Vergleichsreport

Webdesk bietet zwei Werkzeuge für den Datenschutz (DSGVO): die Pseudonymisierung aller Personen im System (z.B. bevor eine Datenbankkopie zur Fehleranalyse weitergegeben wird) und den Export aller personenbezogenen Daten einer einzelnen Person (Auskunftsrecht, Art. 15 DSGVO). Die Seite richtet sich an Administratoren und Consultants. Die Pseudonymisierung wird im Administrationsmenü bzw. unter Erw. Funktionen ausgeführt, der Datenexport als Bericht im HR-Expert (Voraussetzung: HR-Modul, siehe Allgemeines zu HR-Expert).

Achtung: Die Pseudonymisierung wirkt auf alle Personen des Systems und löscht die Audit-Trail-Daten unwiderruflich (siehe Abschnitt "Warnungen und Risiken"). Sie ist für Test- und Kopiesysteme gedacht, nicht für das Livesystem.

Überblick und Abgrenzung

Werkzeug	Zweck	Wo
Pseudonymisierung	Ersetzt bzw. entfernt identifizierende Daten aller Personen. Die Originalwerte werden verschlüsselt im System abgelegt und können wiederhergestellt werden.	Maske "Pseudonymisierung (DSGVO)"; Aktionen unter "Erw. Funktionen"
Datenexport einer Person	Liefert alle gespeicherten personenbezogenen Daten einer Person als Bericht (Auskunft nach Art. 15 DSGVO). Verändert keine Daten.	HR-Expert, Menü "Berichte", Eintrag "DSGVO Persönliche Daten"

Die Pseudonymisierung ist keine Löschung: Personen bleiben mit ihrer Struktur (Gruppenzuordnungen, Buchungen, Workflows) erhalten, nur die im Schema genannten Felder werden verändert. Die Löschung von Personen nach einer Aufbewahrungsfrist erfolgt über eigene Jobs (siehe Job PoDeletePersonsAfterYears; Austritte werden vom Job ProcessTerminatedEmployees verarbeitet). Im Code gibt es keine Kopplung zwischen diesen Jobs, dem Papierkorb und der Pseudonymisierung.

Pseudonymisierung

Zweck und Einsatz

Laut Beschreibung der Maske dient die Pseudonymisierung dazu, Personendaten DSGVO-konform zu pseudonymisieren, bevor eine Kopie zum Zweck der Fehlerbehebung weitergegeben wird. Typischer Ablauf: Datenbank des Livesystems auf ein Testsystem kopieren, dort pseudonymisieren, erst danach die Kopie weitergeben.

Was die Pseudonymisierung leistet:

• Namen, Benutzername, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Bankverbindungen, Bilder und weitere HR-Stammdaten werden laut Schema ersetzt oder entfernt.
• Die Aktion ist wiederholbar: bereits pseudonymisierte Personen werden übersprungen, sofern sich das Schema nicht geändert hat.
• Die Originalwerte werden verschlüsselt im System gespeichert (Protokoll der Pseudonymisierung, je Person und Entität). Dadurch ist eine Wiederherstellung möglich.

Was sie nicht leistet:

• Es werden nur die im Schema aufgeführten Felder behandelt. Alle anderen Daten bleiben unverändert, z.B. Passwörter (nicht Teil des Standardschemas), Workflow-Daten und Formularinhalte, Logs, Dateien und Dokumente. Zusätzliche Behandlungen gibt es nur für Notizen und das Zeitsystem (siehe unten).
• Es handelt sich nicht um eine Anonymisierung: die Originaldaten liegen verschlüsselt weiterhin in der Datenbank.

Standardschema: welche Felder werden wie verändert

Die Schemata sind als Spring-Beans PoPersonDefaultPseudonymizationConfig (PO) und HrPersonDefaultPseudonymizationConfig (HR) ausgeliefert. Ein in der Maske gespeichertes Schema hat Vorrang vor dem Standard-Bean.

Person (PoPerson)

Feld

Ergebnis

Strategie

userName

Zufällige Buchstabenfolge (15 Zeichen), die im System noch nicht vorkommt. Hat der Mandant ein Benutzernamen-Präfix, wird es vorangestellt (Bean PoPseudonymizeUsernameWithPrefix). Die Anmeldung ist danach nur mit dem neuen Benutzernamen möglich.

