Anlage von Personen in Zukunft & Vergangenheit

Oftmals werden neue Mitarbeiter nicht genau am Tag des Eintritts im System angelegt. Personalwolke Time unterstützt aus diesem Grund unterschiedliche Szenarien um eine neue Person 

• nachträglich oder 
• zukünftig 

im System zu erfassen.

Personenstammsätze haben in unserem System ein "Gültig von" und ein "Gültig bis" Datum. Wenn eine neue Person anlegt wird, dann werden diese Daten automatisch befüllt und können nicht manuell geändert werden. 

Um für nachträglich angelegte Personen die Zeiterfassung in die Vergangenheit zu ermöglichen muss das Feld  „Beginn der Zeiterfassung“ auf ein Datum in der Vergangenheit gesetzt werden.

Relevante Parameter

Die Eingabe der folgenden Werte muss unter Module / Zeiterfassung im Personenstammsatz durchgeführt werden.

Eine Beschreibung der übrigen Felder finden Sie unter Feldbeschreibung Stammsatz

Beginn der Zeiterfassung

Wenn man im Reiter Module / Zeiterfassung die Checkbox "Zeiterfassung aktivieren" anhakt, muss man unbedingt das Beginndatum der Zeiterfassung richtig angeben. Das Beginndatum der Zeiterfassung ist auf einem Tag vor dem Tag zu setzen, ab dem Zeiten im System erfasst werden sollen.

Dieses Datum kann nicht in der Zukunft liegen. Es kann auch nicht das aktuelle Datum sein. Es muss ein Datum in der Vergangenheit sein, wie zum Beispiel der gestrige Tag. Wenn das aktuelle Datum eingegeben wird, wird es beim Speichern automatisch mit dem gestrigen Datum ersetzt.

Dies ist dazu dienlich, damit man für den Vortag bereits den Resturlaub und sonstige Werte eintragen kann, umso ab dem Eintrittsdatum bereits abgerechnete Werte im System zu haben.

Beispiel:

• Eintrittsdatum: per 01.01.
• Person wird am 08.01. in der Personalwolke angelegt
• Startdatum der Zeitwirtschaft ist auf 31.12. zu setzen, damit ab 01.01. Zeiten erfasst werden können

Eintrittsdatum

Beim Anlegen einer Person muss das Eintrittsdatum angegeben werden. Es kann dann in diversen Auswertungen angezeigt werden.

Fiktives Eintrittsdatum

Das fiktive Eintrittsdatum ist dann wichtig, wenn ein Mitarbeiter aufgrund der Anrechnung von Vordienstzeiten ein früheres, fiktives Eintrittsdatum hat. Man hat somit im System sauber getrennt a) das eigentliche Eintrittsdatum und b) das fiktive Eintrittsdatum, welches dann auch für die Berechnung des Urlaubsanspruchs herangezogen wird.

Beispiel:

• Eintrittsdatum: per 01.07.
• anrechenbare Vordienstzeiten: 6 Monate
• Fiktives Eintrittsdatum: 01.01.

Beispiele zur Personenanlage

Beispiel 1: Der Mitarbeiter ist bereits im Unternehmen und wird nachträglich in der Zeiterfassung angelegt:

1. Die Zeiterfassung wird per Eintrittsdatum in die Vergangenheit aktiviert. Danach müssen die Buchungen nachträglich eingetragen werden.
2. Die Zeiterfassung wird mit dem aktuellen Zeitpunkt aktiviert. Danach muss man über den Korrektur-Client (zu finden unter Administration / Zeitwirtschaft / Korrektur-Client) die Saldowerte und Urlaubsdaten (weiter unten beschrieben) manuell nachgezogen werden.

Beispiel 2: Mitarbeiter tritt neu in das Unternehmen ein:

Urlaubsanspruch

Bei neu eingetretenen Mitarbeitern muss der Urlaubsanspruch angegeben werden und auch den „Stichtag der Hinzuzählung“, damit am Hinzuzählungsdatum der neue Urlaubsanspruch hinzugerechnet wird. Wird der neue Jahresurlaub per Kalenderjahr gut geschrieben, muss man als Stichtag der Hinzuzählung den 01.01 eintragen. Sollte das Eintrittsdatum relevant sein, dann muss hier das Eintrittsdatum angegeben werden.

Wird ein Mitarbeiter in der Personalwolke angelegt, der bereits im Unternehmen ist, müssen zusätzlich auch noch die Tage seit der letzten Hinzuzählung und evtl. der Anspruch aus dem Vorjahr bzw. Vor-Vorjahr eingetragen werden. Diese werden im Korrektur-Client unter Administration / Zeitwirtschaft / Korrektur-Client eingetragen. Dort muss die Ansicht auf die tägliche Ansicht umgeschaltet werden und am ersten Tag in der Zeiterfassung die korrekten Werte eingegeben werden.

