Das PS-Modul bildet den monatlichen Gehaltsverrechnungs-Prozess zwischen einem Unternehmen (Mandant) und seinem Lohnverrechnungs-Dienstleister (z.B. Steuerberatungskanzlei mit BMD NTCS) ab: von der Erfassung fixer und variabler Bezüge über die workflow-gestützte Freigabe bis zum Export an das Abrechnungssystem und der Verteilung der Gehaltszettel in den digitalen Personalakt.
Drei Stammdaten-Ebenen müssen eingerichtet sein, bevor Abrechnungen möglich sind:
ps_editProvider): der Lohnverrechnungs-Dienstleister. Ein Anbieter ist selbst ein Webdesk-Mandant; jeder Mandant kann nur einem Anbieter zugeordnet sein (wird validiert).ps_editSystem): die konkreten Systeme des Anbieters. Unterstützte Typen: BMD NTCS, BMD 5.x, Sage DPW, SAP, LOGA, RZL, DATEV. Pro System werden bis zu fünf Konnektor-Links hinterlegt (Export fixe Bezüge, Export variable Bezüge, Personen-Stammdaten 1+2, Fehlzeiten-Export) sowie die Lohnarten-Zuordnung mit systemspezifischem Exportcode.clientPayRollId – Schlüssel für alle BMD-Exporte), das zugeordnete Abrechnungssystem, der Überweisungstag im Monat, die optionale Prüfung durch den Mandanten-HR-Admin sowie die gereihten Lohnarten-Tabellen des Mandanten. Achtung: Ein Wechsel des Abrechnungssystems entfernt Lohnarten-Zuordnungen, die im neuen System nicht mehr enthalten sind.Die am Freigabeprozess beteiligten Rollen (Consultant und Manager des Anbieters, optional HR-Admin des Mandanten) werden beim Mandanten-Setup konfiguriert und in der Prozessdefinition referenziert.
Eine Lohnart beschreibt eine Gehaltskomponente – als fixe Komponente (mit optionaler Rückkopplung zur HR-Expert-Gehaltshistorie), variable Komponente (mit TA-Konto-gestützten Standard-/Min-/Maximalwerten und Zeitkonten-Verarbeitung, z.B. für Überstundenauszahlungen) oder Fehlzeit (Fehlgrund mit Erfassungsmodus). Bewertung erfolgt manuell oder per JavaScript-Berechnung; Exportcodes werden je Abrechnungssystem aufgelöst.
Die vollständige Beschreibung aller Felder, Skript-Kontexte und Praxis-Hinweise findet sich auf der eigenen Seite Lohnarten.
Eine Abrechnung (ps_editSalaryAccounting / Übersicht ps_showSalaryAccounting) wird pro Mandant, optional pro Gruppe, mit Abrechnungsdatum und Periode angelegt. Validiert werden Periodenlänge, Überlappung mit bestehenden Abrechnungen desselben Mandanten/derselben Gruppe und dass die Auswahl gültige Personen enthält.
Beim Anlegen erzeugt das System je gültiger Person ein Personen-Statement mit Positionen für alle zugeordneten fixen und variablen Lohnarten. Jedes Statement erhält eine Änderungsmarkierung gegenüber dem Vormonat (geänderte Fixbezüge, erfasste variable Werte oder Kommentare) – Grundlage für Differenzlisten und die Kennzeichnung in der Maske.
Die Abrechnung hat keinen eigenen Status – ihr Lebenszyklus ist der verknüpfte Workflow-Prozess. Beim ersten Speichern wird eine Prozessinstanz der (kundenspezifischen) Prozessdefinition gestartet; das Löschen der Abrechnung beendet den Prozess und umgekehrt. Typischer Ablauf: Erfassung → Differenzliste erzeugen → Bearbeitung durch den Consultant → Freigabe durch den Manager (optional Prüfung durch den Mandanten-HR-Admin) → Rückspielung der Ergebnisse → Verteilung der Gehaltszettel.
Die Prozessdefinition steuert dabei pro Aktivität, welche Reiter der Maske bearbeitbar oder nur lesbar sind (erweiterte Attribute StateSalaryPositionsTab, StateAbsenceEntryTab, StateRawFilesTab, StateEmployeeFilesTab, StateCorporateFilesTab, StateGeneratedFilesTab) und welche Zusatzfunktionen angeboten werden (CSV-Exporte, Upload von Positionen, Link zur Änderungsliste).
Neben Positionen und Fehlzeiten führt die Maske vier Dokumentbereiche, die als Entity-Links an der Abrechnung hängen: Rohdaten (z.B. Stammdaten-Exporte), Mitarbeiter-Dateien (Sammel-PDFs, mit Split-Funktion), Firmen-Dateien (Auswertungen für das Unternehmen) und Generierte Dateien (Ergebnis des PDF-Splits); Export-CSVs werden zusätzlich in einer Export-Historie abgelegt. Die Gehaltszettel-Verteilung aus diesen Reitern in den Personalakt ist im Kapitel Digitaler Personalakt beschrieben.
Der Freigabeprozess kann folgende mitgelieferte Systemschritte (Workflow-Applikationen) verwenden:
PSExportMAStammdaten-Part1/2) und hängt das Ergebnis an die Abrechnung. Schlägt mit einer klaren Fehlermeldung fehl, wenn der Mandant keine PS-Konfiguration bzw. kein Abrechnungssystem hat.Zusätzlich liefert das Modul zwei eigenständige Prozessdefinitionen für die SV-Anmeldung und SV-Abmeldung von Dienstnehmern (ELDA-Meldungen durch den Dienstleister) inklusive Mail-Benachrichtigung an die Kanzlei.
ps_showSalaryAccounting hat.| adminRoleUpdate / adminRoleDelete | Webdesk Administrator | Rollennamen für die o.g. Admin-Rechte |
| fixedWageTypesExportConnectorLink / variableWageTypesExportConnectorLink / absenceEntriesExportConnectorLink | (leer) | Fallback-Konnektor-Links für die CSV-Exporte, wenn am Abrechnungssystem keine hinterlegt sind |
| personCompletenessCheckScript | (leer) | JavaScript zur Vollständigkeitsprüfung der Personendaten (Kontext: person, missingFields) |
| csvFileLocale / csvFileEncoding | de / iso-8859-1 | Zahlenformat und Encoding der Export-CSVs |
| createSalarySlipFolderPerYear / folderPerYearPattern | false / Lohnzettel $year | Jahresordner bei der Gehaltszettel-Verteilung (siehe Digitaler Personalakt) |
Verwandte Seiten: Modul Payroll Services (Überblick), Lohnarten (Detailkonfiguration), Digitaler Personalakt (Gehaltszettel-Verteilung im Detail).