Aliquoter Urlaub für Teilzeit-Arbeitenden

Dieses Kapitel beschäftigt sich mit der korrekten Berechnung von Urlaubsansprüchen für Mitarbeitende im Teilzeit-Verhältnis, die sich nicht mehr im ersten Dienstjahr befinden.
Informationen zur Urlaubsaliquotierung im ersten Dienstjahr finden Sie im entsprechenden Kapitel.

Inhalt:

Erfassung in der Urlaubsverrechnung

Varianten

Erfassung in der Urlaubsverrechnung

Gemäß Urlaubsgesetz entsteht für 5 gearbeitete Arbeitstage ein Urlaubstag.  Arbeitet eine Person 5 Tage pro Woche für ein Jahr, ergeben sich somit 25 Urlaubstage für dieses Jahr. Gemäß Urlaubsgesetz, Kollektivvertrag oder Betriebsvereinbarung kann sich nach einer gewissen Betriebszugehörigkeit inklusive anrechenbarer Vordienstzeiten die Anzahl der Urlaubstage auf z.B. 30 Tage pro Jahr erhöhen.

Arbeitet jedoch ein Mitarbeiter 2 Tage in der Woche, ergeben sich somit 10 Urlaubstage an jährlichem Urlaubsanspruch.
Ist bei diesem Mitarbeiter ein seiner Arbeitszeit entsprechendes Wochenprogramm (Arbeitszeitmodell) hinterlegt (taggenaues Wochenprogramm ohne Teilzeitfaktor), so berechnet die Personalwolke automatisch den korrekten Urlaubsanspruch.

Parameter für die Eingabe im Feld Aliquotierung des Anspruchs bei TZ MA  (Reiter Einstellungen → Zeiterfassung → Urlaubsverrechnung)

Auswahlmöglichkeit

Anwendung

Teilzeitfaktor

Prozentuelle Berechnung auf Basis des Teilzeitfaktors der Person und des für sie gültigen Wochenprogramms

Nein

keine Aliquotierung gewünscht

Teilzeit laut Arbeitstage im Wochenprogramm

bei einem Wochenprogramm, dass arbeitsfreie Werktage vorsieht

Teilzeit laut Wochenstunden im Wochenprogramm

für jene mit einem Urlaubskontingent in Stunden, z.B. Bundesbedienstete

Varianten

Hinweis: nachfolgende Angaben beziehen sich auf einen Urlaubsanspruch in Form von ganzen Tagen.
Für Teilzeit-Kräfte, die stundenweisen Urlaubsanspruch haben, wie es generell für Angestellte des Bundes bzw. der Gemeinden der Fall ist, ist die nachfolgende Information nicht relevant.

Die unterschiedlichen Teilzeitformen und die daraus resultierenden Ansprüche werden anhand von Beispielen dargestellt.

Für die Beispiele wurde das fiktive Unternehmen Holidays AG verwendet.

In der Holidays AG gilt laut Kollektivvertrag bzw. Betriebsvereinbarung: 

  • Wochenarbeitszeit (Vollzeit) 38,5 Stunden, aufgeteilt auf 5 Arbeitstage.
  • Der Urlaubsanspruch für Vollzeit beträgt 25 Tage.
  • Das Urlaubsjahr geht vom 1.1. bis zum 31.12. eines jeden Kalenderjahrs.
  • Der 24. und der 31.12. sind arbeitsfreie Tage laut Betriebsvereinbarung.

Variante 1: Teilzeit in Form von tageweisem Arbeiten

Person A arbeitet als TZ, und zwar an 3 definierten Tagen pro Woche.

  • Urlaubsanspruch

Frage: Wie hoch ist der Urlaubsanspruch von Person A?
Antwort: Person A hat  (25/5) x 3 = 15 Tage Urlaubsanspruch pro Jahr

Allgemein:  (Urlaubsanspruch bei Vollzeit / Anzahl der Arbeitstage pro Woche)  x Anzahl der Arbeitstage pro Woche bei TZ = Anspruch

  • Urlaubsverbrauch

Person A möchte nun für zwei Wochen auf Urlaub fahren.
Frage; Wie viele Urlaubstage muss Person A dafür aufwenden, vorausgesetzt, in den zwei Wochen ist für Person A kein gültiger Feiertag im Kalender?
Antwort: Da sie 3 Tage pro Woche arbeitet und für 2 Wochen abwesend sein wird, sind dafür 2 x 3 = 6 Urlaubstage vom Kontingent abzuziehen.

Allgemein: Anzahl der Urlaubswochen x Anzahl der Arbeitstage pro Woche bei TZ = abgezogene Urlaubstage

Variante 2: Teilzeit in Form von Halbtagsarbeit mit immer gleicher Stundenanzahl

Person B arbeitete auch Teilzeit in der Holidays AG, und zwar täglich 4 Stunden.

