Vergleichsreport

Bei der Abrechnung von Dienstreisen mit dem Webdesk EWP Dienstreisemodul arbeiten folgende Definitionen zusammen:

• Reisetypen
• Abrechnung
• Taggeld
• Regionen
• Km-Geld

Reisetypen

Im Reisetyp lassen sich verschiedene Merkmale des Reiseantrags- bzw. Reiseabrechnungsformular beeinflußen, wie z.b.

• ob die Unterstützung der Adress-Suche durch Google Maps Geocomplete erfolgen soll
• ob es möglich sein soll, Auslands-Etappen anzugeben
• wie Belege in Bezug auf Anhänge zu verarbeiten sind und welche eventuellen Zusatzfelder angezeigt werden sollen
• welche Standard- und Zusatzfelder bei km-Geld Abrechnungen angezeigt werden sollen
• ob und wie die Integration mit der Zeiterfassung erfolgen soll.

Die möglichen Reisetypen pro Reiseantrag bzw. Reiseabrechnung werden in der Prozessdefinition über das Extended Attribute TravelTypes gesteuert, in welche man die zu verwendenden Kurznamen der Reisetypen mit Beistrich getrennt angibt.

Am Reisetyp hängen auch die angebotenen Beleg-Typen und können im Tab Beleg-Typen zeitlich abgegrenzt zugeordnet werden.

Abrechnungs-Definition

Die Abrechnungs-Definition definiert wie die täglichen Verpflegungs-Pauschalen (auch Diäten, Tagegeld oder Taggeld genannt) berechnet werden. Diese Pauschalen werden grundsätzlich als Geldwert für den vollen Tag angegeben und dann mit einer Tabelle für die einzelnen Stunden für Teile eines Tages aliquotiert. Wie die Reisezeit über mehrere Tage einer Reise auf die Berechnungs-Slots aufgeteilt wird, wird durch die Berechnungs-Regel festgelegt, die entweder nach Kalendartag oder nach jeweils 24-Stunden erfolgt.

Über die Tabelle der Taggeldfaktoren wird bestimmt, wie groß der aliquote Anteil der auszubezahlenden Verpflegungspauschale ist, wenn die Reisedauer eine bestimmte Zeitmenge in Stunden erreicht. Diese Tabelle wird üblicherweise in einem Stundenraster geführt und der Faktor wird als Zwölftel oder Prozentwert angegeben. Es gibt eine Tabelle mit den Taggeldfaktoren-Stundenraster für Inlandsteile und eine 2. Tabelle für Auslandsteile (egal welche Region).

Für vom Unternehmen bezahlte Mahlzeiten können Abzüge zu den täglichen Verpflegungs-Pauschalen definiert werden, entweder als Anzahl von Tagen pauschal über die Reise hinweg, oder als tag-genaue Abzüge mit Defintiion von Frühstück, Mittag und Abendessen.

Tag-Geld Definition

Im Tag-Geld wird der Geldwert der täglichen Verpflegungspauschale für eine bestimmte Region festgelegt. Gleichzeitig muss diese Taggeld-Definition zum Reisenden verknüpft werden, indem sie einem Tupple aus einer (optionalen) Reiseart und dem User-Objekt (Person, Gruppe, Rolle oder Mandant) zugeordnet wird. 

Es ist auch möglich eine Taggeld-Defintion als "voreingestellt" zu klassifizieren, um diese allen Reisen als "Fallback" zuzuordnen, d.h. für den Fall, dass keine Definition gefunden wird, die dem Reisenden auf einem direkteren Weg zugeordnet wurde (d.h. über dessen Mandanten, einer seiner Rollen, einer Gruppen oder direkt).

Der Definitions-Typ gibt an, welche Sicht des Geldwerts hier definiert wird. Pro Reise gibt es potentiell zumindest 2 Taggeld-Werte pro Region die maßgeblich sind:

1. der Geldwert, den das Unternehmen auszahlt (lt. Einzelvereinbarung, Betriebsvereinbarung oder Tarif/Kollektivvertrag)
2. der Geldwert, der steuerfrei an den Mitarbeiter lt. geltenden Einkommensteuerregeln ausbezahlt werden darf.

Mit dem Definitionstyp kann man festlegen, ob nur die Unternehmenssicht (lt. EV, BV oder T/KV), nur die steuerliche Sicht oder beide Sichten gewartet werden sollen. Der Definitionstyp "Legacy (Old Style)" ist nur mehr aus Kompatibilitätsgründen vorhanden und sollte nicht mehr verwendet werden.

Regionen

Die täglichen Verpflegungs-Pauschalen für Reisende sind pro Land unterschiedlich, da die Mehrkosten für die Verpflegung nach Land unterschiedlich sind. Üblicherweise wird vom Staat in den Einkommensteuer-Richtlinien hier pro Region (Land bzw. Stadt) eine bestimmter Taggeld-Satz definiert, der dann im Normalfall von der Unternehmensseite übernommen oder in seinem Geldwert übertroffen wird.

Es ist daher wichtig, einmalig alle mögliche Ziel-Regionen für Geschäftsreisen in Einklang mit den nationalen Einkommensteuer-Richtlinien zu definieren, damit dann diesen Regionen das richtige Taggeld pro Gruppe von Reisenden bzw. Reiseart zugewiesen werden kann.

