Konfiguration und Configuration and Administration

Das Travel-Modul wird in mehreren aufeinander aufbauenden Bereichen konfiguriert. Die Einstellungen bestimmen, welche Reisearten, Regionen, Belegtypen, Abrechnungsregeln und Auswertungen den Benutzern zur Verfügung stehen.

Voraussetzungen

• Die anzuwendenden gesetzlichen und betrieblichen Reisekostenregeln sind geklärt.
• Mandanten, Organisationseinheiten und die zuständigen Rollen beziehungsweise Genehmiger sind eingerichtet.
• Die gewünschte Reise- und Abrechnungslogik ist fachlich festgelegt: Inlands- und Auslandsbehandlung, Tag- und Nächtigungsgelder, USt-Sätze, Kilometergeld und gegebenenfalls Zeitkorrekturen.
• Die Zielsysteme für Lohnarten, Datei- oder sonstige Exporte sowie die benötigten Workflows sind bekannt.

Empfohlene Reihenfolge

1. Regionen definieren und Gültigkeiten sowie USt-/Gesetzeszuordnungen pflegen.
2. Währungen definieren und die Leitwährung beziehungsweise Wechselkurse festlegen.
3. Abrechnungsdefinitionen mit Faktoren, Abzügen und Validierungen anlegen.
4. Kilometergeld und bei Bedarf Fahrzeuge konfigurieren.
5. Zusatzfelder und Belegtypen anlegen.
6. Reisetypen erstellen und darin Regionen, Belegtypen, Zusatzfelder und weitere Optionen zuordnen.
7. Dienstreiseprozesse, Ansichten, Exporte und Systemparameter ergänzen.

Wichtige Administrationsregeln

• Konfigurationen sind historisiert. Gültig-von- und Gültig-bis-Daten müssen lückenlos und ohne Überschneidungen zu den fachlichen Zeiträumen passen.
• Ein Mandant in einer Konfiguration schränkt deren Verwendung auf diesen Mandanten ein. Ein leeres Mandantenfeld bedeutet eine mandantenübergreifende Konfiguration, sofern die jeweilige Funktion dies zulässt.
• Technische Kurzbezeichnungen, beispielsweise der Kurzname einer Reiseart, sollten nach der ersten produktiven Verwendung nicht mehr geändert werden.
• Nach jeder Änderung sind mindestens ein Reiseantrag, eine Reiseabrechnung, ein Beleg mit USt und gegebenenfalls eine Zeitkorrektur beziehungsweise ein Export zu testen.

Weiterführende Seiten

Die einzelnen Konfigurationsschritte sind im Step-by-Step Guide beschrieben. Für den laufenden Betrieb siehe Administrative Tätigkeiten The Travel module is configured in several areas that build on one another. The settings determine which trip types, regions, receipt types, settlement rules and evaluations are available to users.

Prerequisites

• The statutory and company travel expense rules to be applied have been clarified.
• Clients, organizational units and the responsible roles or approvers have been set up.
• The desired travel and settlement logic has been defined from a business perspective: domestic and international treatment, per diem and overnight allowances, VAT rates, mileage allowance and, if applicable, time corrections.
• The target systems for wage types, file or other exports as well as the required workflows are known.

Recommended sequence

1. Define regions and maintain validity periods as well as VAT/legal assignments.
2. Define currencies and specify the base currency or exchange rates.
3. Create settlement definitions with factors, deductions and validations.
4. Configure mileage allowance and, if needed, vehicles.
5. Create additional fields and receipt types.
6. Create trip types and assign regions, receipt types, additional fields and further options to them.
7. Add business trip processes, views, exports and system parameters.

Important administration rules

• Configurations are historized. Valid-from and valid-to dates must fit the business periods without gaps and without overlaps.
• A client in a configuration restricts its use to that client. An empty client field means a cross-client configuration, provided the respective function allows this.
• Technical short names, for example the short name of a trip type, should no longer be changed after the first productive use.
• After every change, at least one travel request, one travel expense report, one receipt with VAT and, if applicable, one time correction or export should be tested.

Further pages

The individual configuration steps are described in the Step-by-Step Guide. For ongoing operation, see Administrative Tasks.