CUSTOM_HANDLER

firstName, lastName

Zufälliger Vor- bzw. Nachname, der bei einer anderen Person des Systems vorkommt. Vor- und Nachname werden unabhängig gewürfelt. Es entstehen also Namen, die tatsächlich im Unternehmen existieren.

RANDOMIZE

cellPhoneNumber

Konstante

provides two data protection (GDPR) tools: the pseudonymization of all persons in the system (e.g. before a database copy is handed over for troubleshooting) and the export of all personal data of a single person (right of access, Art. 15 GDPR). This page is aimed at administrators and consultants. Pseudonymization is run from the administration menu or under Extended Tasks; the data export is a report in HR-Expert (prerequisite: HR module, see General Information on HR-Expert).

Warning: Pseudonymization affects all persons in the system and irrevocably deletes the audit trail data (see section "Warnings and risks"). It is intended for test and copy systems, not for the live system.

Overview and delimitation

Tool	Purpose	Where
Pseudonymization	Replaces or removes identifying data of all persons. The original values are stored encrypted in the system and can be restored.	Mask "Pseudonymization (GDPR)"; actions under "Extended Tasks"
Data export of one person	Delivers all stored personal data of one person as a report (access request under Art. 15 GDPR). Does not change any data.	HR-Expert, menu "Reports", entry "GDPR Personal Data"

Pseudonymization is not deletion: persons are kept with their structure (group assignments, bookings, workflows); only the fields named in the scheme are changed. Deleting persons after a retention period is done by separate jobs (see Job PoDeletePersonsAfterYears; terminations are handled by the job ProcessTerminatedEmployees). In the code there is no coupling between these jobs, the trash bin and pseudonymization.

Pseudonymization

Purpose and use

According to the description of the mask, pseudonymization is used to pseudonymize person data in a GDPR-compliant way before a copy is handed over for the purpose of bug fixing. Typical procedure: copy the live database to a test system, pseudonymize it there, and only then hand over the copy.

What pseudonymization does:

• According to the scheme, names, user name, contact data, date of birth, bank accounts, images and further HR master data are replaced or removed.
• The action can be repeated: persons that are already pseudonymized are skipped, provided the scheme has not changed.
• The original values are stored encrypted in the system (pseudonymization log, per person and entity). This makes a restore possible.

What it does not do:

• Only the fields listed in the scheme are handled. All other data remain unchanged, e.g. passwords (not part of the default scheme), workflow data and form contents, logs, files and documents. Additional handling exists only for notes and the time system (see below).
• It is not anonymization: the original data are still stored in the database in encrypted form.

Default scheme: which fields are changed and how

The schemes are delivered as the Spring beans PoPersonDefaultPseudonymizationConfig (PO) and HrPersonDefaultPseudonymizationConfig (HR). A scheme saved in the mask takes precedence over the default bean.

Person (PoPerson)

Field	Result	Strategy
userName	Random string of letters (15 characters) that does not yet exist in the system. If the client has a user name prefix, it is prepended (bean PoPseudonymizeUsernameWithPrefix). Afterwards, login is only possible with the new user name.	CUSTOM_HANDLER
firstName, lastName	Random first or last name that occurs for another person in the system. First and last name are drawn independently. The result are names that actually exist in the company.	RANDOMIZE
cellPhoneNumber	Constant +43 676 123 4567	CONSTANT
dateOfBirth, email	Wert wird geleert	Value is cleared	DELETE
bankAccounts, personImages	Alle Bankverbindungen bzw. das Personenbild werden gelöscht	DELETE

HR-Person

All bank accounts and the person image are deleted

DELETE

HR person (HrPerson, nur mit HR-Modul)

Alle folgenden Felder werden mit DELETE geleert bzw. ihre Einträge gelöscht

only with HR module)

The following fields are all cleared with DELETE, or their entries are deleted: birthName, ethnicCode, privatePhoneNumber, privateCellPhoneNumber, comment, privateEmail, socialSecurityNumber, contactAddresses, contactInstantMessagings, contactWebProfiles, relatives, internalRelatives, secondaryJobs, priorEmployments, personMaritalStatuses.

Die zur HrPerson gehörende PoPerson (gleiche ID) wird dabei mit ihrem eigenen Schema (Tabelle oben) mitbehandelt.