  • Urlaubsanspruch

Frage: Wie hoch ist der Urlaubsanspruch von Person B?
Antwort: Person B hat  (25/5) x 5 = 25 Tage Urlaubsanspruch pro Jahr.

Allgemein:  (Urlaubsanspruch bei Vollzeit / Anzahl der Arbeitstage pro Woche)  x Anzahl der Arbeitstage pro Woche bei TZ = Anspruch

  • Urlaubsverbrauch

Person B möchte nun für zwei Wochen auf Urlaub fahren.
Frage; Wie viele Urlaubstage muss Person B dafür aufwenden, vorausgesetzt, in den zwei Wochen ist für Person B kein gültiger Feiertag im Kalender?
Antwort: Da sie 5 Tage pro Woche arbeitet und für 2 Wochen abwesend sein wird, sind dafür 2 x 5 = 10  Urlaubstage vom Kontingent abzuziehen.

Allgemein: Anzahl der Urlaubswochen x Anzahl der Arbeitstage pro Woche bei TZ = abgezogene Urlaubstage

Variante 3: Teilzeit in Form von unterschiedlichen Stundenzahlen pro Arbeitstag

Auch Person C arbeitet auch bei Holidays AG und hat folgende Arbeitszeiten:

Montag

Dienstag

Mittwoch

Donnerstag

Freitag

8 h

4 h

2 h

5 h

6 h

Person C arbeitet also insgesamt 25 Stunden pro Woche, was einem Teilzeit-Faktor von 65 % entspricht.

  • Urlaubsanspruch

Frage: Wie hoch ist der Urlaubsanspruch von Person C?
Antwort: Person C hat  (25/5) x 5 = 25 Tage Urlaubsanspruch pro Jahr, da sie ja täglich arbeitet.

Allgemein:  (Urlaubsanspruch bei Vollzeit / Anzahl der Arbeitstage pro Woche)  x Anzahl der Arbeitstage pro Woche bei TZ = Anspruch

  • Urlaubsverbrauch

Person C möchte nun für zwei Wochen auf Urlaub fahren.
Frage; Wie viele Urlaubstage muss Person C dafür aufwenden, vorausgesetzt, in den zwei Wochen ist für Person C kein gültiger Feiertag im Kalender?
Antwort: Da sie 5 Tage pro Woche arbeitet und für 2 Wochen abwesend sein wird, sind dafür 2 x 5 = 10  Urlaubstage vom Kontingent abzuziehen.

Allgemein: Anzahl der Urlaubswochen x Anzahl der Arbeitstage pro Woche bei TZ = abgezogene Urlaubstage

Frage: Person C möchte sich an einem Mittwoch einen Tag Urlaub nehmen. Wie viel Urlaub wird ihr dafür abgezogen?
Antwort: Es wird ein Tag vom Urlaubskontingent abgezogen.

Variante 4: Teilzeit in Form von unregelmäßigen Arbeitszeiten und freien Arbeitstagen

Person D ist ebenso bei der Holidays AG tätig. Sie hat folgende Arbeitszeiten

Montag

Dienstag

Mittwoch

Donnerstag

Freitag

5 h

3 h

frei

5 h

7 h

Person D arbeitet also insgesamt 20 Stunden pro Woche, was einem Teilzeit-Faktor von 52 % entspricht.

  • Urlaubsanspruch

Frage:
Wie hoch ist der Urlaubsanspruch von Person D?
Antwort:
Person D hat  (25/5) x 4 = 20 Tage Urlaubsanspruch pro Jahr

Allgemein:  (Urlaubsanspruch bei Vollzeit / Anzahl der Arbeitstage pro Woche)  x Anzahl der Arbeitstage pro Woche bei TZ = Anspruch

  • Urlaubsverbrauch

Person D möchte nun für zwei Wochen auf Urlaub fahren.
Frage:
Wie viele Urlaubstage muss Person D dafür aufwenden, vorausgesetzt, in den zwei Wochen ist für Person D kein gültiger Feiertag im Kalender?
Antwort:
Da sie 4 Tage pro Woche arbeitet und für 2 Wochen abwesend sein wird, sind dafür 2 x 4 = 8 Urlaubstage vom Kontingent abzuziehen.

Allgemein: Anzahl der Urlaubswochen x Anzahl der Arbeitstage pro Woche bei TZ = abgezogene Urlaubstage

Variante 5: Teilzeit mit geblockter Arbeitszeit und immer gleicher Anzahl von Arbeitstagen

Auch Person E ist bei Holidays AG angestellt.
Person E arbeitet immer nur an den 5 Arbeitstagen vor dem Monatsletzten und an den 5 Arbeitstagen nach dem Monatsletzten, zum Beispiel arbeitet sie vom 24.- 28.6.2024 und vom 1.- 5.7.2024 (= 10 Arbeitstage).  An diesen Tagen arbeitet Person E Vollzeit (38,5 Wochenstunden).

