Allgemeines zu Aktionen
Über den Menübaum unter
MENÜ UND AKTIONEN
--> Aktionen
gelangt man als Administrator zur Aktionsübersicht. Hier hier finden sich alle Basisaktionen, Konfigurationen und Prozessverknüpfungen übersichtlich in einer Tabelle - es besteht die Möglichkeit, alle Elemente über die Volltext-Suche, Dropdown-Listen oder die Sortierungspfeile nach Namen, Aktionsytp oder Anderem zu filtern und zu sortieren.
Je nachdem, welche Art von Aktion (Aktion/Konfiguration/Prozessreferenz) ausgewählt wird, lassen sich in der darauffolgenden Maske mehr oder weniger Daten editieren.
Basisaktionen editieren
Bei neuen Aktionen kann es sich lediglich um Konfigurationen einer bereits bestehenden Aktion, oder um Prozessreferenzen handeln.
Soll eine neue Konfiguration erstellt werden, so sucht man zunächst die
entsprechende Aktion aus, und klickt von dieser aus auf "Neue
Konfiguration".
Soll eine Prozessreferenz angelegt werden, welche
die Integration einer Prozessdefinition im Menübaum erlaubt, so klickt man auf
die Schaltfläche "Neue Prozessverknüpfung".
- Abhängig von der oben beschriebenen Vorgangsweise wird als Aktionstyp automatisch Konfiguration bzw. Prozessreferenz vorgegeben
-
Name
Name der neuen Aktion/Konfiguration -
Überschrift
Überschrift für die neue Aktion/Konfiguration
Nach erfolgter Speicherung erhält man eine Bestätigung des Servers, und erhält eine Übersicht über mögliche Einstellungen, Berechtigungen, Dateien, Textmodule.
Berechtigungen
Die Aktion kann über Berechtigungen zugeordnet werden. Um individuelle Zuordnungen zu ermöglichen, kann die Granularität über verschiedene Berechtigungstypen bestimmt werden.
Berechtigung für alle Mandanten
Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird die Berechtigungsüberprüfung beim Aufruf
nicht durchgeführt. D.h. jeder Benutzer jedes Mandanten ist berechtigt die
Aktion auszuführen.
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Einsichtserlaubnis (default)
Bezieht sich auf den oberen Parameter "Berechtigung für alle Mandanten" und definiert die standardmäßige Einsichtserlaubnis (siehe Beschreibung der Einsichtserlaubnis weiter unten) -
Typ
Mit einer Aktionsberechtigung wird grundsätzlich bestimmt, wer eine Aktion aufrufen kann. Folgende Berechtigungstypen können selektiert werden: -
Mandantenberechtigung
Mit der Mandantenberechtigung wird die Ausführung div. Aktionen für alle Mitarbeiter des Mandanten ermöglicht. Das ist besonders sinnvoll bei Aktionen, wie Buchen, Monatsjournal, Einstellungen oder Passwort ändern. -
Gruppenberechtigung
Mit der Gruppenberechtigung wird die Ausführung von diversen Aktionen für eine bestimmte Gruppe (Abteilung) ermöglicht. Alle Personen, welche sich in der gewählten Gruppe befinden, sind berechtigt, die Aktion auszuführen. - Berechtigung an Untergruppen vererben? Wird der Parameter auf JA gestellt, so können auch die untergeordneten Einheiten eingesehen werden. Ist der Parameter auf NEIN gestellt, so kann lediglich die eigene Orgeinheit eingesehen werden
-
Personenberechtigung
Die Personenberechtigung ermöglicht, dass nur eine bestimmte Person die Einsichtserlaubnis für bestimmte Aktionen bekommt. -
Rollenberechtigung
Die Rollenberechtigung erlaubt die Ausführung div. Aktionen nur für bestimmte Rollen (Teamleiter, Vorgesetzter, ...). Mit dieser Berechtigung wird den Rolleninhabern ermöglicht, z.B. Einsicht in Management-Listen zu bekommen. -
Ausführender
Je nach Berechtigungstyp wird hier der Mandant, eine Gruppe oder eine Person selektiert. -
Negativ
Dieser Parameter dient zum Ausschluss von einer Berechtigung. Ist er auf JA gestellt, so darf die gewählte Gruppe/Rolle/Person bzw. der Mandant die Aktion nicht einsehen -
Berechtigungen an Untergruppen vererben?