Zusätzliche Aufgaben

Aufgabe (Bean)	Wirkung	Wann aktiv
"Pseudonymisieren der Notizen von Personen" (PoQuickNotePseudonymizationTasksHandler)	Der Text jeder Notiz der Person wird durch Blindtext (Lorem ipsum) derselben Länge ersetzt.	Im Standardschema der PoPerson enthalten
"Pseudonymisiere Personen im Zeit System" (TaPersonPseudonymizationTasksHandler)	Hat die Person eine TA-ID, werden Name, Vorname und Nachname des Personensatzes im Zeitsystem (TA-Connector) auf die pseudonymisierten Werte gesetzt. Andere Zeitwirtschaftsdaten werden nicht verändert. Ist der Connector nicht erreichbar, wird dieser Schritt mit einer Warnung im Log übersprungen. Bei der Wiederherstellung wird der Name im Zeitsystem wieder angeglichen.	Wird bei Aufruf der Pseudonymisierung automatisch ergänzt, wenn das TA-Modul vorhanden ist

Verschleierungsstrategien

In der Maske kann je Feld eine der folgenden Strategien gewählt werden.

Eigenschaft

Erklärung

mögliche Wert(e)

CONSTANT

Das Feld erhält den angegebenen konstanten Wert (Spalte

The PoPerson belonging to the HrPerson (same ID) is processed along with it using its own scheme (table above).

Additional tasks

Task (bean)	Effect	When active
"Pseudonymize person's quick notes" (PoQuickNotePseudonymizationTasksHandler)	The text of each note of the person is replaced by placeholder text (Lorem ipsum) of the same length.	Part of the default PoPerson scheme
"Pseudonymize persons in TA system" (TaPersonPseudonymizationTasksHandler)	If the person has a TA ID, the name, first name and last name of the person record in the time system (TA connector) are set to the pseudonymized values. Other time and attendance data are not changed. If the connector is not available, this step is skipped with a warning in the log. On restore, the name in the time system is synchronized again.	Added automatically when pseudonymization is started and the TA module is present

Obfuscation strategies

In the mask, one of the following strategies can be chosen per field.

Das Feld erhält einen Wert, der in diesem Feld bei einer anderen Person desselben Typs vorkommt (bis zu 10 Versuche, einen vom aktuellen verschiedenen Wert zu finden; sonst Zufallstext bei Textfeldern bzw. leerer Wert

Property	Description	Possible value(s)
CONSTANT	The field receives the given constant value (column "Custom Bean/Constant Value"; bei Datumsfeldern ein Datum im Format for date fields a date in the format dd.MM.yyyy).	beliebiger Wert	RANDOMIZE	any value
RANDOMIZE	The field receives a value that occurs in this field for another person of the same type (up to 10 attempts to find a value different from the current one; otherwise random text for text fields, or an empty value).	-
RANDOMIZE_UNIQUE	Das Feld erhält eine zufällige, im System noch nicht vorhandene Buchstabenfolge (15 Zeichen). Nur für Textfelder. Wird nach 10 Versuchen kein freier Wert gefunden oder ist das Feld kein Text, wird der Wert leer.	-
DELETE	Bei Listen (z.B. Bankverbindungen) werden alle Einträge gelöscht, bei einfachen Feldern wird der Wert geleert.	-
CUSTOM_HANDLER	Der Wert wird von einer Spring-Bean berechnet, deren Name in der Spalte The field receives a random string of letters (15 characters) that does not yet exist in the system. Text fields only. If no free value is found after 10 attempts or the field is not text, the value becomes empty.	-
DELETE	For lists (e.g. bank accounts) all entries are deleted; for simple fields the value is cleared.	-
CUSTOM_HANDLER	The value is calculated by a Spring bean whose name is entered in the column "Custom Bean/Constant Value" angegeben wird.	Beanname bean name (ze.Bg. PoPseudonymizeUsernameWithPrefix)

Ausführen

Es gibt zwei Einstiege. Beide verarbeiten alle Personen; mit HR-Modul wird bei den HrPerson begonnen, ohne HR-Modul bei den PoPerson. Die Verarbeitung erfolgt in Blöcken zu je 100 Datensätzen.

Variante A: Maske "Pseudonymisierung (DSGVO)"

Menü Administration > System > Sicherheit > "Pseudonymisierung (DSGVO)" (in der Menüvorlage full-admin direkt unter "System"). Die Maske zeigt oben den Status "System ist pseudonymisiert" bzw. "System ist nicht pseudonymisiert".

Eigenschaft

Erklärung

mögliche Wert(e)

Entität

Wählt das Schema, das angezeigt und bearbeitet wird.