Normalerweise entsprechen diese Regionen Staaten, können aber auch bestimmte Städte in Länder betreffen, wo der Verpflegungsmehraufwand im Vergleich zum Rest des Landes zu sehr abweicht. Diese Einteilung in Regionen ist allerdings von Gesetzgebung zu Gesetzgebung unterschiedlich. Der deutsche Gesetzgeber unterscheidet bei Reisen nach Australien beispielsweise, ob die Reise nach Sydney, Canberra oder einen beliebigen anderen Ort in Australien erfolgt ist und hat dementsprechend unterschiedliche Sätze, während Österreich bei Reisen nach Australien einen einheitlichen Satz für jeden Ort definiert.

Km-Geld

Falls der Reisende mit seinem privaten Fahrzeug für das Unternehmen unterwegs ist, gebührt ihm für jeden gefahrenen Kilometer ein entsprechend festgelegter Geldwert, der wiederum - ähnlich wie beim Taggeld - aus Unternehmenssicht und aus steuerlicher Sicht zu definieren ist. Es werden dabei PKW und Mottorrad als Fahrzeugtypen unterstützt. Zusätzlich kann auch ein Geldwert pro Mitfahrer und Kilometer angeben werden, falls die Reise (auch) zur Beförderung von Kollegen dient.

Analog zum Taggeld sollte die Km-Geld Definition genauso einem Tupple aus (optionaler) Reiseart und einem User-Objekt (Person, Gruppe, Rolle oder Mandant) zugewiesen werden, oder falls es sich um die einzige KM-Geld Definition im System handelt kann man auch die Option "voreingestelltes Kilometergeld" wählen When settling business trips with the Webdesk EWP Travel module, the following definitions work together:

• Trip types
• Settlement
• Per diem
• Regions
• Mileage allowance

Trip types

Trip types are designations for trips of the same kind, which share certain functions and options during settlement. When a trip is requested or settled, the trip type must be selected right after entering the period, and it determines the further options and functions in the form itself.
In principle, at least one trip type must exist in a system. A common practice is to distinguish between domestic and international trips and to make this differentiation in the trip type.

In the trip type, various characteristics of the travel request and travel expense report form can be influenced, such as

• whether address search should be supported by Google Maps Geocomplete
• whether it should be possible to specify international legs
• how receipts are to be processed with regard to attachments and which additional fields, if any, are to be displayed
• which standard and additional fields are to be displayed for mileage allowance settlements
• whether and how integration with time tracking is to take place.

The possible trip types per travel request or travel expense report are controlled in the process definition via the extended attribute TravelTypes in which the short names of the trip types to be used are entered, separated by commas.

The offered receipt types are also tied to the trip type and can be assigned with a time limit in the Receipt types tab.

Settlement definition

The settlement definition defines how the daily meal allowances (also called allowances, daily allowance or per diem) are calculated. These flat rates are generally specified as a monetary value for the full day and are then prorated using a table for the individual hours for parts of a day. How the travel time of a multi-day trip is distributed across the calculation slots is determined by the calculation rule, which is based either on calendar days or on 24-hour periods.

The per diem factors table determines how large the prorated share of the meal allowance to be paid is when the trip duration reaches a certain number of hours. This table is usually maintained in an hourly grid and the factor is specified as a twelfth or as a percentage. There is one table with the per diem factor hourly grid for domestic portions and a second table for international portions (regardless of region).

For meals paid for by the company, deductions from the daily meal allowances can be defined, either as a flat number of days across the trip, or as day-specific deductions with definitions for breakfast, lunch and dinner.

Per diem definition

The per diem defines the monetary value of the daily meal allowance for a specific region. At the same time, this per diem definition must be linked to the traveler by assigning it to a tuple consisting of an (optional) trip type and the user object (person, group, role or client).

It is also possible to classify a per diem definition as "default" in order to assign it to all trips as a "fallback", i.e. in case no definition is found that was assigned to the traveler more directly (i.e. via their client, one of their roles, a group or directly).

The definition type indicates which view of the monetary value is defined here. Per trip there are potentially at least 2 per diem values per region that are relevant:

1. the monetary value that the company pays out (according to individual agreement, works agreement or tariff/collective agreement)
2. the monetary value that may be paid to the employee tax-free according to the applicable income tax rules.

With the definition type you can specify whether only the company view (according to individual agreement, works agreement or tariff/collective agreement), only the tax view, or both views are to be maintained. The definition type "Legacy (Old Style)" only exists for compatibility reasons and should no longer be used.

Regions

The daily meal allowances for travelers differ by country, since the additional meal costs differ by country. Usually the state defines a specific per diem rate per region (country or city) in the income tax guidelines, which is then normally adopted by the company or exceeded in its monetary value.

It is therefore important to define, once, all possible destination regions for business trips in accordance with the national income tax guidelines, so that the correct per diem can then be assigned to these regions per group of travelers or trip type.

Normally these regions correspond to countries, but they can also refer to specific cities in countries where the additional meal costs deviate too much from the rest of the country. This division into regions, however, differs from legislation to legislation. For trips to Australia, for example, German legislation distinguishes whether the trip went to Sydney, Canberra or any other place in Australia and has correspondingly different rates, while Austria defines a uniform rate for every place for trips to Australia.

Mileage allowance

If the traveler is on the road for the company with their private vehicle, they are entitled to a specified monetary value for each kilometer driven, which in turn - similar to the per diem - is to be defined from the company's view and from the tax view. Cars and motorcycles are supported as vehicle types. In addition, a monetary value per passenger and kilometer can be specified if the trip is (also) used to transport colleagues.

Analogous to the per diem, the mileage allowance definition should likewise be assigned to a tuple consisting of an (optional) trip type and a user object (person, group, role or client), or, if it is the only mileage allowance definition in the system, the option "default mileage allowance" can be selected.