Anzeige von losen Gruppen Displaying Loose Groups in Management -Listen (Auswahlorganigramm)

Im Auswahlorganigramm (bei den Managementlisten) können nun auch lose Gruppen oder Kostenstellen angezeigt werden.

Damit die losen Gruppen (Kostenstellen, Projektgruppen) im Organigramm angezeigt werden können, muss die Einsichtserlaubnis für den ganzen Mandanten gesetzt werden.

Einschränkungen des Selektionsbaumes (Konfiguration durch Administrator)

Mögliche Einschränkungen in der Abfrage durch Einschränkung des Selektionsbaumes (Auswahlorganigramm):

Maximale Anzahl an GruppenAngabe der maximalen Anzahl der Gruppen, welche abgefragt werden dürfen. Wird hier beispielsweise 5 eingegeben, so werden max. 5 Gruppen im Ergebnis angezeigt. Maximale anzahl an Personen, die abgefragt werden dürfen Angabe der maximalen Anzahl an Personen, welche abgefragt werden dürfen.

Werden mehr Gruppen oder Personen abgefragt, als in der max. Anzahl definiert, so erscheint ein System-Hinweis, dass die Selektion diesbezüglich angepasst werden soll. 

Folgende Organisationsstruktur nicht anzeigenMit diesem Parameter können bestimmte Gruppen im Auswahlorganigrammn ausgeblendet werden:

• Klickt man auf das erste Symbol > können Orgstrukturen hinzugefügt werden > Orgstruktur aus Auswahl selektieren
• Möchte man eine neue Gruppe hinzufügen > zweites Symbol anklicken > Gruppe aus Auswahl selektieren
• Möchte man eine bestehende (ausgeblendete) Gruppe wieder entfernen > Löschen-Checkbox aktivieren, anschließend auf Löschen-Symbol unten klicken.

Parameter "Selektion bei Suche berücksichtigen" in Suchmaske 

Dieser Parameter hat nur eine Auswirkung, wenn im Feld Suche eine Person (Name) angegeben wird. Ist dieser Parameter aktiviert, wird im Organigramm (selektierte Gruppen) nach dieser Person gesucht. Ansonsten wird in allen Gruppen gesucht, für die man die Einsichtsberechtigung hat.

Abfragelimitierung mit Datum in Suchmaske (Konfiguration durch Administrator)

Anzahl der angezeigte AnträgeDefiniert die Anzahl der angezeigten Monate Offset (wieviele Einträge sollen in der Vergangenheit liegen) Definiert Anzahl der Monate, die in die Vergangenheit angezeigt werden sollen

• Wird z.B. bei Anzahl der angezeigten Anträge 12 definiert, und bei Offset 6 > so werden Einträge 6 Monate in Vergangenheit und 6 Monate in Zukunft angezeigt

Fixes DatumAbfrage zu einem fixen Zeitraum > Einstellung mit frühestem und spätestem Abfragedatum (z.B

Lists (Selection Organization Chart)

In the selection organization chart (in the management lists), loose groups or cost centers can now also be displayed.

For loose groups (cost centers, project groups) to be displayed in the organization chart, the view permission must be set for the entire client.

Restrictions of the Selection Tree (Configuration by Administrator)

Possible restrictions in the query by restricting the selection tree (selection organization chart):

• Maximum number of groups
  Specifies the maximum number of groups that may be queried.
  If, for example, 5 is entered here, a maximum of 5 groups are displayed in the result.
• Maximum number of persons that may be queried
  Specifies the maximum number of persons that may be queried.

If more groups or persons are queried than defined in the maximum number, a system notice appears stating that the selection should be adjusted accordingly.

• Do not display the following organizational structure
  With this parameter, certain groups can be hidden in the selection organization chart:
• If you click the first icon > org structures can be added > select org structure from selection
• To add a new group > click the second icon > select group from selection
• To remove an existing (hidden) group again > activate the delete checkbox, then click the delete icon below.

