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Dienstreisen können vom Benutzer jederzeit unter dem Menüpunkt Meine Dienstreisen abgerufen werden. Wird die Fahrtenbuch Abrechnung eingesetzt, so gibt es zusätzlich noch die Fahrtenbuch-Auswertung.
Meine Dienstreisen
Dieser Menüpunkt fungiert als eine Art Archiv, in welchem alle eingetragenen und bereits erfolgten Dienstreisen abgefragt werden können. Die Dienstreisen können nach bestimmten Suchkriterien gefiltert werden:nach Datum: von - bis Datum des Reise-Zeitraums eingebennach Reisestatus:Alle Reisen; genehmigte Anträge, genehmigte Abrechnungen, Entwurf-Status etc.Filter: Durch anhaken dieses Parameters kann noch zusätzlich nach Dienstreisen gesucht werden, bei welchen Kilometergeld verbucht wurde. Die Filter werden vom Webdesk-Administrator hinterlegt und können individuell angepasst werden.DetailansichtDurch Klick auf das Bleistift-Symbol gelangt man in die Reiseinformation. Wurde ein Dienstreise-Antrag oder eine Abrechnung vom Vorgesetzten abgelehnt, so verbleibt der Antrag im Status "Entwurf". Der Benutzer kannn diesen Antrag dann erneut in der Workflow-Liste "Meine Aufgaben" finden und bearbeiten. Wird eine Korrektur vorgenommen und der Antrag erneut gespeichert, so verläuft er wieder gemäß dem konfigurierten Verlauf.
Fahrtenbuchauswertung
Die eingetragenen Fahrtenbuch-Abrechnungen können unter Fahrtenbuch-Auswertung aufgerufen werden. Hier werden alle Einträge in allen Stadien angezeigt (Entwurf, Abrechnung zur Genehmigung, Genehmigt etc.). Die Abfrage kann nach einem gewünschten Zeitraum gestartet werden (Datum von – bis). Durch Anklicken des Symbols auf der rechten Seite wird der entsprechende Reiseakt geöffnet und kann im Detail eingesehen werden.
Integration mit der Zeiterfassung
Die beantragten und erfolgten Dienstreisen werden in der Kalender, Gruppenkalender, Monatsjournal-Ansicht angezeigt. Auf diese Weise hat man innerhalb des Teams den Überblick, wer wann auf einer Dienstreise ist Users can retrieve their business trips at any time under the menu item My business trips.
If the mileage log settlement is used, there is additionally the mileage log evaluation.
My business trips
This menu item acts as a kind of archive in which all entered and completed business trips can be queried.
The business trips can be filtered by certain search criteria:
-
by date:
enter the from - to date of the travel period
-
by trip status:
All trips; approved requests, approved expense reports, draft status etc.
-
Filter:
By checking this parameter, you can additionally search for business trips for which mileage allowance was booked.
The filters are set up by the Webdesk administrator and can be individually adapted.
Detail view
Click the pencil icon to open the trip information.
If a business trip request or an expense report was rejected by the supervisor, the request remains in the status "Draft".
The user can then find this request again in the workflow list "My tasks" and edit it. If a correction is made and the request is saved again, it proceeds again according to the configured history.
Mileage log evaluation
The entered mileage log settlements can be retrieved under Mileage log evaluation. All entries in all stages are displayed here (draft, settlement for approval, approved etc.).
The query can be started for a desired period (date from – to).
By clicking the icon on the right-hand side, the corresponding travel file is opened and can be viewed in detail.
Integration with time tracking
The requested and completed business trips are displayed in the calendar, group calendar and monthly journal view.
In this way, everyone within the team has an overview of who is on a business trip and when.
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