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Step-by-Step
Implementation Guide
Implementierung
Step-by-Step Guide für die Implementierung
Die folgende Reihenfolge reduziert Nacharbeiten, weil spätere Konfigurationen auf frühere Stammdaten und Zuordnungen aufbauen.
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Fachliche Grundlagen: Reisekostenrichtlinie, Genehmigungsweg, Mandanten und organisatorische Zuständigkeiten festlegen.
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Regionen: Länder beziehungsweise Regionen, Gültigkeiten, ISO-Codes und USt-/Gesetzeszuordnungen pflegen.
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Währungen: ISO-Codes, Gültigkeitszeiträume und Wechselkurse einrichten; die Leitwährung wird über die Systemparameter festgelegt.
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Abrechnungsdefinitionen: Berechnungsimplementierung, Faktoren, steuerfreie Anteile, Abzüge, Mehrfachreise-Abzüge und Validierungen konfigurieren.
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Kilometergeld und Fahrzeuge: Sätze beziehungsweise Fahrzeugstammdaten und deren Gültigkeiten festlegen.
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Zusatzfelder: benötigte Text-, Zahlen-, Datums- oder Boolean-Felder anlegen.
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Belegtypen: Aufwands- und Vorauszahlungstypen, Abrechnungsmethode, Lohnarten, USt- und Anhangsverhalten konfigurieren.
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Reisetypen: Reiseformular, Reiseabschnitte, Regionen, Belegtypen, Zusatzfelder, Kilometergeld, Zeitkorrekturen und Anhänge zusammenstellen.
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Validierungen: fachliche Skriptprüfungen anlegen und in den Abrechnungsdefinitionen zuordnen.
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Workflow und Prozesse: Antrag, Genehmigung, Abrechnung und gegebenenfalls Rückfragen oder Storno abbilden.
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Ansichten und Exporte: Mitarbeiter- beziehungsweise Auswertungsansichten, Dateiübertragungen und angeschlossene Systeme konfigurieren.
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Systemparameter: nur die für die konkrete Installation benötigten globalen Vorgaben setzen.
Abschließende Prüfung
Mindestens eine Inlands- und eine Auslandsreise mit den erwarteten Regionen und Wechselkursen abrechnen.
Belegtypen für Standardaufwand und, falls benötigt, Vorauszahlungen prüfen.
Gültigkeitsgrenzen testen: alte Reisen dürfen ihre historische Definition behalten, neue Reisen müssen die aktuelle Definition verwenden.
Workflow, Lohnarten beziehungsweise Exportdatei und die Darstellung in den Benutzeransichten kontrollieren
for Implementation
The following sequence reduces rework, because later configurations build on earlier master data and assignments.
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Business fundamentals: define the travel expense policy, approval path, clients and organizational responsibilities.
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Regions: maintain countries or regions, validity periods, ISO codes and VAT/legal assignments.
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Currencies: set up ISO codes, validity periods and exchange rates; the base currency is specified via the system parameters.
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Settlement definitions: configure the calculation implementation, factors, tax-free portions, deductions, multi-trip deductions and validations.
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Mileage allowance and vehicles: define rates or vehicle master data and their validity periods.
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Additional fields: create the required text, number, date or Boolean fields.
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Receipt types: configure expense and advance payment types, settlement method, wage types, VAT and attachment behavior.
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Trip types: assemble the travel form, trip segments, regions, receipt types, additional fields, mileage allowance, time corrections and attachments.
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Validations: create business script checks and assign them in the settlement definitions.
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Workflow and processes: model request, approval, settlement and, if applicable, queries or cancellation.
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Views and exports: configure employee and evaluation views, file transfers and connected systems.
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System parameters: set only the global defaults required for the specific installation.
Final check
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Settle at least one domestic and one international trip with the expected regions and exchange rates.
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Check the receipt types for standard expenses and, if needed, advance payments.
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Test validity boundaries: old trips may keep their historical definition, new trips must use the current definition.
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Verify the workflow, wage types or export file, and the display in the user views.
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