Parameter "Consider selection in search" in Search Mask

This parameter only has an effect if a person (name) is entered in the search field. If this parameter is activated, the organization chart (selected groups) is searched for this person. Otherwise, all groups for which you have view permission are searched.

Query Limitation by Date in Search Mask (Configuration by Administrator)

• Number of displayed requests
  Defines the number of displayed months
• Offset (how many entries should be in the past)
  Defines the number of months to be displayed in the past
• If, for example, 12 is defined for the number of displayed requests and 6 for the offset > entries 6 months in the past and 6 months in the future are displayed
• Fixed date
  Query for a fixed period > setting with the earliest and latest query date (e.g. 01.01.2006-01.01.2020 > zeigt alle Einträge in diesem Zeitraum, jedoch keinen aus dem Jahr 2005 bzw. nach dem Jahr 2020 > es erfolgt ein Systemhinweis, dass die Abfrage außerhalb dieses Zeitraumes nicht erlaubt ist) Wird kein fixes Datum definiert, so kann die Abfrage wie folgt definiert werden:
• frühestes Abfragejahr (relativ ab jetzt) 0-10
• frühestes Abfragemonat (relativ ab jetzt) 0-12
• spätestes Abfragejahr (relativ ab jetzt) 0-10
• spätestes Abfragemonat (relativ ab jetzt) 0-12

Parameter "Resultat sofort anzeigen" in Suchmaske

Wird dieser Parameter aktiviert, so erscheint beim Anklicken des Menüpunktes sofort das Abfrageergebnis mit den Selektionskriterien der letzten Abfrage, ohne vorheriger Anzeige der Suchmaske. Möchte man die Selektionskriterien neu definieren > auf "Suchmaske anzeigen" klicken.

Anzeige der Ebenen im Auswahlbaum ist in der Suchmaske einstellbar (Tiefe 1-3, minimieren)

Im Organigramm können nun durch Anklicken des grünen Pfeils die Untergruppen angezeigt werden (ohne, dass alle Untergruppen einzeln angeklickt werden müssen).

Selektion der Tiefe 1 - 3, dann grünen Pfeil anklicken. Bei Tiefe 1 wird das Organigramm bis zur 1 Ebene aufgeklappt. Bei Tiefe 2 wird auch die Unterebene aufgeklappt, bei Tiefe 3 werden alle weiteren Unterebenen aufgeklappt usw. Klickt man auf "Alle", so werden alle vorhandenen Gruppen und Untergruppen angezeigt.

Mit Hilfe des blauen Pfeils wird der Baum wieder minimiert (alle Gruppen und Untergruppen wieder zugeklappt), es werden nur die übergeordneten Gruppen angezeigt.

Anzeige der selektierten Gruppen und Personen in der Suchmaske

Klickt man auf das Icon "Details anzeigen" (befindet sich rechts neben dem grünen Pfeil), so werden alle Gruppen angezeigt, welche angehakt sind. Dieser Parameter erlaubt eine Übersicht über selektierte Gruppen, ohne dass der Orgbaum aufgeklappt werden muss.

Die Auswahl im Organigramm wird bei einer Abfrage gespeichert (Suchmaske)

Die Auswahlkriterien im Orgbaum (Organisationsstruktur) werden gespeichert, und beim nächsten Aufruf automatisch wiedergegeben. D.h. es werden die gleichen Gruppen bzw. Personen angehakt, welche bei der letzten Abfrage selektiert wurden.

Buchungsmaske klein

Neben der Buchungsmaske solo gibt es ebenfalls die Möglichkeit, die "Buchenmaske klein" anzeigen zu lassen. Über diese Buchungsmaske werden ausschließlich Buchungen durchgeführt, es werden keine weiteren Informationen angezeigt.

