Belegtypen definieren

Belegtypen beschreiben Aufwendungen oder Vorauszahlungen innerhalb einer Reiseabrechnung. Sie werden anschließend über Gültigkeitszeiträume den passenden Reisetypen zugeordnet.

Grunddaten

• Name und Beschreibung: Bezeichnung und administrative Erläuterung. Der Name muss eindeutig und ohne unzulässige Sonderzeichen sein.
• Mandant: optionaler Geltungsbereich.
• Rolle: Standard-Aufwand oder Vorauszahlung. Vorauszahlungen werden im Reiseantrag verwendet.
• Sichtbarkeit: Reiseantrag, Reiseabrechnung oder beide.
• Gültig von / Gültig bis: historischer Einsatzzeitraum.

Abrechnung und Eingabe

• Abrechnungsmethode: bestimmt, wie der Belegwert berechnet wird, zum Beispiel Standard, Vorschuss oder eine steuerliche Sondermethode.
• Lohnart / Lohnart steuerfrei: Zielwerte für die nachgelagerte Abrechnung, sofern die Integration sie verwendet.
• Defaultwert: wird beim Anlegen eines neuen Belegs vorgeschlagen.
• Editierbar: steuert, ob Benutzer den Wert ändern dürfen.
• Eingabewert hat keine Währung: verwenden, wenn der Wert ein Rechenparameter und kein Geldbetrag ist.
• USt: zulässige USt-Sätze, mehrere Sätze pro Datensatz und manuelle USt-Eingabe konfigurieren.

Anhänge und Zusatzfelder

Belegtypen können Anhänge unterstützen. Wenn mehrere Anhänge erlaubt sind, kann die maximale Anzahl begrenzt werden. Zusätzlich lassen sich Zusatzfelder zuordnen.

Zuordnung und Prüfung

Defining Receipt Types

Receipt types describe expenses or advance payments within a travel expense report. They are then assigned to the appropriate trip types via validity periods.

Basic data

• Name and description: designation and administrative explanation. The name must be unique and free of invalid special characters.
• Client: optional scope.
• Role: Standard expense or Advance payment. Advance payments are used in the travel request.
• Visibility: travel request, travel expense report or both.
• Valid from / Valid to: historical period of use.

Settlement and input

• Settlement method: determines how the receipt value is calculated, for example standard, advance or a special tax method.
• Wage type / Wage type tax-free: target values for downstream accounting, if the integration uses them.
• Default value: proposed when a new receipt is created.
• Editable: controls whether users may change the value.
• Input value has no currency: use when the value is a calculation parameter and not a monetary amount.
• VAT: configure permitted VAT rates, multiple rates per record and manual VAT entry.

Attachments and additional fields

Receipt types can support attachments. If multiple attachments are allowed, the maximum number can be limited. In addition, additional fields can be assigned.

Assignment and verification

Assign the receipt type with a validity period to the required trip types. Check the request and the expense report separately, in particular advance payments, VAT selection, attachment rules and the settlement method used.