Dieser Parameter wird nur bei der Auswahl einer "Gruppenberechtigung" angeboten; wird der Parameter auf JA gestellt, so können alle Untergruppen auf diese Aktion zugreifen -
Einsichtserlaubnis
Mit der Einsichtserlaubnis wird das Kompetenzziel definiert, d.h. es wird bestimmt, wer bei der Ausführung einer Aktion eingesehen werden darf.
Selektion der Einsichtserlaubnis für: -
eigene Person
Die Einsichtserlaubnis gilt nur für die eigene Person, d.h. bei Auswertungen oder Listen werden nur die eigenen Daten angezeigt, bzw. man darf Anträge nur für sich selbst stellen -
Orgeinheit
Es darf nur die eigene Abteilung (Team, Gruppe,...) eingesehen werden. -
Orgeinheit + untergeordnete
Die Einsichtserlaubnis gilt für die eigene Abteilung und ihr untergeordnete Abteilungen (Gruppen, ...), d.h. alle Gruppen, die hierarchisch darunter liegen. -
eigener Mandant
Die Einsichtserlaubnis erstreckt sich auf alle Personen des eigenen Mandanten, d.h. es werden auch alle Mitarbeiter angezeigt -
alle Mandanten
Die Einsichtserlaubnis erstreckt sich auf alle Personen aller Mandanten. -
Rollenkompetenz
Hier wird die Einsichtserlaubnis gemäß der Rollenkompetenz vergeben, welche bei der Rolle bereits definiert wurde (Kompetenzziel Person > es darf nur eine bestimmte Person eingesehen werden, Kompetenzziel Gruppe > Einsichtserlaubnis für eine bestimmte Gruppe, Kompetenzziel Alle > Einsicht auf alle Mitarbeiter im Unternehmen). -
Einsichtserlaubnis speziell
hier kann als Kompetenzziel eine oder mehrere Gruppe(n) bzw. eine (mehrere) Person(en) selektiert werden. Dies erlaubt eine Abfrage von mehreren Personen, auch aus unterschiedlichen Abteilungen, bzw. eine Abfrage von einzelnen Gruppen, ohne eine komplette Einsicht erlauben zu müssen. -
Einsicht auf Untergruppen
Bei JA wird die Einsicht auf Untergruppen erlaubt. -
Gültig von-bis
Aktionsberechtigungen können auch für einen begrenzten Zeitraum vergeben werden. Werden diese beiden Felder bei der Zuweisung nicht explizit gesetzt, wird "Gültig von" auf das heutige Datum und "Gültig bis" auf unendlich (bzw. 1.1.3000) gesetzt.
Bei mehreren Einsichtserlaubnissen werden diese summiert > z.B. bei Einsichtserlaubnis Orgeinheit UND zusätzlich Einsichtserlaubnis gem. Rollenkompetenz (bspw. für Gruppe A1) haben die Rolleninhaber Einsicht auf beides: Orgeinheit UND GruppeA1.
Sind mehrere Berechtigungen vorhanden, so werden diese nach Datum sortiert angezeigt.
Berechtigungszugriff
Genauere Informationen zum Thema Berechtigungen finden Sie im Menüpunkt Anwendungsbeispiele Admin > Berechtigungsarten bzw. in den Praktischen Beispielen.
Parameter
Diese Parameter sind für die Entwicklung von Webdesk relevant, können bei der täglichen Arbeit mit Webdesk EWP jedoch ignoriert werden.
Dateien
Ist beispielsweise die zu bearbeitende Aktion vom Typ "Konfiguration", so können der Aktion mehrere Dateien zugeordnet sein. Bei jedem Speichern wird die Datei in einer neuen Version in der Datenbank persistiert. Beim Anlegen einer neuen Aktion ist dieser Reiter leer.
Textmodule
Zeigt alle vorhandenen Textmodule an. Hier erfolgt die Anlage neuer
Textmodule (Textbausteine), bzw. von Übersetzungen; bei Bedarf kann man von hier
aus direkt ein Textmodul bearbeiten, indem man auf die Schaltfläche "Bearbeiten"
klickt.
Bei den Übersetzungen empfiehlt es sich, den Textbaustein durch
einen technischen Key austauschen: z.B. Datum > wird zu
"Kontenauswertung_Datum01". Anschließend wird bei der entsprechenden Sprache die
gewünschte Übersetzung eingegeben. So verfährt man mit jedem Textbaustein einer
jeder Aktion/Konfiguration, bis alle übersetzt sind. Auch hierbei ist es
wichtig, den Flag "Änderung bei Versionswechsel" nicht angehakt zu lassen, da
die Textbausteine sonst wieder auf den Standardwert gesetzt werden.