Klickt der Benutzer auf die Schaltfläche "Kommt" wird die Buchung vorgenommen, die Anzeige ändert sich in "Geht":

Um diese Anzeige zu erhalten, sollte folgender Aufruf erfolgen

• shows all entries in this period, but none from the year 2005 or after the year 2020 > a system notice appears stating that queries outside this period are not permitted)
  If no fixed date is defined, the query can be defined as follows:
• earliest query year (relative to now) 0-10
• earliest query month (relative to now) 0-12
• latest query year (relative to now) 0-10
• latest query month (relative to now) 0-12

Parameter "Show result immediately" in Search Mask

If this parameter is activated, clicking the menu item immediately displays the query result with the selection criteria of the last query, without first showing the search mask. To redefine the selection criteria > click "Show search mask".

Display of Levels in the Selection Tree Is Adjustable in the Search Mask (Depth 1-3, Minimize)

In the organization chart, subgroups can now be displayed by clicking the green arrow (without having to click each subgroup individually).

• Select depth 1 - 3, then click the green arrow.
  With depth 1, the organization chart is expanded to level 1. With depth 2, the sublevel is expanded as well, with depth 3 all further sublevels are expanded, and so on. If you click "All", all existing groups and subgroups are displayed.

With the blue arrow, the tree is minimized again (all groups and subgroups are collapsed again); only the parent groups are displayed.

Display of Selected Groups and Persons in the Search Mask

If you click the "Show details" icon (located to the right of the green arrow), all groups that are checked are displayed. This parameter provides an overview of selected groups without having to expand the org tree.

The Selection in the Organization Chart Is Saved with a Query (Search Mask)

The selection criteria in the org tree (organizational structure) are saved and automatically restored the next time it is opened. That is, the same groups or persons are checked that were selected in the last query.

Small Booking Screen

In addition to the standalone booking screen, it is also possible to display the "Small booking screen".
This booking screen is used exclusively for making bookings; no further information is displayed.

When the user clicks the "Clock in" button, the booking is made and the display changes to "Clock out":

To get this display, the following call should be made:

http://localhost:8080/webdesk3/ta_doBooking.cact?layouttemplate=blankTemplate&displayMiniatur=true

wobei der Parameter where the parameter "displayminiatur=true" diese Anzeigeform umsetzt. Der zusätzliche Parameter enables this display mode.

The additional parameter "layouttemplate=blankTemplate" sollte auf jeden Fall mit angegeben werden, um alle anderen Webdesk-Teile (Menübaum, Kopfzeilen usw.) wegzulassen.

Suchmaske > Expandierte und kollabierte Gruppendarstellungen werden nun gespeichert

Genauso wie bei den gespeichert Gruppen der letzten Abfrage, merkt sich das System, bis zu welcher Tiefe das Organigramm aufgeklappt war.

Anwesenheitstableau > Anzeige der Uhrzeit

Im Anwesenheitstableau wird nun in der Titelleiste neben dem Datum auch die aktuelle Uhrzeit angezeigt:

Anwesenheitstableau > Fehlgrund bei

should always be specified in order to omit all other Webdesk elements (menu tree, headers, etc.).

Search Mask > Expanded and Collapsed Group Displays Are Now Saved

Just like the saved groups of the last query, the system remembers how deep the organization chart was expanded.

Attendance Board > Display of the Time

The attendance board now shows the current time in the title bar next to the date as well:

Attendance Board > Absence Reason Is Shown on Status ("mouse over") wird eingeblendet

Bewegt man die Maus If you move the mouse ("mouse over") über das Status-Symbol, so wird eine Erklärung angezeigt (z.B. Anwesend, Abwesend, Dienstgang etc.)

Kalenderübersicht > Nicht- Anzeigen von best. Fehlgründen (Konfiguration durch Administrator)

Möchte man vermeiden, dass im Kalender bestimmte Fehlgründe angezeigt werden (z.B. Dienstgang, Krankheit, etc.), so wird das in den Konfigurationsdetails (Konfiguration/Aktion Kalender) parametriert:

Hinzufügen anklicken > Fehlgrund auswählen > Speichern. Sollen mehrere Fehlgründe im Kalender nicht angezeigt werden, so klickt man dazwischen auf Hinzufügen. Die hier selektierten Fehlgründe werden dann nicht im Kalender angezeigt.