  • Urlaubsanspruch

Frage:
Wie hoch ist der Urlaubsanspruch von Person E?
Antwort: Person E arbeitet immer 10 Arbeitstage pro Monat. Es gilt, dass 5 Arbeitstage einen Urlaubstage "erzeugen". Der Urlaub ist daher wie folgt zu berechnen:
Urlaubsanspruch bei Vollzeit  / Jahresarbeitstage einer Vollzeitkraft x tatsächlicher Arbeitstage pro Jahr = Urlaubsanspruch bei Teilzeit

2024 hat lt. Arbeitstagerechner www.arbeitstage.at 250 Arbeitstage (unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Feiertage, die nicht auf ein Wochenende fallen). 
Person E arbeitet 10 Tage/Monat und daher 10x12 = 120 Tage pro Jahr
Die Rechnung lautet wie folgt: (25 / 250) x 120 = 12 Tage 

Person E hat also einen Urlaubsanspruch von 12 Tagen

Allgemein:  (Urlaubsanspruch bei Vollzeit / Anzahl der Arbeitstage des Kalender- oder Urlaubsjahres bei Vollzeit) x Anzahl der Arbeitstage bei TZ = Anspruch

  • Urlaubsverbrauch

Frage:
Person E möchte nun vom 29.7.2024 (einem Montag) an 3 Wochen Urlaub nehmen, Wie viele Urlaubstage werden ihr von ihrem Kontingent abgezogen?

Antwort::
Im gewünschten Urlaubszeitraum sind die Tage 29.7.- 7.8.2024 (= 8 Arbeitstage) jene Werktage, an denen Person E arbeiten würde.
Für ihren Urlaubswunsch werden Person E daher 8 Arbeitstage von ihrem Kontingent abgezogen.

Allgemein: die Anzahl abgezogener Urlaubstage hängt davon ab, wie viele Tage die TZ-Kraft im gewünschten Urlaubszeitraum zu erbringen hätte.

Variante 6: Teilzeit mit einer fixen Anzahl von Arbeitstagen pro Monat und variabler Einteilung

Person F aus der Holidays AG hat einen Vertrag, der vorsieht, dass sie 10 Arbeitstage pro Monat jeweils 7,7 Stunden zu arbeiten hat.
Welche Tage das sind, macht sich Person G immer mit ihren Teamleads aus.

  • Urlaubsanspruch

Frage:
Wie hoch ist der Urlaubsanspruch von Person F?

Antwort:
Person F arbeitet immer 10 Arbeitstage pro Monat. Es gilt, dass 5 Arbeitstage einen Urlaubstage "erzeugen". Der Urlaub ist daher wie folgt zu berechnen:
Urlaubsanspruch bei Vollzeit  / Jahresarbeitstage einer Vollzeitkraft x tatsächlicher Arbeitstage pro Jahr = Urlaubsanspruch bei Teilzeit

2024 hat lt. Arbeitstagerechner www.arbeitstage.at 250 Arbeitstage (unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Feiertage, die nicht auf ein Wochenende fallen). 
Person F arbeitet 10 Tage/Monat und daher 10 x 12 = 120 Tage pro Jahr
Die Rechnung lautet wie folgt: (25 / 250) x 120 = 12 Tage 

Person F hat also einen Urlaubsanspruch von 12 Tagen

Allgemein:  (Urlaubsanspruch bei Vollzeit / Anzahl der Arbeitstage des Kalender- oder Urlaubsjahres bei Vollzeit) x Anzahl der Arbeitstage bei TZ = Anspruch

  • Urlaubsverbrauch

Aufgrund der variablen Arbeitstage ist es naheliegend, dass Person F ihre Urlaube so plant, dass ihre monatlich zu erbringenden Arbeitstage außerhalb der gewünschten Urlaubszeit stattfinden.
Dies birgt aber die Gefahr, dass ihr jährliches Urlaubskontingent nur in geringem Umfang reduziert wird.
Die Folge ist eine sich ansammelnde Resturlaubsmenge, was zu Urlaubsverfall bzw. der Bildung hoher Urlaubsrückstellungen führt.
Bei der Einteilung der Arbeitstage einer solchen TZ-Kraft ist daher darauf zu achten, dass bewusst Arbeitstage eingeplant werden, die in die Zeiten ihres Urlaubswunsches fallen, um das Urlaubskontingent zu verbrauchen.

Stichwörter: Urlaubsanspruch, Urlaubsverrechnung, Aliquoter Urlaub, Teilzeit, Halbtags, Ultimo

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