Beispiel:

Wenn Max Mustermann am 01.01.2019 eingetreten ist und dann per 01.04.2020 in der Zeiterfassung angelegt wird, müssen die Urlaubswerte wie folgt hinterlegt werden:

• Urlaubsanspruch: 25
• Hinzuzählungsdatum: 01.01.2019
• Tage seit letzter Hinzuzählung: 31 (Januar) + 29 (Februar 2020 Schaltjahr)+ 30 (März) + 1 (aktueller Tag) = 91 Tage  
• Verbrauchter Urlaub in 2019: 8 Tage
• Verbrauchter Urlaub in 2020: 7 Tage
• Resturlaub Vorjahr: 10 Tage
• Resturlaub Gesamt: 35 Tage (10 Resttage aus 2019 + 25 Tage vom 01.01.2020, Urlaubstage werden immer vom ältesten Resturlaub zuerst abgezogen, bis diese aufgebraucht sind)

Aliquotierung des Eintrittsjahrs

Der Parameter "Aliquotierung des Eintrittsjahrs" steuert ob der Urlaubsanspruch in den ersten sechs Monaten aliquot hinzugezählt werden soll und muss dazu auf "gesetzeskonform" gesetzt werden.

Achtung: Sollte der Mitarbeiter nachträglich in der Zeiterfassung angelegt werden und das Eintrittsdatum ist nicht im aktuellen Jahr, dann diesen Parameter auf "Nein" setzen.

Beispiel:

Dieser Artikel beschäftigt sich auschließlich mit den Einstellungen in der Zeiterfassung. Die allgemeine Anlage eines Mitarbeiters finden Sie unter LINK.

Ist Ihr Mitarbeiter bereits eingetreten und Sie legen Ihn nachträglich in der Personalwolke an. Klicken Sie auf den Link: Nachträglichlicher Eintritt eines Mitarbeiters - Zeiterfassung

Öffnen Sie den Reiter Einstellungen in den Personeneinstellungen und wählen Sie in den Dropdown links unterhalb des Reiters Stammdaten den Punkt Zeiterfassung aus.

1. Schritt Beginn der Zeiterfassung, Wochenprogramm und Eintrittsdatum

Setzen Sie den Parameter Beginn der Zeiterfassung auf den Tag vor dem Eintrittsdatum. Zum Beispiel ist das Eintrittsdatum der 01.01.2023 damit ist der Beginn der Zeiterfassung der 31.12.2022.

Wählen Sie im Parameter Wochenprogramm das Wochenprogramm aus, mit dem der Mitarbeiter anfangen soll.Das Wochenprogramm muss vor der Anlage des Mitarbeiters erstellt sein. Falls dies nicht der Fall ist, klicken Sie auf folgenden Link.Sie kommen später im Menüpunkt Administration - Personen wieder zurück.
Der Teilzeitfaktor ist im Normalfall immer auf 100% zu belassen. Die Teilzeitarbeit wird über entsprechende Wochenprogramme abgebildet.
Im Punkt Allgemein können Sie im Parameter Eintrittsdatum das Eintrittsdatum des Mitarbeiters eintragen. Der neue Mitarbeiter kann sich erst ab diesem Tag in die Personalwolke einloggen. Auch die Zeiterfassung startet mit diesem.

2. Schritt Stammsatzeinstellungen

Nach welchen Regelungen z.B. Überstunden, Pauschalisten, Durchrechnung, Urlaubsanspruch die Personalwolke Ihre Mitarbeiter abrechnet wird im Stammsatz beschrieben.Diese Einstellungen können sehr unterschiedlich sein.Es empfielt sich nebenbei in einem neuen Tab die Einstellungen eines bereits vorhanden Mitarbeiters (Vollzeit, Teilzeit, AllIn, Pauschalist, Führungskräfte ohne aktive Zeiterfassung..) zu öffnen und diese zu kopieren.
Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Bereiche finden Sie hier:
Anspruch PflegeCorona KurzarbeitFeiertagskalenderFolgefehlgrundHöchstarbeitszeitMehrstundenMehrstundenbewertungNegativ-ZeiterfasserSaldoverrechnungTeilzeitUrlaubsverrechnung

3. Schritt Speichern nicht vergessen!

Damit die eingegeben Einstellungen wirksam sind, müssen Sie oben links auf den blauen Button "Speichern" klicken.