Möchte man Fehlgründe wieder sichtbar machen > Löschen-Schaltfläche anhaken > Löschen-Button anklicken > Speichern.

Statistik > Spaltensumme pro Konto

Fragt man in einer Statistik nur ein Konto ab, so wird automatisch eine Spaltensumme ausgegeben. Bei der Abfrage mehrerer Konten wird aus logischen Gründen keine Spaltensumme ausgegeben.

Listen > Favoritenfunktion eingebaut

Mit Hilfe des Parameters "Favoriten" kann jeder Benutzer eine eigene Favoritenliste erstellen. Diese Liste kann diejenigen Personen enthalten, welche man am häufigsten braucht, oder auch beliebige Mitarbeiter.

• Um eine Person zur Liste hinzuzufügen > Pfeil rechts anklicken > Person selektieren > Hinzufügen-Schaltfläche anklicken
• Die Reihenfolge der Personen auf der Favoritenliste kann mit Hilfe der Pfeiltasten jederzeit verändert werden
• Möchte man eine Person aus der Favoritenliste entfernen, so klickt man auf das rote Lösch-Symbol > Speichern

Zeitkorrektur > Springen zu Zeitkorrektur vom Monatsjournal über Kontextmenü nun möglich

Wird im entsprechenden Prozess ein Kontextmenü parametriert, wie z.B. im Prozess Zeitkorrektur ein Kontextmenü für das Monatsjournal, so sind diese 2 Aktionen dann miteinander "verlinkt". Mann kann direkt aus dem Monatsjournal in ein Zeitkorrektur-Antrag oder auch andere Anträge (z.B. Fehlzeit) sprigen. Dies schaut beim Benutzer folgendermaßen aus:

Die Parametrierung für das Monatsjournal-Kontextmenü erfolgt im Prozess > Reiter Kontextmenü:

Änderungen in den Workflowlisten

Workflow-Listen > Spalte mit dem Verlauf kann ein- oder ausgeblendet werden

In den Workflow-Listen ist es nun möglich, die Spalte mit dem Workflow-Verlauf auszublenden (durch anklicken der Schaltfläche "Verlauf aus"). Ist die Spalte mit dem Verlauf ausgeblendet, und man möchte sie wieder sichtbar machen > "Verlauf ein" anklicken

Der Link "Details eines Antrages" wurde hinzugefügt

Durch Anklicken der Schaltfläche "Details" kommt man in die Detailansicht des Antrages.

 

"Formular öffnen" (Anträge werden mit der Editierberechtigung der Person geöffnet, die Antragsdetails aufruft)

•  Workflow-Liste > Antrag > Details
• Durch Anklicken der Schaltfläche "Formular öffnen" werden Anträge mit der Editierberechtigung der Person geöffnet, welche die Antragsdetails aufruft.

Ausdrucken von Workflowlisten möglich (16755)

Die Workflow-Listen können nun mit Hilfe des "Drucken-Icons" (ganz rechts in der Titelleiste) ausgedruckt werden.

Suche nach Antragsteller in den Workflow-Listen (17609)

In den Workflow-Listen kann nun gezielt nach Anträgen von einem bestimmten Antragsteller gesucht werden:

• Antragsteller aus der Liste auswählen > Aktualisieren > es wird nach Anträgen nur von dem selektierten Antragsteller gesucht.

Änderungen in Anträgen / Prozessen

Sammelzeitkorrektur

Mit dem Formular "Sammelzeitkorrektur" können mehrere Zeitkorrekturen (auch für mehrere Tage mit untersch. Datum) auf einmal durchgeführt werden. Im Unterschied zur normalen Zeitkorrektur können hier die Korrekturen für mehrere unterschiedliche Tage auf einmal eingegeben werden. Somit erspart man sich mehrmaliges Aufrufen und Befüllen der Zeitkorrektur. Die genaue Beschreibung zur Parametrierung finden Sie im Admin-Handbuch.

