Urlaubsverrechnung: Anspruch, Aliquotierung, Staffelung
Im Folgenden erhalten Sie Informationen über diese Themen:
- Hinzuzählung des jährlichen Anspruchs
- Anspruch in Tagen oder Stunden
- Anspruch (jährlich)
- Sonderanspruch
- Aliquotierung des Eintrittsjahres
- Aliquotierung Austritt oder z.B. Karenzierung
- Aliquotierung des Anspruchs bei Teilzeit-Mitarbeitern
- Rundungsparameter für Urlaubsrückstellung
Urlaubsverfall/verjährung und Verfallszeitpunkt
URLAUBSANSPRUCH
Hinzuzählung des jährlichen Anspruchs
Es ist unbedingt notwenig, eine Auswahl für den Zuzählungstermin zu treffen, um überhaupt einen Urlaubsanspruch zu gewährleisten!
Hierzu wird der Tag im Jahr definiert, am welchem der Urlaubsanspruch auf dem Resturlaubskonto gutgeschrieben wird. Diese Einstellung beeinflusst auch das Verhalten der Option "Aliquotierung des Eintrittsjahres". Außerdem wird dieser Stichtag auch verwendet, um den Anspruch für Pflege/Sonderurlaub gutzuschreiben.
- Bei Verrechnung mit Kalenderjahr sollte hier der 1.1. stehen -> der Urlaubsanspruch wird dann jeweils am 1.1. jeden Jahres dem Resturlaubskonto gutgeschrieben. Es kann jedoch auch jedes andere Datum für eine Gutschrift des Urlaubs definiert werden.
- Bei Verrechnung mit Eintrittsdatum sollte hier das Eintrittsdatum stehen -> der Urlaubsanspruch wird dann jeweils jährlich zum Jahrestag des Eintrittsdatums dem Resturlaubskonto gutgeschrieben.
Die jeweilige Eingabe erfolgt im Feld "Hinzuzählung des jährlichen Anspruchs".
Wird in diesen Feld keine Auswahl getroffen, wird kein Urlaub gutgeschrieben!
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Wert |
Beschreibung |
|---|---|
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Kalenderjahr |
Verrechnung mit Kalenderjahr: 01.01.YYYY |
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Eintrittsdatum |
Verrechnung mit Eintrittsdatum: DD.MM.YYYY |
Nur in absoluten Ausnahmefällen sollte ein anderer Tag verwendet werden. Besteht die Notwendigkeit für einen alternativen Zuzählungszeitpunkt, so ist dieser unter "Alternativer Zuzählungstag" einzugeben.!
Anspruchumfang und Art des Anspruch (in Tagen oder Stunden)
Hier wird der Urlaubsanspruch eingegeben, bzw., ob dieser in Tagen oder Stunden angegeben, der dem betreffenden Mitarbeiter in einem vollen Jahr zusteht.
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Wert |
Einheit |
|---|---|
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Zahlenwert |
Tage/Stunden pro Jahr |
Sonderanspruch
Hier kann der Sonderurlaubs-Anspruch pro Jahr für die betreffende Person eingegeben werden. Diese Sonderurlaubs-Tage kommen beispielsweise bei Hochzeit, Umzug, Todesfällen oder der Niederkunft der Ehefrau zum Einsatz.
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Wert |
Einheit |
|---|---|
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Zahlenwert |
Tage/Stunden pro Jahr |
ALIQUOTIERUNG
Achtung! Eine Aliquotierung ist nur möglich, wenn der
Urlaubsanspruch in TAGEN erfasst ist!
Bei einem Urlaubsanspruch in Stunden ist keine Aliquotierung möglich!
Aliquotierung des Eintrittsjahres
Grundsätzlich ist zu unterscheiden, ob der Eintritt im ersten Halbjahr (01.01. – 30.06.) oder im zweiten Halbjahr (01.07. – 31.12.) erfolgte.
Eintritt im ersten Halbjahr (01.01. – 30.06.)
Es wird der komplette Urlaubsanspruch auf die ersten sechs Monate mit folgender
Formel anteilig verteilt.
