Vergleichsreport

Zweck

Der Job GwStartOutOfOfficePeriod aktiviert oder deaktiviert automatisch die automatische Out-Ofof-Office-Antwort Antworten im Groupware-Postfach eines Users. Grundlage sind erfasste auf Grundlage nicht produktiver Abwesenheiten aus dem TA-System und die individuellen Einstellungen für automatische Antworten.

Ablauf

1. Alle Personen mit aktivierter „Automatische Out-Of-Office“-Funktion werden ermittelt und nach Mandanten gruppiert.
2. Für den nächsten Arbeitstag sucht der Job nicht-produktive Abwesenheiten und aktiviert – falls vorhanden – Out-Of-Office mit einem geplanten Enddatum.
3. Läuft aktuell eine offene, ebenfalls nicht-produktive Abwesenheit, wird Out-Of-Office ohne Enddatum aktiviert. Sobald die Person zurückkehrt, wird Out-Of-Office deaktiviert.
4. Anhand der gewählten Texte (oder der Mandanten-Defaults) erzeugt der Job interne und externe Antworten; Platzhalter wie Start-/Enddatum werden dynamisch ersetzt.
5. Die Out-Of-Office-Einstellungen werden per Groupware-Service gesetzt. Fehler je Benutzer werden protokolliert, der Lauf läuft mit den restlichen Personen weiter.

Konfiguration

Der Job besitzt keine separate Konfigurationsmaske. Voraussetzungen sind:

• Die betroffenen Benutzer:innen haben „Automatische Out-Of-Office-Antwort aktivieren“ in ihren Groupware-Einstellungen eingeschaltet.
• Mandantenspezifische Standardtexte (extern/intern) sind hinterlegt, falls Benutzer:innen keine eigenen Texte pflegen.
• Die notwendigen Integrationen (TA, Groupware) sowie das Out-Of-Office-Feature sind aktiviert.

Bedienhinweise

• Planen Sie den Job täglich (z. B. am frühen Morgen), damit Abwesenheiten des kommenden Werktags rechtzeitig erkannt werden.
• Kontrollieren Sie regelmäßig die Benutzer-Einstellungen: HTML-Fragmente (z. B. leere <p>-Tags) können sonst verhindern, dass Standardtexte greifen.
• Bei offenen Abwesenheiten ohne Enddatum verwendet der Job automatisch die Übersetzung „bis auf Weiteres“. Stellen Sie sicher, dass die i18n-Texte gepflegt sind.
• Sobald TA-Abwesenheiten angepasst werden (z. B. Rückkehr früher/länger), triggert der nächste Joblauf automatisch das Aktivieren oder Deaktivieren in der Groupware.
• Nutzen Sie das Log, um fehlgeschlagene Aktualisierungen zu identifizieren (z. B. fehlende Mailbox, falsche TA-ID). Probleme betreffen immer nur die jeweilige Person.

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Der Job benötigt die Module TA und GW. Im mitgelieferten Job-Descriptor ist er derzeit nicht aktiv und nicht über ein eigenes Konfigurationsformular konfigurierbar.

Voraussetzungen

• Die Person ist gültig, hat eine TA-Zuordnung und in den Groupware-Einstellungen automatische Out-of-Office-Antworten aktiviert.
• Für den Mandanten sind die Groupware- und TA-Integration sowie die benötigten Standardtexte eingerichtet.
• Produktive Abwesenheitsgründe werden nicht als Abwesenheit für die automatische Antwort verwendet.

Ablauf

1. Der Job ermittelt die berechtigten Personen und gruppiert sie nach Mandant.
2. Für jeden Mandanten werden die produktiven Abwesenheitsgründe geladen.
3. Bei einer nicht produktiven offenen Abwesenheit wird Out-of-Office ohne geplantes Enddatum aktiviert.
4. Andernfalls wird ein Zeitraum nicht produktiver Abwesenheit ab dem aktuellen Prüftag ermittelt. Wird ein Zeitraum gefunden, aktiviert der Job Out-of-Office mit Start- und Endzeit.
5. Für Personen, die aus einer offenen Abwesenheit zurückkehren, wird Out-of-Office deaktiviert.
6. Fehler bei einer einzelnen Person werden protokolliert; die Verarbeitung der übrigen Personen und Mandanten läuft weiter.

Antworttexte und Platzhalter

Für externe und interne Antworten verwendet der Job die persönlichen Texte. Ist ein Text leer, wird der mandantenspezifische Standardtext verwendet. Enthält ein persönlicher Text nur HTML-Markup ohne sichtbaren Text, wird er ebenfalls als leer behandelt. Wenn die interne Antwort entsprechend konfiguriert ist, kann dafür die externe Antwort wiederverwendet werden.

Die Texte werden per Scripting-Service mit folgenden Variablen ersetzt:

• absenceStartDate und absenceEndDate: Beginn und Ende der TA-Abwesenheit
• fromDate und toDate: Beginn und Ende der Out-of-Office-Zeit

Bei einer offenen Abwesenheit wird für das Ende die Übersetzung until_further_notice verwendet.

Die allgemeinen Job-Parameter wie Trigger und Mailbenachrichtigung gelten entsprechend der zentralen Jobverwaltung.