PoPerson; HrPerson (nur mit HR-Modul)

Zusätzliche Pseudonymisierungsaufgaben

Liste der zusätzlichen Aufgaben (Spalte "Zusätzliche Aufgaben") für die gewählte Entität.

Notizen von Personen; Personen im Zeit System

Feld Regeln

Tabelle mit den Spalten "Feldname", "Verschleierungsstrategy" und

Running it

There are two entry points. Both process all persons; with the HR module the processing starts at the HrPerson entities, without the HR module at the PoPerson entities. Processing is done in batches of 100 records.

Option A: Mask "Pseudonymization (GDPR)"

Menu Administration > System > Security > "Pseudonymization (GDPR)" (in the menu template full-admin directly under "System"). At the top the mask shows the status "System is pseudonymized" or "System is not pseudonymized".

Property	Description	Possible value(s)
Entity Type	Selects the scheme that is displayed and edited.	PoPerson; HrPerson (only with HR module)
Additional Pseudonymization Tasks	List of additional tasks (column "Additional Tasks") for the selected entity.	person's quick notes; persons in TA system
Field Policies	Table with the columns "Field Name", "Obfuscation Strategy" and "Custom Bean/Constant Value". Zeilen können hinzugefügt und gelöscht werden.	siehe Verschleierungsstrategien

Schaltflächen: Speichern, Speichern und Schließen, "Speichern und Anwenden der Pseudonymisierung" (Warn-Symbol) und Zurück.

1. Sicherstellen, dass es sich um ein Test- bzw. Kopiesystem handelt und ein Datenbank-Backup vorliegt.
2. Maske öffnen, Entität wählen und bei Bedarf die Feld Regeln anpassen.
3. "Speichern und Anwenden der Pseudonymisierung" klicken. Gespeichert wird das Schema der gerade gewählten Entität; danach läuft die Pseudonymisierung aller Personen im Hintergrund mit Fortschrittsanzeige.
4. Nach Abschluss die Maske neu öffnen und prüfen, dass der Status "System ist pseudonymisiert" lautet. Der Status gilt nur dann, wenn für jede Person ein Protokoll vorhanden ist. Lautet er weiterhin "nicht pseudonymisiert", sind einzelne Blöcke fehlgeschlagen (siehe Warnungen).
5. Audit-Trail wieder aktivieren, falls er benötigt wird (siehe Warnungen).

Hinweis: Das in der Maske gespeicherte Schema ersetzt für diese Entität das ausgelieferte Standard-Bean. Wurde noch nichts gespeichert, wird das Standard-Bean verwendet.

Variante B: Aktion unter "Erw. Funktionen"

Menü Administration > System > "Erw. Funktionen", Bereich "Modulspezifische Aktionen". Im Auswahlfeld erscheinen die Aktionen in der Gruppe "Personalwesen":

• "Standard-Pseudonymisierung auf HrPerson-Entitäten anwenden" (Klasse HrApplyDefaultPseudonymizationOnHrPerson)
• "Pseudonymisierte HrPerson-Entitäten wiederherstellen" (Klasse HrApplyRestoreOnPseudonymizedHrPerson)

Aktion wählen, "Führe Aktion aus" klicken und im Dialog "Modulspezifische Aktion ausführen" bestätigen. Der Dialog zeigt die Beschreibung der Aktion. Eine eigene Warnung für zerstörerische Aktionen wird für diese beiden Aktionen nicht angezeigt. Trotz der Bezeichnung "Standard" verwendet die Aktion das aktuell wirksame Schema (ein in der Maske gespeichertes Schema, sonst das Standard-Bean). Auch hier läuft die Verarbeitung für alle Personen; es gibt keine Fortschrittsanzeige.

Wiederherstellen

Die Wiederherstellung ist nur über die Aktion "Pseudonymisierte HrPerson-Entitäten wiederherstellen" möglich (die Maske hat keine Wiederherstellen-Schaltfläche). Sie liest die verschlüsselten Originalwerte aus dem Protokoll, schreibt sie in die Felder des Schemas zurück und löscht danach das Protokoll der Person. Für Personen ohne Protokoll passiert nichts.

