Vergleichsreport

Der Job ProcessTerminatedEmployees verarbeitet ausgewählte Personen mit einem bereits eingetretenen Austritt. Er verschiebt sie in die für den Mandanten hinterlegte Austrittsgruppe, setzt sie inaktiv und startet bei TA-Personen die manuelle Zeitabrechnung ab dem Folgetag des Austritts. Personen werden durch diesen Job nicht gelöscht.

Voraussetzungen

• Das TA-Modul muss aktiv sein.
• Im Mandanten muss im Feld Gruppen für ausgetretene Mitarbeiter mindestens der Kurzname einer hierarchischen Austrittsgruppe hinterlegt sein. Mehrere Kurznamen werden durch Komma getrennt.
• Der Job muss aktiviert und eingeplant sein. Er ist in der Standarddefinition nicht aktiv.
• Die zu verarbeitenden Personen werden über die Auswahl Personen, Gruppen und Mandanten konfiguriert. Der Job verarbeitet nur Personen aus dieser Auswahl.

Jobkonfiguration

Verarbeitungslogik

Person mit TA-ID

Für eine Person mit TA-ID lädt der Job den TA-Datensatz der in PoPerson.taID hinterlegten TA-ID. Eine Verarbeitung erfolgt nur, wenn das TA-Austrittsdatum gesetzt ist und vor dem heutigen Tag liegt. Ein Austritt mit dem heutigen Datum oder einem zukünftigen Datum wird noch nicht verarbeitet.

Bei einer Verarbeitung wird:

• die Person ab dem Tag nach dem TA-Austrittsdatum der Austrittsgruppe zugeordnet,
• die Zuordnung bis zum Ende der Zeitachse gültig gesetzt,
• für die TA-Person ab diesem Tag eine manuelle Abrechnung gestartet,
• die Person inaktiv gesetzt und gespeichert.

Inaktive Person ohne TA-ID

Wenn Verschiebe auch inaktive Personen in die Austrittsgruppe? aktiviert ist, werden bereits inaktive Personen ohne TA-ID ebenfalls verschoben. Für die Gültigkeit der Gruppenzuordnung wird dabei der heutige Tag als Austrittsdatum verwendet; die Gruppenzuordnung beginnt somit am nächsten Tag. Eine manuelle TA-Abrechnung wird in diesem Fall nicht gestartet.

Aktive Personen ohne TA-ID werden nicht verarbeitet. Eine inaktive Person mit TA-ID wird nicht über diese Option verarbeitet, wenn für ihre TA-ID kein bereits vergangenes Austrittsdatum vorhanden ist.

Austrittsgruppe

• Die Gruppe wird nicht im Job selbst ausgewählt, sondern über die Mandanteneinstellung Gruppen für ausgetretene Mitarbeiter ermittelt.
• Wenn mehrere Kurznamen hinterlegt sind, verwendet der Job nur die erste gefundene Austrittsgruppe.
• Personen, die bereits aktuell Mitglied dieser Gruppe sind, werden nicht erneut zugeordnet.
• Ist keine Austrittsgruppe hinterlegt, wird die Person nicht verarbeitet und ein Warnhinweis protokolliert.
• Wenn die Gültigkeit der Gruppe nicht weit genug zurückreicht, kann der Job das Gültig-ab-Datum der Gruppe automatisch anpassen, damit die neue Zuordnung möglich ist.

Mehrere TA-Beschäftigungen

Der Job ist nicht auf die Verarbeitung aller in Webdesk zugeordneten TA-Beschäftigungen ausgelegt. Pro PoPerson wird ausschließlich die in PoPerson.taID hinterlegte TA-ID geprüft. Sekundäre, frühere oder andere zugeordnete Beschäftigungen werden nicht separat durchlaufen.

Sollen mehrere Beschäftigungen unabhängig voneinander auf Austritte geprüft und verarbeitet werden, ist dafür eine eigene fachliche Verarbeitung oder ein vorgelagerter Prozess erforderlich.