(Urlaubsanspruch / Anzahl Tage im Jahr) * Tage ab Eintrittsdatum = aktueller
Urlaubsanspruch aufgerundet auf ganze Tage
Im sechsten Monat wird der restliche Urlaubsanspruch auf das Resturlaubskonto aufgebucht.
Eintritt im zweiten Halbjahr (01.07. – 31.12.)
In diesem Fall wird zuerst der Anspruch aliquotiert. Danach wird der Urlaub in
den ersten sechs Monaten im aktuellen und neuem Urlaubsjahr aufgeteilt und
gutgeschrieben:
1. Zuerst wird der Urlaubsanspruch aliquot errechnet:
(Urlaubsanspruch / Anzahl Tage im Jahr) * (31.12. – Eintrittsdatum) =
aliquoter Urlaubsanspruch [aufgerundet auf ganze Tage]
2. Aufteilung Urlaubsanspruch in den ersten sechs Monaten bis 31.12.
Der Urlaubsanspruch wird nach folgender Formel auf das Resturlaubskonto
gutgeschrieben:
(Urlaubsanspruch / Anzahl Tage im Jahr) * Tage ab Eintrittsdatum = aktueller
Urlaubsanspruch [aufgerundet auf ganze Tage]
Im sechsten Monat wird der restliche Urlaubsanspruch auf das
Resturlaubskonto aufgebucht.
3. Mit Beginn des neuen Urlaubsjahres wird der Urlaubsanspruch bis zum
Erreichen der sechs Monate per Ultimo gutgeschrieben:
(voller Urlaubsanspruch / Anzahl Tage im Jahr) * Tage ab 01.01. = aktueller
Urlaubsanspruch [aufgerundet auf ganze Tage]
Aliquotierung im Austrittsfall bzw. bei Fehlgründen wie Karenz
Tritt der Mitarbeiter aus, so werden der Anspruch in Austrittsjahr ebenfalls gekürzt.
Um dies zu gewährleisten, gibt es die Checkbox "Aliquotierung
Austritt und Karenz". Diese Checkbox ist in der Grundeinstellung
deaktiviert.
Sollte eine derartige Aliquotierung in der Organisation angewendet werden, muss
man hier das Häkchen setzen!
(Urlaubsanspruch / Tage im Jahr * Tage Beginn Urlaubsjahr bis Austrittsdatum) = neuer Anspruch [Ergebnis wird nicht gerundet!]
Aliquotierung bei Fehlgründen wie z.B.: Karenz
Auch hier wirkt sich die Aktivierung der Checkbox "Aliquotierung
Austritt und Karenz".aus.
Sobald beim Mitarbeiter die dementsprechenden Fehlzeiten eingetragen werden
(ausschließlich über 'von - bis Datum' und nicht per Folgefehlgrund), werden für
das jeweilige Urlaubsjahr die Tage ohne den Fehlgrund ermittelt.
Anschließend wird der Urlaubsanspruch für dieses Jahr mit folgender Formel gekürzt:
(Urlaubsanspruch / Tage im Jahr * Tage ohne Fehlgrund im jeweiligen Urlaubsjahr) = neuer Anspruch [Ergebnis wird aufgerundet]
Die neue Aliquotierungs-Variante per 07.09.2023 bestimmt, nach welcher Art der Urlaubsanspruch im Eintritts- und Austrittsfall aliquotiert wird.
Hierbei ist auch die Art der Urlaubsverrechnung ein Einflussfaktor, diese wird unter "Stichtag Hinzuzählung" bestimmt:
- Bei "UV mit Kalenderjahr" zählt jeweils der 01.01. des Jahres für die Verrechnung des Urlaubsanspruches
- Bei "UV mit Eintrittsdatum" zählt jeweils das genaue Eintrittsdatum für die Verrechnung des Urlaubsanspruches
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Parameter in der Personalwolke |
Beschreibung |
|---|---|
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Nein |
UV mit Kalenderjahr: keine Aliquotierung bei unterjährigem Eintritt,
Urlaubsanspruch erst mit Beginn des nächsten Kalenderjahres |
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Gesetzeskonform (Österreich) |
Eintritt im ersten Halbjahr (01.01. – 30.06.)
