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Das Fahrtenbuch dient als Sammelabrechnung von betrieblich gefahrenen Kilometern. Es stellt eine Zusammenfassung von Dienstreisen ohne Diäten dar.
Das Kilometergeld ist eine steuerfreie Pauschalabgeltung für Fahrzeugkosten, die bei Fahrten mit einem privaten Fahrzeug im Rahmen einer Dienstreise (Dienstfahrt) anfallen. Bei der Benutzung eines privaten Fahrzeuges kann für eine Dienstfahrt höchstens das amtliche Kilometergeld in Höhe von € 0,42 pro betrieblich gefahrenen Kilometer, maximal jedoch € 12.600,- pro Jahr steuerfrei verrechnet werden. Ist der steuerliche Satz höher als der vom Unternehmen ausbezahlte Teil. so ist der Gesamtbetrag steuerfrei.Es empfiehlt sich, die Kilometergeld-Abrechnung nach jeder Dienstfahrt einzugeben und als Entwurf zu speichern. Am Ende des Monats werden dann alle Dienstfahrten zusammengefasst und als eine Sammelabrechnung in einem Antrag als Prozess gestartet.
Voraussetzung für das Fahrtenbuch ist die Zuordnung eines Fahrzeuges zum Mitarbeiter. Dies erfolgt durch den Adminsitrator in der Fahrzeugverwaltung, und dient der verknüpfung vom Mitarbeiter mit Fahrzeug. Einem Mitarbeiter können auch mehrere Fahrzeuge zugeordnet werden.
Unter Punkt 2 Kilometergelder müssen die Routen für das Kilometergeld erfasst werden.
Nach jeder getätigten Reise werden die Kilometergelder eingegeben. Es empfiehlt sich, die im Laufe des Monats angefallenen Kilometergeld-Einträge einzugeben und als Entwurf zu speichern, und erst am Ende des Monats den Prozess zu starten. Den Entwurf des Antrages findet man dann im Menüpunkt "Offene Aufgaben". Auf diese Weise wird eine Art Monats-Sammelabrechnung erstellt, in der alle Dienstfahrten erfasst sind.Die zu verrechnenden Kilometer ergeben sich automatisch durch die Eingabe des Kilometerstandes am Beginn und am Ende der Fahrt.
Optional können mitbeförderte Personen (Angabe des Namens erforderlich) erfasst werden (im Ausmaß der tatsächlichen Kilometer - Anzahl km/Mitfahrer).
Mit dem Kilometergeld sind sämtliche Kosten im Zusammenhang mit der betrieblichen Nutzung des KFZ abgegolten (Parkgebühren, Mauten, Vignetten etc.).
Unter dem Punkt "Berechnete Kosten" wird eine vorläufige Kostenzusammenfassung angezeigt. Diese kann jedoch vom Vorgesetzten bzw. vom Personalbüro manuell übersteuert werden.
Die eingetragenen Fahrtenbuch-Abrechnungen können unter Fahrtenbuch-Auswertung aufgerufen werden. Hier werden alle Einträge in allen Stadien angezeigt (Abrechnung zur genehmigung, Genehmigt etc.). Die Abfrage kann nach einem gewünschten Zeitraum gestartet werden (Datum von – bis). Durch Anklicken des Symbols auf der rechten Seite wird der entsprechende Reiseakt geöffnet und kann im Detail eingesehen werden The mileage log serves as a collective settlement of kilometers driven for business purposes. It represents a summary of business trips without per diems.
The mileage allowance is a tax-free flat-rate compensation for vehicle costs incurred when traveling with a private vehicle as part of a business trip (business drive).
When using a private vehicle, for a business drive at most the official mileage allowance of € 0.42 per kilometer driven for business purposes, but a maximum of € 12,600 per year, can be settled tax-free.
If the tax rate is higher than the portion paid by the company, the total amount is tax-free.
It is recommended to enter the mileage allowance settlement after each business drive and save it as a draft. At the end of the month, all business drives are then combined and started as a collective settlement in a request as a process.
Prerequisite for the mileage log is the assignment of a vehicle to the employee. This is done by the administrator in the vehicle management and serves to link the employee with the vehicle. Several vehicles can also be assigned to one employee.
Under item 2 Mileage allowances, the routes for the mileage allowance must be recorded.
The mileage allowances are entered after each trip made. It is recommended to enter the mileage allowance entries incurred during the month and save them as a draft, and to start the process only at the end of the month. The draft of the request can then be found under the menu item "Open tasks".
In this way, a kind of monthly collective settlement is created in which all business drives are recorded.
The kilometers to be settled result automatically from entering the odometer reading at the beginning and at the end of the trip.
Optionally, passengers carried (name required) can be recorded (to the extent of the actual kilometers - number of km/passenger).
With the mileage allowance, all costs in connection with the business use of the vehicle (parking fees, tolls, vignettes, etc.) are covered.
With the mileage allowance, all costs in connection with the business use of the vehicle are covered.
In accordance with company agreements, the employee nevertheless has the option of recording any expenses such as parking receipts, tolls etc. under the item Receipts. The employer has the option of fully taxing these receipts. The original receipts must be handed over to the supervisor or the HR office.
Under the item "Calculated costs", a preliminary cost summary is displayed. However, this can be manually overridden by the supervisor or the HR office.
The entered mileage log settlements can be retrieved under Mileage log evaluation. All entries in all stages are displayed here (settlement for approval, approved, etc.).
The query can be started for a desired period (date from – to).
By clicking the icon on the right-hand side, the corresponding travel file is opened and can be viewed in detail.
| Mime Type | text/xml |  | text/xml |
| Datei-name | | ||
| Größe (in Bytes) | 4169 |  | 3914 |
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Version 1 von Gabriel Gruber
am 17.10.26 18:09:09 Name: Fahrtenbuch Variante: main - en Status: Veröffentlichung |  |
Version 2 von Gabriel Gruber
am 17.10.26 18:09:42 Name: Mileage Log Variante: main - en Status: Veröffentlichung |