Daten	Verhalten bei der Wiederherstellung
Einfache Felder (Namen, Benutzername, Telefon, E-Mail, Geburtsdatum, ...)	Originalwert wird zurückgeschrieben. Zwischenzeitliche Änderungen dieser Felder werden überschrieben.
Gelöschte Listen (Bankverbindungen, Kontaktdaten, Angehörige, Nebenbeschäftigungen, ...)	Die Einträge werden mit den gesicherten Werten als neue Datensätze angelegt (neue interne IDs).
Notizen, Namen im Zeitsystem	Text bzw. Name wird zurückgesetzt.
Audit-Trail	Nicht wiederherstellbar (bei der Pseudonymisierung gelöscht).

Ohne HR- bzw. ohne TA-Modul

Ohne HR-Modul wird nur die PoPerson-Entität verarbeitet (Standardschema oben). Die HR-spezifischen Felder existieren dann nicht. Die Maske bietet nur die Entität PoPerson an. Dass die Maske auch ohne HR-Lizenz aufrufbar ist, wurde mit Version 4.59.27 korrigiert (siehe

Rows can be added and deleted.

see Obfuscation strategies

Buttons: Save, Save and close, "Save and Apply Pseudonymization" (warning icon) and Back.

1. Make sure this is a test or copy system and that a database backup exists.
2. Open the mask, select the entity type and adjust the field policies if necessary.
3. Click "Save and Apply Pseudonymization". The scheme of the currently selected entity is saved; afterwards the pseudonymization of all persons runs in the background with a progress display.
4. When finished, reopen the mask and check that the status reads "System is pseudonymized". The status only applies if a log exists for every person. If it still reads "not pseudonymized", individual batches have failed (see warnings).
5. Re-enable the audit trail if it is needed (see warnings).

Note: The scheme saved in the mask replaces the delivered default bean for this entity. If nothing has been saved, the default bean is used.

Option B: Action under "Extended Tasks"

Menu Administration > System > "Extended Tasks", section "Module specific actions". In the selection field the actions appear in the group "Human Resources":

• "Apply default pseudonymization to HrPerson entities" (class HrApplyDefaultPseudonymizationOnHrPerson)
• "Restore pseudonymized HrPerson entities" (class HrApplyRestoreOnPseudonymizedHrPerson)

Select the action, click "Execute Action" and confirm in the dialog "Run module-specific action". The dialog shows the description of the action. For these two actions no separate warning for destructive actions is shown. Despite the name "default", the action uses the currently effective scheme (a scheme saved in the mask, otherwise the default bean). Here too, all persons are processed; there is no progress display.

Restoring

Restoring is only possible with the action "Restore pseudonymized HrPerson entities" (the mask has no restore button). It reads the encrypted original values from the log, writes them back into the fields of the scheme and then deletes the log of the person. Nothing happens for persons without a log.

Data	Behavior on restore
Simple fields (names, user name, phone, email, date of birth, ...)	The original value is written back. Changes made to these fields in the meantime are overwritten.
Deleted lists (bank accounts, contact data, relatives, secondary jobs, ...)	The entries are created from the saved values as new records (new internal IDs).
Notes, names in the time system	Text or name is reset.
Audit trail	Cannot be restored (deleted during pseudonymization).

Without the HR module or without the TA module

• Without the HR module only the PoPerson entity is processed (default scheme above). The HR-specific fields do not exist then. The mask offers only the entity PoPerson. Opening the mask on systems without an HR license was fixed in version 4.59.27 (see Release Notes 4.59.27).
• Ohne TA-Modul entfällt der Abgleich mit dem Zeitsystem.

Export aller personenbezogenen Daten einer Person

• Without the TA module the synchronization with the time system does not take place.

Export of all personal data of one person (Art. 15 DSGVO)

Berechtigung und Ort im Menü

Bericht "DSGVO Persönliche Daten" im

GDPR)

Authorization and location in the menu

• Report "GDPR Personal Data" in HR-Expert, Menü menu "BerichteReports".
• Der Bericht (Konfiguration exportAllPersonalGDPRData) ist standardmäßig der Standardrolle By default the report (configuration exportAllPersonalGDPRData) is assigned to the default role HR_ADMIN zugeordnet, also den , i.e. to HR-Expert -Benutzern users (ze.Bg. Rolle the role $HRX_User). Bei bestehenden Installationen wurde die Standardrolle durch ein Update-Skript nachgetragen.