Im sechsten Monat wird der restliche Urlaubsanspruch auf das Resturlaubskonto aufgebucht.
Eintritt im zweiten Halbjahr (01.07. – 31.12.)
1. Zuerst wird der Urlaubsanspruch aliquot errechnet: 2. Aufteilung Urlaubsanspruch in den ersten sechs Monaten bis 31.12. 3. Mit Beginn des neuen Urlaubsjahres wird der Urlaubsanspruch bis zum
Erreichen der sechs Monate per Ultimo gutgeschrieben: |
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Aliquot |
Eintritt im ersten Halbjahr (01.01. – 30.06.)In dieser Variante wird der Urlaubsanspruch immer aliquotiert, außer der Eintritt erfolgt am 1.1. des Jahres.
Eintritt im zweiten Halbjahr (01.07. – 31.12.)Auch in diesem Fall wird zuerst der Anspruch aliquotiert. Danach wird der Urlaub in den ersten sechs Monaten in aktuellen und neuen Urlaubsjahr aufgeteilt und gutgeschrieben:
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Aliquot Teilzeit |
Ist in der Regel nur für Gemeinden relevant. Hier wird der Resturlaub bei Änderung der Wochenstunden automatisch aliquotiert. Der Resturlaub
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Rundungsparameter für Urlaubsrückstellung
Hier wird bestimmt, nach welcher Methode die Aliquotierung des Resturlaubes eines Mitarbeiters berechnet werden soll.
"Schattenkonto"
Für Urlaubsrückstellung wird ein aliquoter Resturlaubsstand benötigt. Das System stellt ein "Schattenkonto" zur Verfügung, auf dem für jeden Tag in der Vergangenheit eine Austrittsaliquotierung durchgeführt wird. Per Parameter kann für den Mitarbeiter definiert werden, ob das Ergebnis gerundet werden soll, oder nicht.
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Option |
Beschreibung |
|---|---|
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Tag/aufgerundet (Standard) |
Der Urlaub wird genau nach der Anzahl der Tage berechnet und dabei aufgerundet |
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Tage/ungerundet |
Der Urlaub wird genau nach der Anzahl der Tage berechnet und dabei abgerundet |
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Monat/ungerundet |
Der Urlaub wird anhand der restlichen Monate im Unternehmen berechnet und dabei abgerundet |
Aliquotierung beim Wechsel der Zeitmodelle
Wechselt ein Mitarbeiter das Zeitmodell und es ändert sich dadurch die Anzahl der Arbeitstage, so werden, anhand der alten Arbeitstage und der neuen Arbeitstage, folgende Konten umgerechnet:
- Aktueller Anspruch / aktuelle Anzahl Arbeitstage * neue Anzahl Arbeitstage = neuer Anspruch
- Resturlaub aktuelles Jahr / aktuelle Anzahl Arbeitstage * neue Anzahl Arbeitstage = neuer Resturlaub aktuelles Jahr
- Resturlaub Vorjahr / aktuelle Anzahl Arbeitstage * neue Anzahl Arbeitstage = neuer Resturlaub Vorjahr
- Resturlaub Vor-Vorjahr / aktuelle Anzahl Arbeitstage * neue Anzahl Arbeitstage = neuer Resturlaub Vor-Vorjahr
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Parameter in der Personalwolke |
Beschreibung |
|---|---|
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Nein |
Keine Aliquotierung |
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Teilzeit lt. Wochenstunden im Wochenprogramm |
Berechnung ident mit dem Parameter aus obiger Tabelle "Aliquot Teilzeit" |
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Teilzeit lt. Arbeitstage im Wochenprogramm |
Die Berechnung setzt sich aus den Formeln aus "Aliquotierung im Austrittsfall" und "Aliquotierung bei Fehlgründen wie z.B.: Karenz" zusammen. |
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Teilzeitfaktor |
Berechnung ident mit dem Parameter aus obiger Tabelle "Aliquot Teilzeit" |
Achtung: Wenn ein Mitarbeiter auf Teilzeit umsteigt, so ist im Feld "Anspruch (jrl.) in Einstellungen/Zeiterfassung/Urlaubsverrechnung KEINE Änderung der Anzahl der Tage vorzunehmen. Sobald im Feld "Aliquotierung des Anspruchs bei TZ MA?" "Teilzeit...." ausgewählt wurde, berechnet das Programm den korrekten Anspruchswert selbststätig!
