Modul Document Management

Das Document Management-Modul (DM) verwaltet Repositories, Vorlagen (Templates), Metadaten-Strukturen und Dokumentenablage-Workflows. Es kommt zum Einsatz, wenn Geschäftsprozesse eine geregelte Dokumentenablage und -abfrage benötigen.

Der wichtigste Anwendungsfall ist der digitale Personalakt: eine pro Mandant identische Ordnerstruktur je Mitarbeiter (üblicherweise in Alfresco), sichtbar im HR-Expert unter "Dokumente" und freigebbar in Teilansichten über dm_folderExplorer.

Einsatzbereiche

  • Konfiguration von Dokumenten-Repositories
  • Definition und Pflege von Dokumentvorlagen
  • Definition von Metadaten-Strukturen zur Klassifizierung und Auffindbarkeit
  • Durchsuchen von Dokumentordnern/Repositories (Folder Explorer)
  • Konfiguration des Split-PDF-Verhaltens für Dokumentverarbeitungsszenarien

Typische Rollen

  • Dokumentenadministrator
  • Compliance-Verantwortlicher
  • Backoffice-Mitarbeiter im Umgang mit Anhängen
  • Support-/Integrationsverantwortlicher

Kundennutzen

  • Verbessert Nachvollziehbarkeit und Konsistenz in dokumentenzentrierten Prozessen
  • Unterstützt die Integration mit unternehmensweiten Dokumenten-Backends (z.B. Alfresco)
  • Reduziert manuellen Aufwand in Prozessen mit vielen Anhängen

Konfiguration

Die zentrale konfigurierbare Aktion ist der Folder Explorer, mit Optionen für Read-Only-Modus, Standard-Sichtbarkeit der Baumstruktur, Seitengröße, Quelle für Repository/Metadaten-Struktur, ausgeblendete Ordner und das Verhalten von Metadaten-Ordnern. Details zur Konfiguration für den Personalakt-Fall: Digitaler Personalakt.

Weitere Konfigurationsbereiche:

  • Repositories anlegen und bearbeiten
  • Dokumentvorlagen anlegen und bearbeiten
  • Metadaten-Strukturen anlegen und bearbeiten

Jobs

Das DM-Modul verfügt über eine umfangreiche Job-Ebene, die typische Kundenanwendungsfälle abbildet:

  • bindFoldersToMetaStructure – verknüpft Repository-Ordner mit einer Metadaten-Struktur (inkl. initialer Verknüpfungs- und Testaktionen)
  • convertAlfrescoObjectsToDmObjects – konvertiert Alfresco-Objekte in DM-Objekte (mit Repository-/Basispfad-, Test- und Statistikoptionen)
  • deleteDocumentsFromMetaFolders – löscht Dokumente aus Metadaten-Ordnern anhand von Mandant, Metadaten-Ordner und Alterskriterien
  • propagateMetaStructure – überträgt eine Metadaten-Struktur auf ein Ziel-Repository
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