Durchführung

1. Im HR-Expert Menü "Berichte" > "DSGVO Persönliche Daten" öffnen.
2. Als Parameter (PersonUID) die betroffene Person auswählen (Auswahl aus den Personen, angezeigt wird der vollständige Name).
3. Ausgabeformat wählen. Konfiguriert sind HTML-Ansicht, PDF, Excel und Druck. Im Excel-Export steht jede Tabelle auf einem eigenen Blatt.
4. Bericht ausführen und das Ergebnis prüfen. Die Weitergabe an die betroffene Person sollte über einen sicheren Kanal erfolgen.

Inhalt des Berichts

Der Bericht beginnt mit dem Namen der Person und, falls vorhanden, dem Personenbild.

Abschnitt

Inhalt

Voraussetzung

"Persönliche Daten"

Alle befüllten Felder der HR-Person, in der Reihenfolge der Personen-Maske. Listenwerte (Schlüsselwerte) und Auswahlwerte erscheinen übersetzt, Datumswerte als

• On existing installations the default role was added by an update script.

Procedure

1. In HR-Expert open the menu "Reports" > "GDPR Personal Data".
2. Select the person concerned as parameter (PersonUID) (selection from the persons; the full name is displayed).
3. Choose the output format. HTML view, PDF, Excel and print are configured. In the Excel export every table is on its own sheet.
4. Run the report and check the result. The result should be passed on to the data subject via a secure channel.

Contents of the report

The report starts with the name of the person and, if available, the person image.

"Protokollierte Aktionen": AktionReisen: Von, Bis, Reise Nr., Reise-Typ, Zielort, Gesamt ohne Steuern

Section	Contents	Prerequisite
"Personal Data"	All filled fields of the HR person, in the order of the person mask. Key values and selection values appear translated, dates as yyyy-MM-dd.	HR -Modul
Tabellen der HR-Person	Je Liste der HR-Person (z.B. Kontaktdaten, Angehörige) eine Tabelle mit den Spalten, die in der Personen-Maske für diese Liste konfiguriert sind. Leere Listen entfallen.	HR-Modul
"Protokollierung von Informationen"	module
Tables of the HR person	For each list of the HR person (e.g. contact data, relatives) one table with the columns configured for this list in the person mask. Empty lists are omitted.	HR module
"Logging Information"	"Logged Actions": Action, Mobile Browser, Start/EndeEnd, IP, Browser Benutzer User Agent, URL. "Login VersucheAttempts": DatumDate, IP, ResultatResult, Browser Benutzer User Agent.	immer; Einträge nur, wenn vorhanden
"Zeiterfassung"	"Anwesenheitsinformationen": Anwesenheit, Ganzer Tag/Halber Tag, Intervall, ab Beginn der Zeiterfassung bis heute.	TA-Modul; Person mit TA-ID
"Reiseinformation"	always; entries only if present
"Time Acquisition"	"Attendance Information": Attendance, Full Day/Half Day, Interval, from the start of time recording until today.	TA module; person with TA ID
"Travels Information"	Travels: From, To, Travel ID, Travel Type, Destination, Total Without Taxes, Total, Status.	TM -Modulmodule
"Workflow -AnfragenRequests"	Vom Benutzer gestartete Workflow-AnfragenWorkflow requests started by the user: Process Name, Process Definition Name der Prozessdefinition, Prozessinstanz-Process Instance ID, StatusState, Erstellt, Datum der letzten AktivitätCreated, Last Activity Date.	WF -Modulmodule
"Projekte"	Zeitaufwände ab Gültig-ab der Person bis heute: Datum, Von/Bis, Dauer (Minuten), Beschreibung, Projekt, Aktivität, Kunde, Verrechenbar.	PTM-Modul
"Umplanungen"	Planungen: Datum, Von/Bis, Dauer, Ganztägig umplanen, Planungs Titel, Planungen (Struktur).	RS-Modul

Hinweis: Der Umfang der Abschnitte "Persönliche Daten" und der Tabellen der HR-Person richtet sich nach der Formulardefinition der HR-Person für den Mandanten der Person. Felder, die in dieser Maske nicht vorgesehen sind, erscheinen nicht im Bericht.

Daten, für die im Bericht kein Abschnitt vorgesehen ist (z.B. Dokumentenverwaltung, Groupware/Kalender, Notizen, Audit-Trail-Einträge), müssen bei Bedarf gesondert ermittelt werden.

Warnungen und Risiken

Achtung: Nicht auf dem Livesystem ausführen, außer dies ist ausdrücklich gewollt. Die Aktion betrifft immer alle Personen; es gibt keine Auswahl einzelner Personen. Vorher ein Datenbank-Backup erstellen.

