Eingabe dieser Werte ist am Ende dieses Dokuments zu finden: Eingabe im Korrektur-Client

Beispiele

Ausgangssituation:

Startdatum Zeiterfassung (Anlage des Benutzers in der Personalwolke): 01.02.2024

Datum Urlaubsstichtag (Datum an dem der Jahresurlaub gutgeschrieben wird): jeden 01.01.

Zum Zeitpunkt des Starts der Zeiterfassung des Mitarbeiters hat dieser aus dem Vorjahr 5 Resturlaubstage (=nicht verbrauchter Urlaubsanspruch). Per 1.1.2023 wurden dem Urlaubskontingent des Mitarbeiters automatisch 25 Tage hinzugefügt. Sein Gesamturlaubsanspruch beträgt somit 30 Tage (siehe nachfolgende Tabelle).

 Beispiel 1:Der Mitarbeiter hat bis zu seinem Start der Zeiterfassung bereits 6 Urlaubstage konsumiert. Diese werden nun einerseits auf den Resturlaub des Vorjahres angerechnet, und andererseits wird der nicht durch den Resturlaub abgedeckte Verbrauch vom Urlaubskontingent des laufenden Jahres abgezogen.
D.h, diese 6 Urlaubstage werden einerseits durch die 5 Resturlaubstage aus 2023  abgedeckt, andererseits wird 1 Tag bereits vom neuen Urlaubskontingent aus 2024 abgezogen.

Der Resturlaub aus 2023 ist somit komplett verbraucht und vom Anspruch aus 2024bleiben noch 24 Tage übrig (siehe nachfolgende Tabelle).

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Erklärung des Tabelleninhalts:

• Zeile 1
  Der Resturlaub - sprich Urlaub, den der Mitarbeiter nicht aufgebraucht hat - vom Jahr 2023 (Vorjahr) beträgt 5 Tage. Dieser wird unverändert ins nächste Jahr mitgenommen.
• Zeile 2 - Zeile 4
  Am Urlaubsstichtag, hier dem 01.12.2023, wird der neue Jahresurlaub / Resturlaub (25 Tage) mit dem Resturlaub Vorjahr (5 Tage) addiert. Dadurch ergibt sich der Resturlaub Gesamt (30 Tage).
• Zeile 5 - Zeile 8
  Am  01.07.2024 wurden vom Mitarbeiter bereits 6 Urlaubstage in Anspruch genommen. Nun verhält es sich so, dass wenn Urlaubstage verbraucht werden, diese zuerst vom Resturlaub Vorjahr abgezogen werden, bevor der aktuelle Resturlaub verringert wird.
  Wie in Zeile 1 gezeigt, sind vom Vorjahr noch 5 Urlaubstage übrig. Nach Abzug der 6 beanspruchten Urlaubstage, ist der Resturlaub Vorjahr aufgebraucht bzw. wurde sogar ein Tag mehr verbraucht, der infolge vom Resturlaub des aktuellen Jahres abgezogen werden muss.
• Zeile 9 - Zeile 11
  Der aktuelle Resturlaub (25 Tage) wird nun um das Ergebnis Resturlaub Vorjahr verringert. Da das Ergebnis Resturlaub Vorjahr in diesem Fall negativ ist (-1), beträgt der neue Stand (am 01.07.2024) 24 Tage.
• Zeile 12
  Die Anzahl der Tage von 01.12.2023 bis 01.07.2024 beläuft sich auf 214.

Beispiel 2:

Der Mitarbeiter hat bis zu seinem Start der Zeiterfassung bereits 4 Urlaubstage konsumiert. Diese werden nun auf den Resturlaub des Vorjahres angerechnet. Von den 5 Resturlaubstagen aus 2023 bleibt 1 Tag übrig. Dieser wird dem neuen Urlaubskontingent aus 2024 zugeschlagen.
Somit hat der Mitarbeiter noch 26 Urlaubstage für das laufende Jahr zur Verfügung  (siehe nachfolgende Tabelle).

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Erklärung des Tabelleninhalts:

• Zeile 1
  Der Resturlaub - sprich Urlaub, den der Mitarbeiter nicht aufgebraucht hat - vom Jahr2023 (Vorjahr) beträgt 5 Tage. Dieser wird unverändert ins nächste Jahr mitgenommen.
• Zeile 2 - Zeile 4
  Am Urlaubsstichtag, hier dem 01.12.2023, wird der neue Jahresurlaub / Resturlaub (25 Tage) mit dem Resturlaub Vorjahr (5 Tage) addiert. Dadurch ergibt sich der Resturlaub Gesamt (30 Tage).
• Zeile 5 - Zeile 8
  Am  01.07.2024 wurden vom Mitarbeiter bereits 4 Urlaubstage in Anspruch genommen. Nun verhält es sich so, dass wenn Urlaubstage verbraucht werden, diese zuerst vom Resturlaub Vorjahr abgezogen werden, bevor der aktuelle Resturlaub verringert wird. 
  Wie in Zeile 1 gezeigt, sind vom Vorjahr noch 5 Urlaubstage übrig. Nach Abzug der 4 beanspruchten Urlaubstage, ist noch 1 Tag vom Resturlaub des Vorjahres übrig.
• Zeile 9 - Zeile 11
  Der aktuelle Resturlaub (25 Tage) wird nun um das Ergebnis Resturlaub Vorjahr erhöht. Da das Ergebnis Resturlaub Vorjahr in diesem Fall positiv ist (+1), beträgt der neue Stand (am 01.07.2024) 26 Tage.
• Zeile 12
  Die Anzahl der Tage von 01.12.2023 bis 01.07.2024 beläuft sich auf 214.

