Überstundenauszahlung

Allgemeines

Die nachfolgende Dokumentation beschreibt die Parametrierung der Überstundenauszahlung per Webdesk / IF6020. Es ist empfehlenswert den hier beschriebenen Vorgang einzusetzen, wenn es Mitarbeiter in einer Firma gibt, die Überstunden ausbezahlt bekommen.

Voraussetzungen

Im System IF6020 muss eine Überstundenbewertung implementiert sein. Der hier beschriebene Prozess betrifft nur den Überstundenauszahlungsworkflow. In der geringsten Ausbaustuffe muss mindestens ein Korrekturkonto im System 6020 vorhanden sein, dass als Korrekturkonto im Überstundenauszahlungsprozess fungiert. Die eigentliche Abbuchung des auszuzahlenden Betrages vom Saldo bzw. auch den Überstundenkonten muss innerhalb der IF6020 Abrechnung geregelt werden. Es empfiehlt sich deshalb bevor der Überstundenauszahlungsworkflow im Webdesk implementiert wird, die aktuelle IST-Situation zu analysieren und möglicherweise so anzupassen, dass der WORKFLOW Überstundenauszahlungsprozess eingesetzt werden kann.

Implementierung

Um den Prozess "Überstundenauszahlung" einzurichten, geht man am besten wie folgt vor:

Einrichtung des Überstundenauszahlungsprozesses
Erstellen der notwendigen Auswertungsansichten für Vorgesetzten, Personal und Mitarbeiter Konfiguration
Einrichtung des Jobs der automatisch monatlich/quartalweise die Prozesse für die betroffenen Mitarbeiter erstellt
Einpflegen im Menübaum

1. Einrichtung des Überstundenauszahlungsprozesses

Menüpunkt Workflow > Prozessdefinitionen > Neue Prozessdefinition

prozess_kontokorrektur_hide

Folgende Felder und Parameter müssen belegt werden:

Name > Vergabe eines eindeutigen Names für den Prozess
Autor informieren > Immer >> dadurch bekommt der Antragsteller den Prozess nach jeder Workflow-Instanz zur Sichtung
Automatisch genehmigen/sichten > Nein
Eingabe von Kommentar / Beschreibung notwendig > Nein
Formulartyp > Kontokorrektur
nicht in ToDo-Liste anzeigen

Reiter Workflowschritte

Name
Selektion der Rolle
Aktion
Genehmigen oder sichten
Bearbeitbar
Ja >> bei Genehmigen
Sofortiger Abbruch bei Ablehnung
Bei Ja wird der Prozess nicht an die nächste Instanz weitergeleitet, sondern abgebrochen
Automatisch genehmigen oder sichten
kommt ein Rolleninhaber öfters im Prozess vor, so kann durch diesen Parameter seine erste Entscheidung immer wieder übernommen werden.
Auswahl Rolleninhaber bei Prozesstart notwendig
automatische Aktion
Wird die Aktion nicht vom Rolleninhaber editiert, so wird die eingestellte automatische Aktion durchgeführt: "automatisch Genehmigen" oder "automatisch Ablehnen"

nach Tagen - Angabe des Zeitraumes (in Tagen), nach welchem die automatische Aktion stattfinden soll

nicht in ToDo-Liste anzeigen
Die Checkbox sollte auf Ja gestellt sein, damit die ansicht in einem separaten Menüpunkt dargestellt wird

Reiter Einstellungen

proc_umbuchung_reiter_einstellungen

Konto
IF-6020 Konto, welches korrigiert wird
Beschriftung
Mit einer Eingabe kann die Konten-Beschriftung übersteuert werden
Anzeige
Industrie- oder Normalminuten
Änderung
Änderung absolut oder relativ

absolut: Konto wird auf den eingegebenen Wert geändert
relativ: Konto wird um den eingegebenen wert geändert

min. Wert / max. Wert
Bestimmung des Minimalwertes und Maximalwertes: mögliche Selektion Wert oder Konto

Wert - eine beliebige Ziffer kann eingegeben werden;
Konto - Selektion des gewünschten Kontos