Achtung: Zu Beginn der Pseudonymisierung wird der Audit-Trail deaktiviert (Systemparameter HibernateAuditTrailInterceptor, Eigenschaft active wird auf false gesetzt) und seine Tabellen werden gelöscht und neu angelegt, weil sie personenbezogene Daten enthalten können. Die bisherigen Audit-Trail-Einträge gehen unwiderruflich verloren. Auch die Wiederherstellung stellt sie nicht wieder her und aktiviert den Audit-Trail nicht erneut. Bei Bedarf die Eigenschaft nachher wieder auf true setzen.

Achtung: Fehler in einzelnen Verarbeitungsblöcken (je 100 Datensätze) werden nur im Log auf Debug-Ebene vermerkt, die Verarbeitung läuft weiter und es kann trotzdem eine Erfolgsmeldung erscheinen. Danach immer den Status in der Maske und stichprobenartig Personen prüfen.

Achtung: Schema nicht zwischen Pseudonymisierung und Wiederherstellung ändern. Die Wiederherstellung arbeitet mit dem aktuell wirksamen Schema. Felder, die erst später ins Schema aufgenommen wurden, haben keinen gesicherten Originalwert und können dadurch geleert werden; Felder, die aus dem Schema entfernt wurden, werden nicht zurückgeschrieben. Wird das Schema geändert, während Personen bereits pseudonymisiert sind, stellt die Pseudonymisierung diese Personen zuerst wieder her und wendet dann das neue Schema an.

Achtung: Pseudonymisierte Namen sind echte Namen anderer Mitarbeiter (RANDOMIZE). Das ist für Tests gewollt, kann aber im Testsystem zu Verwechslungen führen. Benutzernamen werden zufällig ersetzt, Passwörter bleiben unverändert. Für Kopiesysteme bietet sich zusätzlich "Alle Passwörter zurücksetzen" an (siehe Erweiterte Funktionen).

Hinweis: Eine weitergegebene Datenbankkopie enthält weiterhin die verschlüsselten Originalwerte (Protokoll der Pseudonymisierung). Sie ist damit pseudonymisiert, nicht anonymisiert.

Hinweis: Nach der Wiederherstellung neu angelegte Listeneinträge haben neue interne IDs. Verweise auf die alten IDs (z.B. aus Importen) gehen ins Leere

Projects"	Time efforts from the valid-from date of the person until today: Date, From/To, Duration (Minutes), Description, Project, Activity, Customer, Billable.	PTM module
"Reschedules"	Plannings: Date, From/To, Duration (Minutes), All Day Reschedule, Planning Title, Plannings (structure).	RS module

Note: The scope of the sections "Personal Data" and the tables of the HR person depends on the form definition of the HR person for the client of the person. Fields not provided in this mask do not appear in the report.

Data for which the report has no section (e.g. document management, groupware/calendar, notes, audit trail entries) must be collected separately if required.

Warnings and risks

• Warning: Do not run it on the live system unless that is explicitly intended. The action always affects all persons; individual persons cannot be selected. Create a database backup beforehand.
• Warning: At the start of pseudonymization the audit trail is deactivated (system parameter HibernateAuditTrailInterceptor, property active is set to false) and its tables are dropped and recreated because they may contain personal data. The existing audit trail entries are irrevocably lost. The restore does not bring them back and does not re-enable the audit trail. If needed, set the property back to true afterwards.
• Warning: Errors in individual processing batches (100 records each) are only noted in the log at debug level; processing continues and a success message may still appear. Always check the status in the mask afterwards and spot-check persons.
• Warning: Do not change the scheme between pseudonymization and restore. The restore works with the currently effective scheme. Fields that were added to the scheme later have no saved original value and may therefore be cleared; fields that were removed from the scheme are not written back. If the scheme is changed while persons are already pseudonymized, pseudonymization first restores these persons and then applies the new scheme.
• Warning: Pseudonymized names are real names of other employees (RANDOMIZE). This is intended for tests but can cause confusion in the test system. User names are replaced randomly; passwords remain unchanged. For copy systems "Reset all passwords" is a useful addition (see Erweiterte Funktionen).
• Note: A database copy that is handed over still contains the encrypted original values (pseudonymization log). It is therefore pseudonymized, not anonymized.
• Note: List entries re-created by a restore have new internal IDs. References to the old IDs (e.g. from imports) point to nothing.