Beispiel 3:

Der Mitarbeiter hat bis zu seinem Start der Zeiterfassung bereits 22 Urlaubstage konsumiert.
Zur Abdeckung werden die 5 Resturlaubstage aus 2023 verwendet. Es verbleiben 17 konsumierte Tage, die vom neuen Urlaubskontingent aus 2023 abgezogen werden.
Zum Zeitpunkt des Starts der Zeiterfassung hat der Mitarbeiter also noch 8 Tage Resturlaub übrig (siehe nachfolgende Tabelle)

Diese werden nun auf den Resturlaub des Vorjahres angerechnet. Von den 5 Resturlaubstagen aus 2023 bleibt 1 Tag übrig. Dieser wird dem neuen Urlaubskontingent aus 2024 zugeschlagen.
Somit hat der Mitarbeiter noch 26 Urlaubstage für das laufende Jahr zur Verfügung  (siehe nachfolgende Tabelle).

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Erklärung des Tabelleninhalts:

• Zeile 1
  Der Resturlaub - sprich Urlaub, den der Mitarbeiter nicht aufgebraucht hat - vom Jahr 2023 (Vorjahr) beträgt 5 Tage. Dieser wird unverändert ins nächste Jahr mitgenommen.
• Zeile 2 - Zeile 4
  Am Urlaubsstichtag, hier dem 01.12.2023, wird der neue Jahresurlaub / Resturlaub (25 Tage) mit dem Resturlaub Vorjahr (5 Tage) addiert. Dadurch ergibt sich der Resturlaub Gesamt (30 Tage).
• Zeile 5 - Zeile 8
  Am  01.07.2024 wurden vom Mitarbeiter bereits 22 Urlaubstage in Anspruch genommen. Nun verhält es sich so, dass wenn Urlaubstage verbraucht werden, diese zuerst vom Resturlaub Vorjahr abgezogen werden, bevor der aktuelle Resturlaub verringert wird. 
  Wie in Zeile 1 gezeigt, sind vom Vorjahr noch 5 Urlaubstage übrig. Nach Abzug der 22 beanspruchten Urlaubstage, ist der Resturlaub Vorjahr aufgebraucht bzw. wurden sogar 17 Tage mehr verbraucht, die infolge vom Resturlaub des aktuellen Jahres abgezogen werden müssen.
• Zeile 9 - Zeile 11
  Der aktuelle Resturlaub (25 Tage) wird nun um das Ergebnis Resturlaub Vorjahr verringert. Da das Ergebnis Resturlaub Vorjahr in diesem Fall negativ ist (-17), beträgt der neue Stand (am 01.07.2024) 8 Tage.
• Zeile 12
  Die Anzahl der Tage von 01.12.2023 bis 01.07.2024 beläuft sich auf 214.

Eingabe im Korrektur-Client

Wie erfolgt die Eingabe?

Der Korrekturklient sieht vor, dass sich alle Eingaben bezüglich Urlaub immer auf das Jahr beziehen, in das das oben ausgewählte Datum fällt.
Das heißt, wenn man eine Änderung bei der Resturlaubszahl des Jahres 2024 vornehmen möchte, muss ein Datum (der Jahresultimo) des Jahres 2024 ausgewählt werden.
Dies hat den Vorteil, dass es möglich ist, den Resturlaub immer auf einen Stichtag genau anzugeben.

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Die Korrektur erfolgt über eine Bearbeitung des Felds "Resturlaub akt. Jahr" (roter Pfeil). Durch einen Klick auf das Bearbeitungssymbol (Bleistift) ist eine Eingabe möglich.

Mittels einer absoluten Korrektur (=24), wird hier die Anzahl der Urlaubstage eingegeben, die dem Mitarbeiter im aktuellen Jahr noch zustehen. Dieser Wert ist in den jeweiligen Tabellen aus den Beispielen hellblau hinterlegt (Zeile 11). Wie diese Zahl zustande kommt, ist in den obigen drei Beispielen unter den jeweiligen Punkten "Zeile 9 - Zeile 11"  erörtert.

Der berechnete aliquote Resturlaub wird ab dem auf die Korrektur folgenden Tag in der Zeile Resturlaub ges. aliquot (grüner Pfeil) angezeigt.