Neu: Parameter "Antragstellung für anderen erlauben"/"Antragstellung für jemand anderen als Switchuser?" (Konfiguration durch Administrator)

Antragstellung für jemanden anderen erlauben?Dieser Parameter erlaubt eine Antragstellung für andere Person(en), z.B. für einen Kollegen aus der Abteilung. Der Antrag wird zwar für eine andere Person erstellt, bleibt jedoch im Bereich (Offene Anträge, offene Aufgaben) des Antragstellers.Antragstellung für jemanden anderen als Switch-User?Der Antrag wird für eine andere Person erstellt, wandert auch in den Antrags-/Aufgabenbereich der Person, in deren Namen er erstellt wurde.

Neu in Prozess-Definitionen > Reiter Allgemeines (Konfiguration durch Administrator)

Zu einer besseren Übersicht der Prozessparameter wurde ein neuer Reiter "Allgemeines" konzipiert. Hier finden sich nun alle allgemeinen Parameter, welche den Prozess betreffen, und welche bisher im oberen Bereich der Prozessdefinition zu finden waren. 

Automatisch genehmigen/sichtenDieser Parameter ist sinnvoll, wenn ein Rolleninhaber mehrmals im Prozessverlauf vorkommt > wird der Prarameter aktiviert, so wird die erste Entscheidung im Prozessverlauf automatisch übernommenAutor informierenHier hat man die Möglichkeit auszuwählen, ob der Autor informiert werden soll. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

• Nie:   Autor wird zu keiner Zeit informiert (unabhängig davon, ob der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde)
• Immer:   Autor wird immer informiert (unabhängig davon, ob der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde)
• bei Genehmigung :   Autor wird nur bei Genehmigung des Antrages informiert 
• bei Ablehnung:   Autor wird nur bei Ablehnung des Antrages informiert

Eingabe von Kommentar/Beschreibung notwendig?

• Ja: beim Stellen eines Antrages muss eine Beschreibung eingegeben werden, da sonst eine Speicherung des Antrages nicht möglich ist (Fehlermeldung)
• Nein: die Eingabe der Beschreibung ist optional 

Nicht durch Autor löschbarIst die CheckBox aktiviert, kann der Prozessautor den Antrag nicht löschen. Dieser Parameter spielt bei automatisch (z.B. durch einen Job) erstellten Anträgen eine RolleMailverständigung unterdrückenIst die CheckBox aktiviert, wird keine Mailbenachrichtigung ausgegeben Nicht in ToDo-Liste anzeigenBetrifft hauptsächlich Prozess "Umbuchung" - ist die CheckBox aktiviert, wird der Antrag in einem separaten Menüpunkt angezeigt (Stelle im Menübaum kann beliebig gewählt werden); ist die CheckBox nicht aktiviert, wird der Antrag in der ToDo Liste angezeigt (Menüpunkt zugewiesene Anträge/offene Aufgaben)Antragstellung für jemanden anderen erlauben?Dieser Parameter erlaubt eine Antragstellung für andere Person(en), z.B. für einen Kollegen aus der Abteilung. Der Antrag wird zwar für eine andere Person erstellt, bleibt jedoch im Bereich (Offene Anträge, offene Aufgaben) des AntragstellersAntragstellung für jemanden anderen als Switch-User?Der Antrag wird für eine andere Person erstellt, wandert auch in den Antrags-/Aufgabenbereich der Person, in deren Namen er erstellt wurdeAutomatische AktionMögliche Selektion von "automatisch weiterleiten"

• nach x Tagen: Aktion wird nach der angegebenen Frist von x Tagen weitergeleitet
• diese Aktion im Reiter Allgemein bezieht sich auf Anträge die bei dem Antragsteller als Entwurf gespeichert werden. Ist die Frist abgelaufen so wird der Antrag zum Nächsten im Prozess weitergeleitet. Dannach werden dann nur mehr den Workflowschritten zugeordnete automatische Aktionen berücksichtigt

Nicht manuell weiterleitbarAntrag kann nicht manuell weitergeleitet werden.