GESTAFFELTER URLAUBSANSPRUCH
Hierfür sind in der Personalwolke folgende Parameter (rot markiert) relevant.
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| Vergrößern |
Fiktives Eintrittsdatum
Das Fiktive Eintrittsdatum wird verwendet um den korrekten Urlaubsanspruch in Bezug auf die Dienstjahre (laut Staffel) zu berechnen. Da eine bestimmte Anzahl an Dienstjahren, Schul- oder Hochschulzeiten angerechnet werden kann, wird das fiktive Eintrittsdatum berechnet, um die Position in der Staffelung, unabhängig vom tatsächlichen Eintrittsdatum, zu bestimmen. Wenn kein fiktives Eintrittsdatum eingetragen wird, wird auch kein Stufensprung erfolgen.
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Wert |
Einheit |
|---|---|
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Datum |
Tag und Monat zweistellig, Jahr vierstellig (DD.MM.YYYY) |
Staffelungszeitpunkt: Staffel 1 - nach X Dienstjahren
In der Personalwolke besteht die Möglichkeit, in einer Staffelung bis zu 4 verschiedene Werte für Urlaubsanspruch pro Dienstnehmer festzulegen. Hier kann angegeben werden, nach wie vielen anrechenbaren Dienstjahren die Person in die Staffel 1 weiterrückt und ihr damit mehr Urlaubsanspruch zusteht.
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Wert |
Einheit |
|---|---|
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Zahlenwert |
Anzahl der Dienstjahre ab welchen die 1. Staffel aktiv ist |
Gestaffelter Anspruch: Staffel 1 - Urlaubsanspruch
Hier wird der für die Staffel 1 vorgesehene (erhöhte) Urlaubsanspruch in Tagen pro Jahr festgelegt. Nach Erfüllung der vorab definierten Anzahl an Dienstjahren wird der Urlaubsanspruch automatisch auf diesen Wert erhöht.
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Wert |
Einheit |
|---|---|
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Zahlenwert |
Urlaubsanspruch pro Jahr in der 1. Staffel |
Die Einstellungen für Staffel 2 und 3 verhalten sich genau gleich wie jene für Staffel 1, es wird jeweils die Anzahl der notwendigen Dienstjahre und der neue (erhöhte) Urlaubsanspruch eingetragen.
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Beispiel
Der Kollektivvertrag einer Bank sieht vor, dass der Urlaubsanspruch ab dem 20. Dienstjahr 30 Tage beträgt.
Der Eintrag sieht wie folgt aus:
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| Vergrößern |
Der Kollektivvertrag der Bank sieht vor, dass auch Vordienstzeiten bei anderen Banken in diese Dienstjahre mit einzuberechnen sind.
Mitarbeiterin Charon ist im April 2022 ins Unternehmen eingetreten, hat aber bereits 18 Jahre Vordienstzeit bei einem anderen Bankinstitut "mitgebracht". Um ihren rechtmäßigen Urlaubsanspruch nach 20 Dienstjahren zu gewährleisten, wird daher das fiktive Eintrittsdatum so gesetzt, dass sie, nach Vollendung der 20 Dienstjahre (18 Dienstjahre beim vorherigen Arbeitgeber + 2 Dienstjahre beim aktuellen Dienstgeber) tatsächlich 30 Urlaubstage pro Jahr.
Für die richtige Erfassung sind folgende Daten wichtig:
- Dienstbeginn beim vorherigen Dienstgeber
- Dienstende beim vorherigen Dienstgeber
- anrechenbare Dienstjahre beim vorherigen Dienstgeber (Berücksichtigung von Abwesenheiten laut Kollektivvertrag)
Im Beispielsfall sind dies
- Dienstbeginn beim aktuellen Dienstgeber: 01.04.2022
- Dienstbeginn beim vorherigen Dienstgeber: 01.03.2004
- Dienstende beim vorherigen Dienstgeber: 01.02.2022
- Dienstzeit: 17 Jahre, 1 Monate
- Abzüge: 1 Jahr, 1 Monat Karenz
- anrechenbare Dienstjahre zum Dienstende: 16 Jahre
Diese 16 Jahre müssen bei der Eingabe des fiktiven Eintrittsdatums berücksichtigt werden.
