Administrative Tätigkeiten

Diese Checkliste unterstützt Webdesk-Administratoren beim Einrichten und Ändern der Travel-Konfiguration.

Einrichtung

• Regionen einschließlich USt-Sätzen, Gesetzeszuordnungen und Gültigkeiten prüfen.
• Leitwährung und Wechselkurse beziehungsweise den Import der Wechselkurse prüfen.
• Abrechnungsdefinitionen für Inland, Ausland, Taggeld, Nächtigung und Abzüge anlegen.
• Kilometergelddefinitionen und Fahrzeugstammdaten einrichten.
• Zusatzfelder, Belegtypen und deren Gültigkeiten anlegen.
• Reisetypen konfigurieren und alle Zuordnungen zu Belegtypen und Zusatzfeldern prüfen.
• Workflow, Zeitkorrekturen, Auswertungen und Exporte testen.

Änderungen im laufenden Betrieb

• Neue gesetzliche oder betriebliche Regeln als neue Definition mit passendem Gültigkeitsbeginn anlegen. Bestehende historische Definitionen nicht überschreiben, wenn alte Reisen nachvollziehbar bleiben müssen.
• Vor dem Ändern einer Reiseart prüfen, ob sie bereits in Anträgen oder Abrechnungen verwendet wird. Den technischen Kurznamen unverändert lassen.
• Bei Änderungen an Belegtypen oder Zusatzfeldern die Zuordnung zu jedem betroffenen Reisetyp und die Auswirkungen auf Exporte prüfen.
• Nach Änderungen Cache-/Cluster-Aktualisierung, Benutzeransichten und einen vollständigen Testprozess kontrollieren.

Kontrollpunkte

• Keine überschneidenden Gültigkeitsintervalle.
• Mindestens eine Standardkonfiguration dort, wo die Auswahllogik eine Vorgabe benötigt.
• USt-Sätze stammen aus der Regions- und Belegtypkonfiguration und sind nicht nur im Workflowtext dokumentiert.
• Technische Schlüssel, Lohnarten und Exportfelder mit dem Zielsystem abstimmen.

Administrative Tasks

This checklist supports Webdesk administrators when setting up and changing the Travel configuration.

Setup

• Check regions including VAT rates, legal assignments and validity periods.
• Check the base currency and exchange rates or the exchange rate import.
• Create settlement definitions for domestic, international, per diem, overnight allowance and deductions.
• Set up mileage allowance definitions and vehicle master data.
• Create additional fields, receipt types and their validity periods.
• Configure trip types and check all assignments to receipt types and additional fields.
• Test workflow, time corrections, evaluations and exports.

Changes during live operation

• Create new statutory or company rules as a new definition with a suitable validity start. Do not overwrite existing historical definitions if old trips must remain traceable.
• Before changing a trip type, check whether it is already used in requests or expense reports. Leave the technical short name unchanged.
• When changing receipt types or additional fields, check the assignment to every affected trip type and the effects on exports.
• After changes, check the cache/cluster refresh, user views and a complete test process.

Checkpoints

• No overlapping validity intervals.
• At least one default configuration wherever the selection logic needs a default.
• VAT rates come from the region and receipt type configuration and are not documented only in the workflow text.
• Agree technical keys, wage types and export fields with the target system.

The details on the individual master data can be found in the Step-by-Step Guide.