Systemparameter "allowUserDeputy" (Administrator)

Dieser Parameter ist in den Systemparametern zu finden. Ist er auf true gestellt, so wird die Stellvertretung bei den Benutzern aktiviert, welche in den Einstellungen des Benutzers zu finden ist.

Beim Benutzer kann es dann beispielsweise wie folgt aussehen:

Parameter "hideContextMenu" hinzugefügt (Administrator)

In den Systemparametern (poOptions) bewirkt dieser Parameter, dass das Kontextmenü durch Rechtsklick nicht mehr aufrufbar ist (Workflowlisten, Managementlisten)

Parameter "useRecordTransformerForOrgLists" (Administrator)

Dieser Parameter sollte auf true gestellt sein, da sich dadurch die Geschwindigkeit bei der Abfrage aller Listen und Ansichten, in welchen das Organigramm abgefragt wird, verbessert.

Parameter "switchUserActsAsNominalUser" (Administrator)

Dieser Parameter ist ebenfalls in den Systemparametern zu finden. Wird er auf true gestellt, wird der geswitchte User wie der Originalantragsteller behandelt.

Zuweisen von Aufgaben an andere Personen ("Neu Zuweisen")

Der Administrator hat nun die Möglichkeit, in der Workflow-Liste "Offene Aufgaben" einen Antrag an eine andere Person, als im Verlauf vorgesehen, zuzuweisen.

• Durch Anklicken der Schaltfläche "Neu zuweisen" > aus Liste neuen Bearbeiter auswählen > Neu zuweisen anklicken

 

Ausblenden von Fehlgründen in Folgefehlgrund- und Fehlgrund- Formular (Konfiguration durch Administrator)

Wird in den Fehlzeit- oder Folgefehlgrundanträgen nur ein Fehlgrund vorgegeben (z.B. bei der Krankmeldung > Fehlgrund "krank"), so kann dieser im Antragsformular ausgeblendet werden. Dieser Fehlgrund wird durch anhaken des Parameters "Anzeige Fehlgrund unterdrücken" automatisch im Antrag ausgegeben, der Benutzer muß diesen nicht mehr anklicken. Die Parametrierung hierzu erfolgt in den Prozessdefinitionen > Reiter Einstellungen:

Beim Benutzer kann der Antrag beispielsweise so aussehen:

Wird der Parameter nicht angehakt, so muß der Benutzer den Fehlgrund auswählen.

Korrekturbemerkungen können nun um beliebigen Text erweitert werden (17192) (Konfiguration durch Administrtor)

Der Parameter "Optionaler Korrekturbemerkungstext" (z.B. bei Fehlzeit-, Folgefehlgrundprozessen) ermöglicht es, auf spezielle Ereignisse durch IF6020 Auswertungsmechanismen zu filtern. In diesem Fall wird eine Statistik erstellt, wie viele Personen an diesem Tag gesund bzw. krank gemeldet wurden.

Neu: Parameter "auf Sollzeit ergänzen" nun von User einstellbar (Fehlzeit/Urlaubsantrag)

Wird der Parameter vom Benutzer angehakt, so wird die Tages-Fehlzeit auf die Sollzeit ergänzt.

Neu bei Umbuchung

Der Kommentar pro Workflowschritt  in den Kontokorrekturanträgen zeigt, welcher Wert vom Bearbeiter gespeichert wurde.

Suchen im Anwesenheitstableau per Linkparameter

Das Anwesenheitstableau akzeptiert nun den optionalen Parameter "searchFor". Der Wert der hier übergeben wird, wird anschließend in das Suchfeld übernommen. Es kann auch ein Stern am Ende als Wildcard angegeben werden. Die Suchlogik erfolgt analog der Suche im Feld "Suche", d. h. es werden die Felder "Zuname" und "Vorname" durchsucht.