Das fiktive Eintrittsdatum lautet damit: 01.04.2006
Zeitpunkt, ab dem die 20 Dienstjahre vollendet sind: 01.04.2026
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URLAUBSVERFALL
Urlaubsverfall Stichtag
Sollte in der unten erwähnten Einstellung "Urlaubsverfall/Verjährung" die Option "Stichtag, Urlaubsverfall DE" ausgewählt worden sein, kann hier ein beliebiger Stichtag gewählt werden, am welchem der restliche Urlaubsanspruch des vergangenen Jahres verfallen soll.
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Wert |
Beschreibung |
|---|---|
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Datum |
Format: DD.MM.YYYY - an diesem Datum (Stichtag) verfällt der Resturlaub des Vorjahres automatisch |
Urlaubsverfall/Verjährung
Lt. österreichischem Urlaubsgesetz darf ein Mitarbeiter maximal 3 volle Jahres-Urlaubsansprüche mitnehmen. Wird diese Schwelle überschritten, verfällt der älteste Urlaubsanspruch nach dieser Zeit ("first in/first out"-Prinzip). Hier kann festgelegt werden, ob Personalwolke diese Regelung automatisch durchführen soll. Zusätzlich kann im Falle eines früheren Verfalls von Urlaubstagen auch ein Stichtag (oben erklärt) festgelegt werden.
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Option |
Beschreibung |
|---|---|
|
Ja |
wenn die Schwelle von 3 Jahren überschritten ist, so verfällt der noch vor dieser Zeit mitgenommene, älteste Resturlaub |
|
Nein |
wenn die Schwelle von 3 Jahren überschritten ist, verfällt der übersteigende Resturlaub NICHT automatisch |
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Stichtag, Urlaubsverfall DE |
der Urlaubsanspruch aus dem Vorjahr verfällt zu dem unter "Urlaubsverrechnung: Urlaubsverfall Stichtag" gewählten Datum |
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Beispiele
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Ausgangssituation - Variante Urlaubsstichtag Deutschland:
- Am 31.12. hat der Mitarbeiter einen (Rest-) Urlaub von 5 Tagen.
- Am 1.1. bekommt der Mitarbeiter seinen neuen Urlaub in Höhe von 25 Tagen.
- Der Mitarbeiter hat Urlaub von 3.2. bis 5.2.
- Der Stichtag für den Urlaubsverfall ist der 31.3.
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Datum |
Urlaub konsumiert |
Urlaub aktuelles Jahr |
Urlaub Vorjahr |
Urlaubsverfall |
|---|---|---|---|---|
|
31.12. |
5 |
0 |
0 |
|
|
01.01. |
25 |
5 |
0 |
|
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03.02. |
1 |
25 |
4 |
0 |
|
04.02. |
1 |
25 |
3 |
0 |
|
05.02 |
1 |
25 |
2 |
0 |
|
31.03. |
25 |
0 |
2 |
Die 3 Urlaubstage im aktuellen Jahr werden zuerst vom Resturlaub des Vorjahres abgezogenm und zwar so lange, bis dieser aufgebraucht ist. Am Stichtag (31.03.) verfällt dann der unverbrauchte Resturlaub aus dem Vorjahr. Wird ein Urlaubstag am Stichtag beantragt, so wird dieser vor dem Verfall noch vom Resturlaub abgezogen (auf das Beispiel oben bezogen bedeutet das, dass wenn am 31.03. noch ein Urlaubstag eingegeben worden wäre, nur 1 Urlaubstag verfallen wäre und nicht 2).
Stichwörter: Urlaubsanspruch, Urlaubsverrechnung, Urlaubstage, gestaffelter Anspruch, anteiliger Urlaubsanspruch
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