Hilfetexte
In diesem Reiter können Sie zu der Aktion passende Hilfetexte eintragen.
Dieser Hilfetext erscheint dann beim User in der Kopfleiste.
Sie können hier auch URL Adressen zu externen Systemen angeben (Dokumente
hinterlegen).
Für jede angelegte Sprache wird ein eigenes Hilfetextfeld angelegt.
Aktion suchen
Um eine bestimmte Aktion zu finden kann man in der Übersicht blättern, bis die gesuchte Aktion aufscheint, oder eine bestimmte Aktion mit Hilfe der Suchfunktion finden.
Mit Hilfe der Suchfunktion kann man mit Hilfe verschiedener Parameter nach einer Aktion suchen.
-
Suche nach Aktionstyp
Die Suche nach einem Aktionstyp kann unter folgenden Kriterien durchgeführt werden: Aktion, Konfiguration, Prozessreferenz. -
Suche nach Namen
Suche einer bestimmten Aktion nach ihrem Namen (Bsp. Wf_getMyToDos). -
Suche nach Beschreibung
Suchkriterium ist eine Beschreibung der Aktion (Bsp. Formular um Feiertage zu verwalten). -
Suche nach Aktionsordner
Bei der Suche nach Aktionsordner stehen die installierten Module des Webdesk zur Verfügung.
Überprüfung von zugeordneten Berechtigungen bei bestimmten Aktionen
Möchte man überprüfen, wer bei einer bestimmten Aktion/Konfiguration/Prozessreferenz eine Berechtigung hat, so geht dies entweder über die Aktion selbst, oder über den Menübaum.
Berechtigungs-Überprüfung über den Menübaum
Dies ist der schnellste Weg, um zu überprüfen, wer eine Berechtigung für eine
bestimmte Aktion / Konfiguration oder Prozessreferenz hat.
Hier wird der Menüpunkt "Menü & Aktionen" angeklickt > Menüwartung
- Anschließend im Menübaum die gewünschte Aktion anklicken
- Auf der rechten Seite erscheint eine Übersicht über die Berechtigungen:
Berechtigungs-Überprüfung über die Aktion
Die Überprüfung der Berechtigungen kann auch direkt über die Aktion oder
Konfiguration (oder Prozessreferenz erfolgen).
Hierzu klickt man im Menüpunkt Menü & Aktionen > Aktionen
- Suche nach der gewünschten Aktion > Anklicken
- Reiter Berechtigungen
Neue Aktion
Um eine neue Aktion / Konfiguration im Menübaum einpflegen zu können kann entweder ein neuer Ordner (z.B. Auswertungen, Info, etc.) angelegt werden, in welchen die Aktion oder Konfiguration reinkommt, oder man wählt einen bereits bestehenden Ordner.
Um die Aktion / Konfiguration zu integrieren, wählt man den entsprechenden Ordner im Menübaum aus, klickt mit der rechten Maustaste, und wählt > Aktionslink hinzufügen.
- In der Auswahl-Maske wird nach der gewünschten Aktion / Konfiguration
gesucht
Es können beliebig viele Aktionen / Konfigurationen durch Anklicken gewählt werden.
In den Suchfeldern "Aktionstyp", "Name", "Überschrift" oder "Beschreibung" können Sie nach den gewünschten Einträgen suchen. - Durch einmaliges Anklicken wird die Aktion / Konfiguration in den Menübaum integriert.
Klicken Sie mehrmals auf dieselbe Aktion, so wird diese auch mehrmals in den Menübaum übernommen.
Anschließend muss die Auswahlliste geschlossen werden (anklicken des Schließen-Buttons in der rechten oberen Ecke) und der Menü-Cache geleert werden.
Externe Links im Webdesk
Mit der Aktion "po_openExternalWebPage" kann eine externe Webpage (Link) im Webdesk hinzugefügt werden, welche dann beim anklicken in einem neuen Fenster aufgemacht werden kann. Dies erfolgt über einen IFrame. Innerhalb der Aktion können unterschiedliche Konfigurationen für unterschiedliche Links angelegt werden.
Aktion löschen
Um eine Aktion zu löschen sucht man die betreffende Aktion aus der Detailansicht aus (anklicken). In der Titelleiste befindet sich die Schaltfläche "Löschen" -diese anklicken.
Als Sicherheitscheck erscheint ein Popup, mit der Frage, ob man die Aktion tatsächlich löschen möchte. Durch Anklicken des OK-Buttons wird die Aktion aus dem Verzeichnis gelöscht.
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