Ist eine Übereinstimmung gegeben, so wird sofort der entsprechende Eintrag (ev. auch mehrere) angezeigt.

Aufruf:

Es muss immer der gesamte URL aufgerufen werden.

Anmerkung: sinnvoll nur in Kombination mit over the status icon, an explanation is displayed (e.g. Present, Absent, Official errand, etc.)

Calendar Overview > Hiding Certain Absence Reasons (Configuration by Administrator)

If you want to prevent certain absence reasons from being displayed in the calendar (e.g. official errand, illness, etc.), this is configured in the configuration details (Configuration/Action Calendar):

• Click Add > select absence reason > Save.
  If multiple absence reasons should not be displayed in the calendar, click Add in between.
  The absence reasons selected here are then not displayed in the calendar.
• To make absence reasons visible again > check the Delete button > click the Delete button > Save.

Statistics > Column Total per Account

If only one account is queried in a statistic, a column total is output automatically. When querying multiple accounts, no column total is output for logical reasons.

Lists > Favorites Function Added

With the "Favorites" parameter, each user can create their own favorites list. This list can contain the persons you need most often, or any employees.

• To add a person to the list > click the right arrow > select person > click the Add button
• The order of the persons on the favorites list can be changed at any time using the arrow keys
• To remove a person from the favorites list, click the red delete icon > Save

Time Correction > Jumping to Time Correction from the Monthly Journal via Context Menu Is Now Possible

If a context menu is configured in the corresponding process, such as a context menu for the monthly journal in the Time Correction process, these 2 actions are "linked" with each other. You can jump directly from the monthly journal to a time correction request or to other requests (e.g. absence).
For the user, this looks as follows:

The monthly journal context menu is configured in the process > Context menu tab:

Changes in the Workflow Lists

Workflow Lists > Column with the History Can Be Shown or Hidden

In the workflow lists, it is now possible to hide the column with the workflow history (by clicking the "History off" button). If the column with the history is hidden and you want to make it visible again > click "History on"

The "Details of a Request" Link Was Added

Clicking the "Details" button opens the detail view of the request.

"Open form" (Requests Are Opened with the Edit Permission of the Person Who Opens the Request Details)

• Workflow list > Request > Details
• Clicking the "Open form" button opens requests with the edit permission of the person who opens the request details.

Printing Workflow Lists Is Possible (16755)

The workflow lists can now be printed using the "Print icon" (far right in the title bar).

Search by Requester in the Workflow Lists (17609)

In the workflow lists, it is now possible to search specifically for requests from a particular requester:

• Select requester from the list > Refresh > only requests from the selected requester are searched for.

Changes in Requests / Processes

Collective Time Correction

With the "Collective time correction" form, multiple time corrections (also for multiple days with different dates) can be made at once. Unlike the normal time correction, corrections for several different days can be entered at once here. This saves you from opening and filling in the time correction multiple times. For a detailed description of the configuration, see the Admin Manual.

New: Parameter "Allow requests on behalf of others"/"Request for someone other than switch user?" (Configuration by Administrator)

• Allow requests on behalf of someone else?
  This parameter allows requests to be created for other person(s), e.g. for a colleague from the department. The request is created for another person, but remains in the area (open requests, open tasks) of the requester.
• Request for someone other than switch user?
  The request is created for another person and also moves into the request/task area of the person on whose behalf it was created.

New in Process Definitions > General Tab (Configuration by Administrator)

For a better overview of the process parameters, a new "General" tab was designed. It now contains all general parameters that affect the process and that were previously found in the upper area of the process definition.

