Organisationsverwaltung

Allgemeines

Die Organisationsverwaltung dient dazu, alle wesentlichen organisatorischen Elemente eines Unternehmens im Kontext des Mitarbeiterportals abzubilden.
In weiterer Folge werden diesen organisatorischen Elementen Funktionen des Mitarbeiterportals zugeordnet. Diese Funktionen wiederum werden als Basis für die Abfrage von mitarbeiterbezogenen Daten verwendet. Diese Daten können üblicherweise gruppiert nach Abteilung, Team oder Kostenstelle ausgewertet werden.

Folgende organisatorische Elemente können im Webdesk definiert werden:

Mandant	Organisationsstruktur

Gruppe

Person

Rolle

Organisatorische Elemente

Um mit Webdesk EWP arbeiten zu können, werden mindestens ein Mandant und eine Organisationsstruktur benötigt.

Mandanten

Das Wesen des Mandants ist das Erreichen einer relativ strikten Trennung zu Funktionen, Informationen und Prozessen ANDERER Mandanten. Der Mandant ist das höchstrangige Organisationselement und bezieht sich üblicherweise auf das Unternehmen selbst. Weitere Details befinden sich auf den folgenden Seiten, insbesondere in der Mandantenverwaltung.

Organisationsstruktur

Die Organisationsstrukturen eines Mandaten erlauben es, die Gruppen unterschiedlich zu kategorisieren. Pro Mandant ist es zwingend notwendig, zumindest eine hierarchische (Aufbau-)Organisationsstruktur für den Mandanten zu definieren. Organisationsstrukturen können dabei folgende Typen abbilden: ´

• hierarchische Aufbauorganisation (immer notwendig!)
• Kostenstellen
• Projektgruppen
• lose Gruppen
• Standorte
• Abrechnungskreise

Da eine Person zwingend einer hierarchischen Organisationseinheit (Gruppe) zugeordnet sein muss und diese wiederum zwingend einer hierarchischen Organisationsstruktur angehört, muss zumindest ein Mandant und eine hierarchische Aufbauorganisation existieren.

Gruppen

Die Gruppen eines Unternehmens erlauben es, die Mitarbeiter in unterschiedliche Einheiten zusammenzufassen. Diese Gruppen werden verwendet um organisatorische und kostenrechnerische Aspekte abzubilden, z.B.:

• Organisationseinheiten innerhalb der hierarchischen Aufbauorganisation (Abteilungen Sales, Management, HR, Controlling, etc...)
• Kostenstellen
• Projektgruppen
• Verwendung als lose Gruppe (z.B. alle Firmenwagen-Benutzer)

Die Zugehörigkeit einer Person zu einer Gruppe wird grundsätzlich historisiert abgelegt. Das bedeutet, dass eine Person zu einem bestimmten Datum einer solchen Gruppe beitreten bzw. diese auch wieder "verlassen" kann. Diese Zugehörigkeit kann auch in Auswertungen historisch korrekt berücksichtigt werden. Gruppen können des weiteren Aktionsberechtigungen erhalten und Inhaber von Rollen werden.

Gruppen, die zu einer hierarchischen Aufbauorganisation gehören, haben folgende zusätzliche Eigenschaften:

• Die Gruppe hat eine übergeordnete Gruppe (Organisationseinheit ist einer anderen Organisationseinheit "unterstellt").
• Die Gruppe kann mehrere untergeordnete Gruppen haben (Organisationseinheit hat unterstellte Organisationseinheiten).
• Ein Mitarbeiter kann zu einem Zeitpunkt NUR EINER Organisationseinheit zugeordnet sein.

Gruppen, welche eine Kostenstellenstruktur abbilden, haben üblicherweise keine Beziehungen zueinander (d.h. keine Vater-Kind-Beziehungen wie bei hierarchischen Organisationseinheiten). Es kann hierbei eingestellt werden, ob ein Mitarbeiter zu einem Zeitpunkt nur einer Kostenstelle angehören kann.

Personen

Die Person stellt das eigentliche zentrale organisatorische Element in der Stammdatenverwaltung des Moduls "Portal & Organisation", sprich, den einzelnen "Mitarbeiter", dar. Benutzer von Webdesk EWP sind immer Personen und oft werden auch Informationen über Personen mit den Funktionen des Webdesk ausgewertet. Offen bleibt dabei, ob die Person tatsächlich auch Mitarbeiter des Unternehmens ist oder nur ein externer User, der das Mitarbeiterportal nutzt.

Rolle

Rollen in Webdesk EWP stellen systemrelevante Funktionen dar, welche einem Mitarbeiter oder auch einer Gruppe zugeordnet werden können. Im Unterschied zu einer losen Gruppe kann hierbei auch immer ein Kompetenzbereich zusätzlich angegeben werden, welcher definiert, welche Gruppen/Personen/Mandanten mit der Rollenfunktion angesteuert/angezeigt/bearbeitet werden können. 

Der klassische Anwendungsfall hierfür stellt die "Vorgesetzten-Mitarbeiter-Beziehung" in der organisatorischen Aufbauorganisation eines Unternehmens dar. (z.B. Vorgesetzer mit der Rolle "Manager" hat die Berechtigung,Zeitaufzeichnungen seiner Mitarbeiter einzusehen).

Darüber hinaus können aber auch Zugehörigkeiten, z.B. von Sachbearbeitern definiert werden, welche für bestimmte Teile des Unternehmens zuständig sind (z.B. HR Sachbearbeiter, welche für einen bestimmten Teilbereich des Unternehmens Fragen zur Gehaltsabrechnung beantworten).

Organigramm

Das Organigramm bzw. die hierarchische Aufbauorganisation stellt ein wesentliches Strukturierungselement im Webdesk Mitarbeiterportal dar. Das Organigramm visualisiert die definierte hierarchische Aufbauorganisation. Die Vergabe von Rechten und Kompetenzen orientiert sich in vielen Bereichen an diesem Organigramm.