Wiederholte Ausführung und Fehleranalyse

• Bereits aktuell zugeordnete Personen werden nicht nochmals in dieselbe Austrittsgruppe eingetragen.
• Bei fehlender Gruppe die Mandanteneinstellung und die Kurznamen der hierarchischen Gruppen prüfen.
• Bei einer TA-Person die TA-ID und das Austrittsdatum im TA-System prüfen. Das Datum muss vor dem heutigen Tag liegen.
• Wenn das Gültig-ab-Datum der Person nach dem Austrittsdatum liegt, wird die Person aus Sicherheitsgründen nicht zugeordnet. Dazu wird ein Warnhinweis protokolliert.
• Die Joblogs auf Warnungen und Fehler prüfen, insbesondere bei fehlenden Austrittsgruppen oder Problemen beim Speichern der Person.

Der Job dient ausschließlich der Verarbeitung von Austritten. Für die endgültige Löschung von Personendaten ist ein separater Löschjob vorgesehen The ProcessTerminatedEmployees job processes selected persons whose termination has already taken effect. It moves them to the termination group stored for the client, sets them inactive, and, for TA persons, starts the manual time accounting from the day after the termination. Persons are not deleted by this job.

Prerequisites

• The TA module must be active.
• In the client, the field Groups for terminated employees must contain at least the short name of a hierarchical termination group. Multiple short names are separated by commas.
• The job must be activated and scheduled. It is not active in the default definition.
• The persons to be processed are configured via the selection Persons, groups, and clients. The job only processes persons from this selection.

Job Configuration

• Also move inactive persons to the termination group?
  The option is deactivated by default. If it is activated, inactive persons without a TA ID are also processed.
• Persons, groups, and clients
  Defines the processing scope. A client assignment of the job additionally restricts the selection.

Processing Logic

Person with TA ID

For a person with a TA ID, the job loads the TA record of the TA ID stored in PoPerson.taID. Processing only takes place if the TA termination date is set and lies before today. A termination dated today or in the future is not yet processed.

During processing:

• the person is assigned to the termination group from the day after the TA termination date,
• the assignment is set valid until the end of the timeline,
• a manual accounting is started for the TA person from this day,
• the person is set inactive and saved.

Inactive Person without TA ID

If Also move inactive persons to the termination group? is activated, inactive persons without a TA ID are also moved. For the validity of the group assignment, today is used as the termination date; the group assignment therefore begins the next day. A manual TA accounting is not started in this case.

Active persons without a TA ID are not processed. An inactive person with a TA ID is not processed via this option if there is no past termination date for their TA ID.

Termination Group

• The group is not selected in the job itself, but is determined via the client setting Groups for terminated employees.
• If multiple short names are stored, the job uses only the first termination group found.
• Persons who are already currently members of this group are not assigned again.
• If no termination group is stored, the person is not processed and a warning is logged.
• If the validity of the group does not reach far enough back, the job can automatically adjust the valid-from date of the group so that the new assignment is possible.

Multiple TA Employments

The job is not designed to process all TA employments assigned in Webdesk. For each PoPerson, only the TA ID stored in PoPerson.taID is checked. Secondary, previous, or other assigned employments are not processed separately.

If multiple employments are to be checked and processed for terminations independently of each other, a separate business process or an upstream process is required.

Repeated Execution and Error Analysis

• Persons who are already currently assigned are not entered again into the same termination group.
• If the group is missing, check the client setting and the short names of the hierarchical groups.
• For a TA person, check the TA ID and the termination date in the TA system. The date must lie before today.
• If the person's valid-from date is after the termination date, the person is not assigned for safety reasons. A warning is logged for this.
• Check the job logs for warnings and errors, especially in case of missing termination groups or problems saving the person.

The job serves exclusively to process terminations. A separate deletion job is provided for the final deletion of personal data.