• Automatically approve/review
  This parameter is useful if a role holder appears multiple times in the process flow > if the parameter is activated, the first decision in the process flow is automatically adopted
• Inform author
  Here you can choose whether the author should be informed. The following options are available:
• Never: Author is never informed (regardless of whether the request was approved or rejected)
• Always: Author is always informed (regardless of whether the request was approved or rejected)
• On approval : Author is only informed when the request is approved
• On rejection: Author is only informed when the request is rejected
• Comment/description required?
• Yes: a description must be entered when submitting a request, since otherwise the request cannot be saved (error message)
• No: entering the description is optional
• Not deletable by author
  If the checkbox is activated, the process author cannot delete the request. This parameter is relevant for requests created automatically (e.g. by a job)
• Suppress email notification
  If the checkbox is activated, no email notification is sent
• Do not show in to-do list
  Mainly concerns the "Transfer booking" process - if the checkbox is activated, the request is displayed in a separate menu item (the position in the menu tree can be chosen freely); if the checkbox is not activated, the request is displayed in the to-do list (menu item Assigned requests/open tasks)
• Allow requests on behalf of someone else?
  This parameter allows requests to be created for other person(s), e.g. for a colleague from the department. The request is created for another person, but remains in the area (open requests, open tasks) of the requester
• Request for someone other than switch user?
  The request is created for another person and also moves into the request/task area of the person on whose behalf it was created
• Automatic action
  Possible selection of "forward automatically"
• after x days: Action is forwarded after the specified period of x days
• This action on the General tab refers to requests that are saved as a draft by the requester. When the period has expired, the request is forwarded to the next person in the process. After that, only automatic actions assigned to the workflow steps are taken into account
• Not manually forwardable
  Request cannot be forwarded manually.

System Parameter "allowUserDeputy" (Administrator)

This parameter can be found in the system parameters. If it is set to true, the deputy function is activated for users; it can be found in the user's settings.

For the user, it can look as follows, for example:

Parameter "hideContextMenu" Added (Administrator)

In the system parameters (poOptions), this parameter means that the context menu can no longer be opened by right-clicking (workflow lists, management lists)

Parameter "useRecordTransformerForOrgLists" (Administrator)

This parameter should be set to true, since this improves the speed when querying all lists and views in which the organization chart is queried.

Parameter "switchUserActsAsNominalUser" (Administrator)

This parameter can also be found in the system parameters. If it is set to true, the switched user is treated like the original requester.

Assigning Tasks to Other Persons ("Reassign")

The administrator can now assign a request in the "Open tasks" workflow list to a person other than the one provided in the history.

• Click the "Reassign" button > select new processor from the list > click Reassign

Hiding Absence Reasons in the Follow-up Absence Reason and Absence Reason Forms (Configuration by Administrator)

If only one absence reason is specified in the absence or follow-up absence reason requests (e.g. for the sick leave notification > absence reason "sick"), it can be hidden in the request form. By checking the parameter "Suppress display of absence reason", this absence reason is automatically included in the request; the user does not have to click it anymore. The configuration for this is done in the process definitions > Settings tab:

For the user, the request can look like this, for example:

If the parameter is not checked, the user must select the absence reason.

Correction Notes Can Now Be Extended with Any Text (17192) (Configuration by Administrator)

The parameter "Optional correction note text" (e.g. for absence and follow-up absence reason processes) makes it possible to filter for special events using IF6020 evaluation mechanisms. In this case, a statistic is created showing how many persons were reported healthy or sick on that day.

New: Parameter "Supplement to target time" Can Now Be Set by the User (Absence/Vacation Request)

If the user checks the parameter, the daily absence is supplemented to the target time.

New for Transfer Booking

The comment per workflow step in the account correction requests shows which value was saved by the processor.

Searching the Attendance Board via Link Parameter

The attendance board now accepts the optional parameter "searchFor". The value passed here is then adopted into the search field. An asterisk can also be specified at the end as a wildcard.
The search logic is analogous to the search in the "Search" field, i.e. the fields "Last name" and "First name" are searched.

If there is a match, the corresponding entry (possibly several) is displayed immediately.

Call:

The entire URL must always be called.

Note: only useful in combination with SSO.

http://webdeskserver/webdesk3/  tata_getAttendanceTableau.cact?searchFor=May*