Datumsvorgabe
In der Benutzermaske kann ein Datum vorbefüllt werden. Mögliche Auswahl: keine Vorgabe, Datum mit Ultimo des letzten Monats vorbefüllen, Datum mit Ultimo des letzten Quartals vorbefüllen.
Datum editierbar
Ist die Check-Box angehakt,darf das Datum durch den Antragssteller editiert werden
Alternativtext Eingabefeld
z.B. Betrag - Text, der im Eingabefeld erscheinen soll
Konto
Auswahl des Kontos, welches zur Information angezeigt werden soll (es können mehrere Konten gleichzeitig angezeigt werden)
Beschriftung
Beschriftung, die in der Ausgabemaske erscheinen soll
Anzeige
Anzege in Normal- oder Industrieminuten
Hinzufügen
Weitere Kontenwerte können durch anklicken hinzugefügt werden
Löschen
Durch anklicken der Löschen-Schaltfläche und anschließendes Speichern wird der selektierte Kontowert gelöscht
Speichern, Speichern & Schließen

Konfiguration

Menü und Aktionen > Aktionen > Suche nach Aktion ta_editRebooking
Neue Konfiguration
Name
Überschrift
Speichern

Reiter Berechtigungen

Die Aktionsberechtigung wird im Reiter Berechtigungen festgelegt

Typ >> Rollenberechtigung
Rolle >> Vorgesetzter, Personal, ...
Einsichtserlaubnis >> gemäß der Rollenkompetenz

Konfigurationsdetails bearbeiten

umbuchung_konfigdetails

Prozess
Selektion der Prozessdefinition
Eingabetyp
Industrie- oder Normalminuten
Vorgabewert
Mindestwert, Wert aus Antrag, Maximalwert
Typ
Mögliche Selektion Personenfelder aus Zeitwirtschaft oder Konto-Werte
Konto / Feld
Selektion des Feldes oder Wertes (abhängig vom Typ)
Überschrift
Überschrift, die in der Ausgabemaske erscheinen soll
Anzeigetyp
Industrie- oder Normalminuten
Spalte hinzufügen
Durch anklicken können Spalten hinzugefügt werden
Spalte entfernen
Durch anklicken wird eine Spalte entfernt
Hinauf / Hinunter
Reihung hinauf/hinunter
Speichern oder Speichern & Schließen

Einrichtung der Jobs

Job Erstellung Umbuchung

Der Job Erstellung Umbuchung definiert, wo überall nach Informationen gesucht werden soll: Mandanten, Gruppen.
Dieser Job leitet sich vom Job Create Rebooking ab (= Konfiguration des Jobs CreateRebooking).
Ist der Job aktiv, erstellt er einen Prozess, der bei den Mitarbeitern einen Antrag (z.B. Überstundenauszahlung) generiert. Dieser Antrag kann dann vom Mitarbeiter editiert werden, geht entsprechend dem Workflow-Verlauf an die nächste Rolle, welche ebenfalls editieren kann, bis er schließlich in der Ansicht erscheint.
Menüpunkt Einstellungen > Jobs > Neue Konfiguration

umbuchung_job_erstellungUmbuchung

Jobkonfiguration abgeleitet von Job >> create Rebookings selektieren
Name >> ErstellungUmbuchungen
Aktiv - Ja
Beschreibung

Reiter Trigger - bestimmt wie oft und wannd er Job laufen soll

Reiter Jobkonfiguration

Prozess
Verknüpfung mit dem entsprechenden Prozess
Mandant
Selektion des Mandanten
Gruppen
Selektion der entsprechenden Gruppen (> von wo soll die Information geholt werden)

Tipp: Mit der STRG-Taste können mehrere einzelne Gruppen auf einmal selektiert werden: STRG-Taste gedrückt halten, Gruppen mit der Maus selektieren, anschließen auf > klicken.

Mit der >> Taste werden alle Gruppen übernommen; mit << werden alle Gruppen wieder zurückgenommen; Mit > wird nur eine einzelne Gruppe übernommen.

Job WFCheckLimits

Dieser Job überprüft Anträge, die genehmigt werden müssen.